4 Fremdwährungstransaktionen, die Ihre Erträge verzerren können

Für Finanzfachleute und ihre ERP-Systeme sind manche Fremdwährungstransaktionen schwieriger zu verbuchen als andere. In diesem Blog behandeln wir 4 schwierige und problematische Transaktionsarten, die Ihre Erträge und Hedge-Ergebnisse verzerren könnten – und wie Sie diese beheben.

Das Financial Accounting Standards Board (FASB) veröffentlichte „Foreign Currency Matters“ (ASC 830), um zu regeln, wie Fremdwährungstransaktionen in den Finanzabschlüssen eines Unternehmens erfasst und verwaltet werden sollen. Hier eine kurze Auffrischung zu Thema 830:

Wenn eine Fremdwährungstransaktion in die Bücher aufgenommen wird, wird der zum Zeitpunkt der Transaktion geltende Marktkurs verwendet. Egal ob Sie einen Tageskurs oder eine „Näherungsmethode“ (wie einen Durchschnittskurs oder den Kurs zum Ende des Vormonats) verwenden, das Konzept bleibt dasselbe. Der zur Erfassung der Transaktion verwendete Kurs bildet einen Ankerkurs für die Transaktion.

Mit anderen Worten: Welcher Kurs auch immer ursprünglich zur Erfassung der Transaktion verwendet wurde, ist fixiert und sollte sich im Laufe der Zeit nicht ändern.

Zusätzlich muss jeder monetäre Fremdwährungssaldo (Vermögenswert oder Verbindlichkeit) jede Periode neu bewertet oder auf den Monatsendkurs aktualisiert werden. Die Neubewertung ändert den Wert des Vermögenswerts oder der Verbindlichkeit und erfasst die Veränderung in Ertrag und Aufwand. Dieser Prozess findet während der gesamten Lebensdauer der Transaktion statt. Bevor sie offiziell abgeschlossen wird, wird die GuV für den Gewinn/Verlust aktualisiert, der entstehen würde, wenn man sie zu diesem Zeitpunkt abschließen würde.

So sollte es funktionieren. Es gibt jedoch vier häufige Arten problematischer Fremdwährungstransaktionen, die unerwartete und fehlerhafte Ergebnisse verursachen. Manche sind Probleme der GuV-Geografie; andere sind falsch ausgewiesene Erträge. In diesem Blog behandeln wir ausländische Rückstellungen, ausländische Gutschriften, Schatten-/Geistersalden und Eliminierungsfehler.

4 Arten schwieriger Fremdwährungstransaktionen

#1. Ausländische Rückstellungen

Eine ausländische Rückstellung ist eine Schätzung eines bestehenden Zuflusses/Vermögenswerts oder Kosten/Verbindlichkeit in Fremdwährung, die erfasst werden muss, für die es aber keinen Zahlungseingang oder -ausgang zu verbuchen gibt.

Beispiel

Nehmen wir als Beispiel die Bonusrückstellung eines Unternehmens. Angenommen, eine Einheit ist USD-funktional und muss eine Fremdwährungsverbindlichkeit für den Bonus ihrer ausländischen Mitarbeitenden zurückstellen.

In diesem Beispiel nehmen wir an, dass im ersten Monat 1.000 britische Pfund (GBP) zurückgestellt wurden. Die Transaktion funktioniert so, dass der Urlaubsaufwand in GBP erfasst wird und eine Bonusverbindlichkeit in GBP zum aktuellen Buchungskurs. Wir verwenden 1,17 als Wechselkurs.

Im ersten Monat betrug der Aufwand in USD 1.170 $. Als Nächstes wird die GBP-Verbindlichkeit auf den Monatsendkurs neu bewertet. Wäre dieser Kurs 1,20, würde die Verbindlichkeit um 30 $ auf 1.200 $ steigen, und die Wertänderung würde als Verlust im Ertrag von 30 $ erfasst. Die Geografie ist 1.170 $ im Betriebsaufwand und 30 $ in Sonstigem Ertrag/Aufwand (oder wo auch immer Ihr Unternehmen FX erfasst). Bis hierhin alles gut.

Eine Rückstellung wird sehr oft als umkehrende Buchung erfasst. Dann wird sie in jeder Periode neu erfasst. Das Problem entsteht, wenn die Rückstellung umgekehrt wird und die Ersatzrückstellung in der nächsten Periode zu einem neuen Kurs neu erfasst wird.

Denken Sie daran: Der Transaktionskurs sollte sich nicht ändern. Wenn die Rückstellung im zweiten Monat auf 2.000 GBP anstieg, sollten die ursprünglichen 1.000 zum Kurs des Vormonats erfasst werden und die neuen 1.000 zum Kurs dieses Monats. Aber üblicherweise passiert Folgendes: Die 1.000 GBP werden zum Kurs des Vormonats umgekehrt, und die neue Rückstellung von 2.000 wird zum Kurs dieses Monats erfasst.

Dies verändert die GuV-Geografie eines Teils des Urlaubsaufwands des Unternehmens.

Der Verlust von 30 $, der auf FX erfasst wurde, wird im zweiten Monat umgekehrt, und der Bonusaufwand wird zum aktuellen GuV-Kurs erfasst. Dies verschiebt die Auswirkung des umgekehrten FX auf die Betriebsaufwandszeile im zweiten Monat, aber tatsächlich hat sich nichts geändert.

Während das Nettoeinkommen gleich bleibt, verschieben sich Werte von FX zu Bonusaufwand. Wenn Treasury die Rückstellung abgesichert hätte, würde sie den Ausgleich der Rückstellung im FX-Gewinn/Verlust im zweiten Monat zeigen. Da aber die Neubewertung aus Monat 1 umgekehrt worden wäre, erscheint die Absicherung ineffektiv.

So beheben Sie es

Die richtige Lösung in diesem Fall besteht darin, ausländische Rückstellungen genauer zu verwalten, die Rückstellungen zum historischen Kurs der ursprünglichen Buchung neu zu buchen und dann bei Rechnungseingang den ursprünglichen Rückstellungskurs zu verwenden.

Ein weniger aufwendiger Ansatz besteht darin, ausländische Rückstellungen in USD zum Bilanzkurs am Monatsende zu erfassen – wodurch die Vermögenswerte oder Verbindlichkeiten zum gleichen Wert am Monatsende ausgewiesen werden. Dies bringt den Betriebsaufwandswert näher an den Kurs, zu dem er im kommenden Monat erfasst wird, und verhindert, dass Werte hinein- und herausbewegt werden und so das Bilanzabsicherungsprogramm sabotieren.

Die Abstimmung des Prozesses für ausländische Rückstellungen Ihres Unternehmens mit Treasury ermöglicht es diesem auch, sich erfolgreicher gegen Währungsrisiken abzusichern.

#2. Ausländische Gutschriften

Eine Gutschrift ist die Umkehrung eines Verkaufs, meist um eine Anpassung an einer oder mehreren Positionen einer Rechnung vorzunehmen. Dies wird häufig durch Umkehrung der ursprünglichen Rechnung erreicht.

Wenn eine Gutschrift sechs Monate nach Ausstellung der Verkaufsrechnung erfasst wird, gibt es bei Ausstellung der Gutschrift eine FX-Überraschung, und sechs Monate FX-Gewinn/Verlust werden umgekehrt.

In den meisten Systemen werden Gutschriften zum ursprünglichen Rechnungskurs umgekehrt. Meist wird die neue Rechnung zum aktuellen GuV-Kurs erstellt. Auch hier verschiebt dies Werte aus dem FX-Gewinn/Verlust heraus, dieses Mal in die Umsatzzeile.

Beispiel

Nehmen wir zum Beispiel an, eine in Euro denominierte Rechnung über 1 Mio. wird in einem US-Buchhaltungssystem zu 1,05 erfasst (1,05*1 Mio.=1.050.000 $).

Sechs Monate später stellt das Unternehmen fest, dass die Rechnung fehlerhaft ist und dass Umsatz und Forderungen um 10.000 Euro reduziert werden müssen.

Wenn der aktuelle Kurs nun 1,10 beträgt, bedeutet das, dass bereits eine Neubewertung von 50.000 $ (1 Mio. zu 1,05 vs. 1,10) im Ertrag erfasst wurde.

Wenn das System die Rechnung zu 1,05 gutschreibt und eine neue Rechnung zum aktuellen Kurs von 1,10 ausstellt, wird sich die kumulierte Neubewertung von 50.000 $ im aktuellen Monat umkehren, und der Ersatzumsatz wird um 50.000 $ höher sein – wodurch sowohl der Umsatz als auch der FX-Gewinn/Verlust falsch ausgewiesen werden.

Und wiederum werden sowohl die Cashflow-Absicherung des Umsatzes in der aktuellen Periode als auch die Bilanzabsicherung der Forderung ineffektiv erscheinen.

So beheben Sie es

Wir haben dies auf zwei Arten behoben gesehen. Erstens durch Überschreiben des aktuellen Buchungskurses auf der Ersatzrechnung zurück auf den Wechselkurs des Verkaufs. Zweitens durch Erfassung des FX-Gewinns oder -Verlusts für mehrere Transaktionen und, in einer übergeordneten Buchung, Reklassifizierung der Umsatzabweichung zurück in den FX-Gewinn/Verlust.

#3. Schatten- (oder Geister-)Salden

Ein Schattensaldo oder Geistersaldo ist ein monetärer Vermögenswert oder eine Verbindlichkeit, der bei einer abgeschlossenen Transaktion Fremdwährungsgewinne und -verluste erzeugt. Er entsteht, wenn eine Fremdwährungstransaktion in einer Währung erfasst, aber in einer anderen Währung ausgeglichen wird, wodurch ein offener Saldo zur Neubewertung zurückbleibt.

Beispiel

Die Identifizierung solcher Transaktionen kann knifflig sein, aber häufige Übeltäter sind Habensalden auf Bargeldkonten oder Vermögenssalden auf traditionellen Verbindlichkeitskonten. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel eine USt.-Verbindlichkeit in Euro zurückstellen, sie aber über ein USD-Bargeldkonto begleichen. Wird die Buchung in USD erfasst (getrieben durch das Bargeld), entsteht eine offene Verbindlichkeit in Euro, ausgeglichen durch eine USD-Sollbuchung auf demselben Verbindlichkeitskonto. Die meisten (wenn nicht alle) ERP-Systeme können nicht zwei Währungstransaktionen mit einer einzigen Buchung verarbeiten. Man kann nicht in einer Währung sollen und in einer anderen Währung habenbuchen mit einer einzigen Journalbuchung.

Eine ernste Folge dieser Salden ist ihre Einbeziehung in die Expositionen, die vom Treasury-Team erfasst und abgesichert werden.

So beheben Sie es

Die Lösung besteht darin, bei der Verwendung von zwei Währungen zwei Buchungssätze zu verwenden, mit einem Ausgleichskonto (GuV – meist auf dem FX-Gewinn/Verlust-Konto).

Ein Satz gleicht die Verbindlichkeit in Euro aus. Belasten Sie die USt.-Verbindlichkeit und erkennen Sie den FX-Ausgleich in Euro.

Erfassen Sie dann die Bargeldbuchung. Erkennen Sie Bargeld an und belasten Sie den FX-Ausgleich in USD.

Die beiden FX-Buchungen gleichen sich zum realisierten Gewinn-/Verlustbetrag aus, und sowohl die Bargeld- als auch die USt.-Konten sind nun korrekt.

Manche Konten in manchen Systemen können so eingerichtet werden, dass sie nur eine bestimmte Währung auf dem Konto akzeptieren (meist Bargeldkonten). Die Nutzung dieser Funktion kann helfen, dieses Problem zu reduzieren.

Es ist wichtig festzuhalten, dass die meisten Unternehmen dieses Problem haben, und es kann Ertragsvolatilität und fehlerhafte Buchhaltungsergebnisse erzeugen.

Menschen kommen und gehen, und dieses institutionelle Wissen kann mit der Zeit verloren gehen. Deshalb empfiehlt Hedge Trackers, eine jährliche (oder vierteljährliche) Schulung zur Vermeidung von Schattensalden für alle Ihre Rechtseinheiten einzurichten.

#4. Eliminierungsfehler

Konzerninterne Vorgänge sollten eine einfache Transaktion sein. Es ist vergleichbar damit, etwas von einer Tasche in eine andere zu verschieben. Aber oft schafft dieser Bereich ein Problem für Unternehmen bei der Konsolidierung. Es gibt mehrere Bereiche konzerninterner Transaktionen, die problematisch sein können.

Beispiel 1

Das zweite Szenario ist, wenn zwei Tochtergesellschaften Geschäfte tätigen, aber jede ihre eigene funktionale Währung als Transaktionswährung verwendet.

Dies passiert häufig, weil bei einer Kassageschäft jede Einheit Währung in ihrer eigenen funktionalen Währung sendet oder empfängt. Eine Transaktion kann jedoch nicht in zwei Währungen denominiert werden.

Was letztlich passiert, ist, dass keine der beiden Tochtergesellschaften einen Fremdwährungsgewinn/-verlust erfasst. Bei der Konsolidierung erzeugt die Wertänderung jedoch eine Diskrepanz in den Salden, die zur FX-Gewinn/Verlust-Zeile „eliminiert“ wird.

Die US-GAAP-Bücher sind in Ordnung, solange die durch den konzerninternen Vorgang entstandene Eliminierung in der GuV erfasst wird, aber die lokalen statutarischen Bücher einer der Einheiten werden nicht stimmen, da die entsprechenden Gewinn-/Verlustbeträge nie in den statutarischen Büchern erfasst wurden.

So beheben Sie es

Die Denominierungswährung sollte aus den konzerninternen Vereinbarungen klar hervorgehen. Diese Art von Problem kann durch den Abgleich der konzerninternen Kontosalden nach Transaktionswährung identifiziert werden.

Beispiel 2

Gelegentlich werden die ursprünglichen konzerninternen Transaktionen korrekt erfasst, aber die Neubewertung könnte im ERP-System so eingerichtet sein, dass die konzerninterne Anpassung auf ein anderes Konto (meist ein sonstiges Bilanzkonto) gebucht wird. Wenn die Auswirkung der Neubewertung nicht direkt auf das konzerninterne Konto, sondern auf ein anderes Bilanzkonto gebucht wird, kann der konzerninterne Saldo unausgeglichen erscheinen – obwohl er auf Nettobasis tatsächlich in Ordnung ist.

Dies kann dazu führen, dass das ERP-System die konzerninternen Konten erneut „anpasst“, um zu eliminieren, wodurch eine zweite, fehlerhafte FX-Auswirkung entsteht.

So beheben Sie es

Best Practice ist es, jedes konzerninterne Konto mit der Auswirkung der Neubewertung anzupassen.

Beispiel 3

Dieser Punkt ist kein Eliminierungsfehler, sondern vielmehr ein Fehler darin, wie Personen konzerninterne Positionen absichern, die vom Eliminierungsprozess betroffen sind. Wenn Unternehmen eine Währung zur Erfassung einer Transaktion verwenden (vielleicht einen Tageskurs) und eine andere zur Umrechnung ihrer Finanzabschlüsse, wird der Eliminierungsprozess den Buchungskurs des nicht-funktionalen Saldos auf den Umrechnungskurs zurücksetzen. Zudem werden Bilanzabsicherungen, die zum Tageskurs ausgeführt wurden, um dem Transaktionskurs zu entsprechen, nicht effektiv sein.

So beheben Sie es

Indem diese Anpassung des Anfangswerts auf den FX-Gewinn/Verlust erfasst wird, verschiebt sich die Transaktion vom Buchungskurs zum Umrechnungskurs, und die konzerninterne Position wird ausgeglichen. Dieser Kurs ist auch für die Cashflow-Hedge-Bilanzierung wichtig, da die OCI-Erfassung gestoppt wird, wenn die prognostizierte Transaktion zum Transaktionskurs eintritt. In diesem Fall sollte der Umrechnungskurs verwendet werden, um die Erfassung des OCI zu stoppen.

Fazit

Buchhalter und ERP-Systeme buchen diese vier Arten von Fremdwährungstransaktionen oft auf eine Weise, die zu einer fehlerhaften FX-Gewinn/Verlust-Bilanzierung führen kann.

Gutschriften- und Rückstellungsprobleme führen zu GuV-Geografieproblemen, wodurch Hedge-Programme ineffektiv erscheinen. Schattensalden und konzerninterne Eliminierungen führen zu fehlerhaften Expositionspositionen, was letztlich falsche Hedge-Entscheidungen verursacht.

Unternehmen müssen diese vier häufigen und problematischen Fremdwährungstransaktionen verwalten, damit Erträge und Hedge-Ergebnisse nicht falsch dargestellt werden.