Para profissionais financeiros e seus sistemas ERP, algumas transações em moeda estrangeira são mais difíceis de contabilizar do que outras. Neste blog, abordamos 4 tipos de transações difíceis e problemáticas que podem estar distorcendo seus lucros e resultados de hedge – e como corrigi-los.

O Financial Accounting Standards Board (FASB) publicou “Foreign Currency Matters” (ASC 830) para reger como as transações em moeda estrangeira devem ser registradas e gerenciadas nas demonstrações financeiras da empresa. Aqui está uma breve recapitulação sobre o Tópico 830:

Quando uma transação em moeda estrangeira é registrada, ela utiliza a taxa de câmbio de mercado no momento da transação. Quer você use uma taxa diária ou “um método de aproximação” (como uma taxa média ou a taxa de fechamento do mês anterior), o conceito é o mesmo. A taxa usada para registrar a transação fornece uma taxa de referência para a transação.

Em outras palavras, qualquer que seja a taxa utilizada para registrar originalmente a transação é fixa e não deve mudar com o tempo.

Além disso, cada saldo monetário estrangeiro (ativo ou passivo) deve ser remensurado ou ter seu valor atualizado para a taxa de fechamento do mês a cada período. A remensuração altera o valor do ativo ou passivo e registra a mudança na receita e despesa. Este processo ocorre ao longo da vida da transação. Antes de ser oficialmente encerrada, a DRE é atualizada para o que seria o ganho/perda se você a encerrasse naquele momento.

É assim que deveria funcionar. No entanto, existem quatro tipos comuns de transações problemáticas em moeda estrangeira que causam resultados inesperados e incorretos. Alguns são problemas de alocação na demonstração de resultados; outros são lucros reportados incorretamente. Neste blog, abordamos provisões em moeda estrangeira, notas de crédito em moeda estrangeira, saldos sombra/fantasma e erros de eliminação.

4 Tipos de Transações Difíceis em Moeda Estrangeira

#1. Provisões em Moeda Estrangeira

Uma provisão em moeda estrangeira é uma estimativa de uma entrada/ativo ou custo/passivo existente, denominado em moeda estrangeira, que precisa ser registrado, mas não possui transação de recebimento ou pagamento para registrar.

Exemplo

Tomemos como exemplo a provisão de bônus de uma empresa. Suponha que uma entidade tenha o USD como moeda funcional e deva provisionar um passivo em moeda estrangeira para o bônus de seus funcionários estrangeiros.

Neste exemplo, assuma que 1.000 Libras Esterlinas (GBP) foram provisionadas no primeiro mês. A transação funciona registrando a despesa de férias em GBP e um bônus a pagar em GBP à taxa contábil da transação atual. Usaremos 1,17 como taxa de câmbio.

No primeiro mês, a despesa em USD foi de $1.170. Em seguida, o passivo em GBP é remensurado à taxa de fechamento do mês. Se essa taxa fosse 1,20, o passivo aumentaria em $30 para $1.200 e a mudança no valor seria registrada como uma perda na receita de $30. A alocação é de $1.170 em despesa operacional e $30 em Outras Receitas/Despesas (ou onde quer que sua empresa registre o câmbio). Até agora, tudo bem.

Uma provisão é muito frequentemente registrada como um lançamento de estorno. Em seguida, é registrada novamente a cada período. O problema ocorre quando a provisão é estornada e a provisão de substituição é registrada novamente no período seguinte a uma nova taxa.

Lembre-se: A taxa de transação não deve mudar. Se o provisionamento aumentou para 2.000 GBP no segundo mês, os 1.000 originais devem ser registrados à taxa do mês passado e os novos 1.000 à taxa deste mês. Mas o que geralmente acontece é que os 1.000 GBP são revertidos à taxa do mês passado, e o novo provisionamento de 2.000 é registrado à taxa deste mês.

Isso altera a apresentação na demonstração de resultados de uma parte da despesa de férias da empresa.

A perda de $30 que foi registrada em FX é revertida no segundo mês e a despesa de bônus é registrada à taxa atual da demonstração de resultados. Isso move o impacto do FX revertido para a linha de despesas operacionais no segundo mês, mas nada realmente mudou.

Embora o lucro líquido permaneça o mesmo, os valores estão se deslocando de FX para despesa de bônus. Se a tesouraria estivesse fazendo hedge do provisionamento, eles mostrariam a compensação do provisionamento em Ganho/Perda de FX no segundo mês. Mas como a reavaliação do mês 1 teria sido revertida, isso faz com que o hedge pareça ineficaz.

Como Corrigir

A solução correta neste caso é gerenciar mais de perto os provisionamentos estrangeiros, registrando novamente os provisionamentos à taxa histórica usada no registro inicial e então, após o recebimento da fatura, usando a taxa de provisionamento inicial.

Uma abordagem menos intensiva é registrar os provisionamentos estrangeiros em USD à taxa do balanço patrimonial no final do mês — fornecendo os ativos ou passivos com o mesmo valor no final do mês. Isso fornece o valor da despesa operacional mais próximo da taxa em que será registrado no próximo mês e evita que os valores se movam para dentro e para fora, sabotando o programa de hedge do balanço patrimonial.

Coordenar o processo de provisionamento estrangeiro da sua empresa com a tesouraria também permitirá que eles façam hedge com mais sucesso contra o risco cambial.

#2. Notas de Crédito Estrangeiras

Uma nota de crédito é o estorno de uma venda, geralmente para fazer um ajuste em um ou mais itens de linha em uma fatura. Isso é frequentemente realizado estornando a fatura original.

Se uma nota de crédito for registrada seis meses após a emissão da fatura de venda, haverá uma surpresa de FX quando o crédito for emitido e seis meses de Ganho/Perda de FX revertidos.

Na maioria dos sistemas, as notas de crédito são estornadas à taxa da fatura original. Na maioria das vezes, a nova fatura é gerada à taxa atual da demonstração de resultados. Mais uma vez, isso desloca valores de Ganho/Perda de FX e, desta vez, para a linha de Receita.

Exemplo

Por exemplo, vamos supor que uma fatura denominada em euro de 1M seja registrada na contabilidade dos EUA a 1,05 (1,05*1M=$1.050.000).

Seis meses depois, a empresa percebe que a fatura está incorreta e que a receita e as contas a receber precisam ser reduzidas em 10 mil euros.

Se a taxa atual for agora 1,10, isso significa que uma reavaliação de $50.000 (1M@1,05 vs. 1,10) já foi registrada na receita.

Se o sistema creditar a fatura a 1,05 e emitir uma nova fatura à taxa atual de 1,10, a reavaliação cumulativa de $50.000 será revertida no mês atual e a receita de substituição será $50.000 maior – distorcendo tanto a Receita quanto o Ganho/Perda de FX.

E, mais uma vez, tanto o hedge de fluxo de caixa da receita no período atual quanto o hedge do balanço patrimonial da conta a receber parecerão ineficazes.

Como Corrigir

Vimos isso ser corrigido de duas maneiras. Primeiro, substituindo a taxa contábil atual na fatura de substituição pela taxa de câmbio da venda. Segundo, capturando o Ganho ou Perda de FX para múltiplas transações e, em um lançamento de ajuste, reclassificando o desvio de Receita de volta para Ganho/Perda de FX.

#3. Saldos Sombra (ou Fantasma)

Um saldo sombra ou saldo fantasma é um ativo ou passivo monetário que gera ganhos e perdas cambiais em uma transação encerrada. Ocorre quando uma transação em moeda estrangeira é registrada em uma moeda, mas liquidada em outra, deixando um saldo em aberto para reavaliação.

Exemplo

Identificar esses tipos de transações pode ser complicado, mas alguns culpados comuns são saldos credores em contas de caixa ou saldos de ativos em contas de passivo tradicionais.  Por exemplo, uma empresa pode provisionar um IVA a pagar em euros, mas pagá-lo usando uma conta de caixa em USD. Se o lançamento for feito em USD (impulsionado pelo caixa), o resultado é um passivo em aberto em euros compensado por um débito em USD na mesma conta de passivo. A maioria (se não todos) os sistemas ERP não conseguem lidar com transações em duas moedas com um único lançamento. Não é possível debitar em uma moeda e creditar em outra usando um único lançamento contábil.

Uma consequência séria desses saldos é a sua inclusão em exposições que são coletadas e protegidas pela equipe de tesouraria.

Como Corrigir

A solução é usar dois conjuntos de lançamentos ao usar duas moedas, utilizando uma conta de compensação (P&L – geralmente na conta de Ganhos/Perdas Cambiais).

Um conjunto liquida o passivo em euros. Debite IVA a pagar e credite compensação de câmbio em euros.

Em seguida, registre o lançamento de caixa. Credite caixa e debite compensação de câmbio em USD.

Os dois lançamentos de câmbio se compensam no valor do ganho/perda realizado, e as contas de caixa e IVA estão agora corretas.

Algumas contas em alguns sistemas podem ser configuradas para não aceitar nada além de uma moeda especificada na conta (geralmente contas de caixa). Usar este recurso pode ajudar a reduzir este problema.

É importante notar que a maioria das empresas tem este problema, e isso pode gerar volatilidade de receita e resultados contábeis incorretos.

Pessoas vêm e vão, e esse conhecimento institucional pode se perder com o tempo. Portanto, a Hedge Trackers sugere a criação de uma sessão de treinamento anual (ou trimestral) de prevenção de saldos ocultos para todas as suas entidades legais.

#4. Erros de Eliminação

Transações intercompanhia deveriam ser simples. É como mover algo de um bolso para outro. Mas, muitas vezes, esta área cria um problema para as empresas na consolidação. Existem várias áreas de transações intercompanhia que podem ser problemáticas.

Exemplo 1

O segundo cenário é quando duas subsidiárias transacionam, mas cada uma usa sua própria moeda funcional como moeda da transação.

Isso acontece frequentemente porque, em uma transação à vista, cada entidade está enviando ou recebendo moeda em sua moeda funcional. No entanto, uma transação não pode ser denominada em duas moedas.

O que acaba acontecendo é que nenhuma das subsidiárias registra ganhos/perdas cambiais. No entanto, na consolidação, a mudança de valor criará uma inconsistência nos saldos que será “eliminada” para a linha de ganhos/perdas cambiais.

Os livros GAAP estarão corretos desde que a eliminação criada pela intercompanhia seja registrada no P&L, mas os livros estatutários locais de uma das entidades estarão incorretos, já que os valores de ganho/perda apropriados nunca foram registrados nos livros estatutários.

Como Corrigir

A moeda de denominação deve ser clara nos acordos interempresariais. Este tipo de problema pode ser identificado ao conciliar os saldos das contas interempresariais por moeda de transação.

Exemplo 2

Ocasionalmente, as transações interempresariais iniciais podem ser registadas corretamente, mas a reavaliação pode estar configurada no sistema ERP para lançar o ajuste interempresarial noutra conta (geralmente uma conta diversa do balanço). Se o impacto da reavaliação não for registado diretamente na conta interempresarial, mas sim noutra conta do balanço, o saldo interempresarial pode parecer desequilibrado — mesmo que, numa base líquida, esteja realmente correto.

Isso pode levar o sistema ERP a "ajustar" as contas interempresariais novamente para eliminar, criando um segundo impacto cambial incorreto.

Como Corrigir

A melhor prática é ajustar cada conta interempresarial com o impacto da reavaliação.

Exemplo 3

Este item não é um erro na eliminação, mas sim um erro na forma como as empresas fazem a cobertura cambial interempresarial que é afetada pelo processo de eliminação. Quando as empresas usam uma moeda para registar uma transação (talvez uma taxa diária) e outra para traduzir as suas demonstrações financeiras, o processo de eliminação irá redefinir a taxa de registo do saldo não funcional para a taxa de tradução. Além disso, as coberturas de balanço executadas à taxa diária para corresponder à taxa de transação não serão eficazes.

Como Corrigir

Ao registar este ajuste ao valor inicial para Ganhos/Perdas de FX, a transação passa da taxa de registo para a taxa de tradução e a conta interempresarial ficará equilibrada. Esta taxa também é importante para a contabilidade de cobertura de fluxo de caixa, porque a recolha de OCI é interrompida quando a transação prevista ocorre à taxa de transação. Neste caso, a taxa de tradução deve ser usada para interromper a recolha de OCI.

Conclusão

Contabilistas e sistemas ERP frequentemente registam estes quatro tipos de transações em moeda estrangeira de uma forma que pode levar a uma contabilidade incorreta de ganhos/perdas cambiais.

Notas de crédito e problemas de acréscimos geram problemas de geografia de P&L, fazendo com que os programas de cobertura pareçam ineficazes. Saldos ocultos e eliminações interempresariais levam a posições de exposição incorretas, causando, em última análise, decisões de cobertura erradas.

As empresas precisam de gerir estas quatro transações comuns e problemáticas em moeda estrangeira para que os lucros e os resultados das coberturas não sejam deturpados.

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