4 transacciones en moneda extranjera que pueden distorsionar sus resultados

Para los profesionales financieros y sus sistemas ERP, algunas transacciones en moneda extranjera son más difíciles de contabilizar que otras. En este blog, cubrimos 4 tipos de transacciones difíciles y problemáticas que podrían estar distorsionando sus resultados y los resultados de sus coberturas, y cómo solucionarlas.

El Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) publicó “Foreign Currency Matters” (ASC 830) para regular cómo deben registrarse y gestionarse las transacciones en moneda extranjera en los estados financieros de la empresa. Aquí un breve repaso del Tema 830:

Cuando una transacción en moneda extranjera se registra en los libros, se utiliza la tasa de cambio del mercado en el momento de la transacción. Ya sea que use una tasa diaria o “un método de aproximación” (como una tasa promedio o la tasa de cierre del mes anterior), el concepto es el mismo. La tasa utilizada para registrar la transacción proporciona una tasa de anclaje para la transacción.

En otras palabras, la tasa que se usó originalmente para registrar la transacción queda fija y no debería cambiar con el tiempo.

Además, cada saldo monetario en moneda extranjera (activo o pasivo) debe ser remedido, o actualizar su valor a la tasa de cierre del mes, en cada período. La remedición cambia el valor del activo o pasivo y registra el cambio en ingresos y gastos. Este proceso ocurre a lo largo de la vida de la transacción. Antes de que se cierre oficialmente, el estado de resultados se actualiza para reflejar cuál sería la ganancia o pérdida si se cerrara en ese momento.

Así es como se supone que debe funcionar. Sin embargo, existen cuatro tipos comunes de transacciones problemáticas en moneda extranjera que causan resultados inesperados e incorrectos. Algunos son problemas de ubicación en el estado de resultados; otros son ganancias reportadas incorrectamente. En este blog, cubrimos las provisiones en moneda extranjera, las notas de crédito extranjeras, los saldos fantasma y los errores de eliminación.

4 tipos de transacciones difíciles en moneda extranjera

#1. Provisiones en moneda extranjera

Una provisión en moneda extranjera es una estimación de una entrada/activo o costo/pasivo existente denominado en moneda extranjera que debe registrarse pero que no tiene una transacción de cobro o pago que registrar.

Ejemplo

Tomemos como ejemplo la provisión de bonos de una empresa. Supongamos que una entidad es funcional en USD y debe provisionar un pasivo en moneda extranjera para el bono de sus empleados extranjeros.

En este ejemplo, supongamos que se provisionaron 1,000 libras esterlinas (GBP) en el primer mes. La forma en que funciona la transacción es registrar el gasto de vacaciones en GBP y un bono por pagar en GBP a la tasa contable de transacción vigente. Usaremos 1.17 como tasa de cambio.

En el primer mes, el gasto en USD equivalió a $1,170. A continuación, el pasivo en GBP se remide a la tasa de cierre del mes. Si esa tasa fuera 1.20, el pasivo aumentaría en $30 hasta $1,200, y el cambio de valor se registraría como una pérdida en el ingreso de $30. La ubicación es de $1,170 en gastos operativos y $30 en Otros Ingresos/Gastos (o donde su empresa registre el FX). Hasta aquí, todo bien.

Una provisión con mucha frecuencia se registra como un asiento de reversión. Luego, se vuelve a registrar cada período. El problema ocurre cuando la provisión se revierte y la provisión de reemplazo se vuelve a registrar en el siguiente período a una nueva tasa.

Recuerde: la tasa de la transacción no debería cambiar. Si la provisión aumentó a 2,000 GBP en el mes dos, los 1,000 originales deberían registrarse a la tasa del mes anterior y los nuevos 1,000 a la tasa de este mes. Pero, por lo general, lo que sucede es que los 1,000 GBP se revierten a la tasa del mes anterior, y la nueva provisión de 2,000 se registra a la tasa de este mes.

Esto cambia la ubicación en el estado de resultados de una parte del gasto de vacaciones de la empresa.

La pérdida de $30 que se registró en FX se revierte en el mes dos, y el gasto de bono se registra a la tasa vigente del estado de resultados. Esto traslada el impacto del FX revertido a la línea de gastos operativos en el mes dos, pero en realidad nada ha cambiado.

Aunque el ingreso neto sigue siendo el mismo, los valores se están desplazando de FX a gastos de bono. Si la tesorería estaba cubriendo la provisión, mostraría la compensación de la provisión en la Ganancia/Pérdida de FX en el mes dos. Pero como la remedición del mes 1 se habría revertido, hace que la cobertura parezca inefectiva.

Cómo solucionarlo

La solución correcta en este caso es gestionar más de cerca las provisiones en moneda extranjera, reasentando las provisiones a la tasa histórica utilizada en el registro inicial y, luego, al recibir la factura, usando la tasa de provisión inicial.

Un enfoque menos intensivo es registrar las provisiones en moneda extranjera en USD a la tasa del balance al cierre del mes, proporcionando los activos o pasivos con el mismo valor al cierre del mes. Esto acerca el valor del gasto operativo a la tasa a la que se registrará en el próximo mes y evita que los valores entren y salgan, saboteando el programa de cobertura del balance.

Coordinar el proceso de provisiones en moneda extranjera de su empresa con tesorería también les permitirá cubrirse con más éxito contra el riesgo cambiario.

#2. Notas de crédito extranjeras

Una nota de crédito es la reversión de una venta, generalmente para hacer un ajuste a una o más líneas de una factura. Esto se logra frecuentemente revirtiendo la factura original.

Si una nota de crédito se registra seis meses después de emitida la factura de venta, habrá una sorpresa de FX cuando se emita el crédito y se revierta la Ganancia/Pérdida de FX de seis meses.

En la mayoría de los sistemas, las notas de crédito se revierten a la tasa de la factura original. Con mayor frecuencia, la nueva factura se genera a la tasa vigente del estado de resultados. Nuevamente, esto traslada valores fuera de la Ganancia/Pérdida de FX y, esta vez, a la línea de ingresos.

Ejemplo

Por ejemplo, supongamos que una factura denominada en euros por 1M se registra en un conjunto de libros de EE. UU. a 1.05 (1.05*1M=$1,050,000).

Seis meses después, la empresa se da cuenta de que la factura es incorrecta y que los ingresos y las cuentas por cobrar deben reducirse en 10K euros.

Si la tasa actual es ahora 1.10, eso significa que ya se ha registrado en el ingreso una remedición de $50,000 (1M a 1.05 frente a 1.10).

Si el sistema acredita la factura a 1.05 y emite una nueva factura a la tasa actual de 1.10, la remedición acumulada de $50,000 se revertirá en el mes actual y los ingresos de reemplazo serán $50,000 más altos, distorsionando tanto los Ingresos como la Ganancia/Pérdida de FX.

Y, una vez más, tanto la cobertura de flujo de caja de los ingresos en el período actual como la cobertura de balance de la cuenta por cobrar parecerán inefectivas.

Cómo solucionarlo

Hemos visto esto solucionado de dos maneras. Primero, anulando la tasa contable actual en la factura de reemplazo, volviendo a la tasa de cambio de la venta. Segundo, capturando la Ganancia o Pérdida de FX de múltiples transacciones y, en un asiento de nivel superior, reclasificando el desvío de Ingresos de vuelta a la Ganancia/Pérdida de FX.

#3. Saldos fantasma

Un saldo fantasma es un activo o pasivo monetario que genera ganancias y pérdidas cambiarias en una transacción ya cerrada. Ocurre cuando una transacción en moneda extranjera se registra en una moneda pero se liquida en otra moneda, dejando un saldo abierto por revaluar.

Ejemplo

Identificar este tipo de transacciones puede ser complicado, pero algunos culpables comunes son ver saldos acreedores en cuentas de efectivo o saldos de activo en cuentas de pasivo tradicionales. Por ejemplo, una empresa podría provisionar un IVA por pagar en euros pero liquidarlo usando una cuenta de efectivo en USD. Si el asiento se registra en USD (impulsado por el efectivo), el resultado es un pasivo abierto en euros compensado por un débito en USD a la misma cuenta de pasivo. La mayoría (si no todos) los sistemas ERP no pueden manejar dos transacciones en distintas monedas con un solo asiento. No se puede debitar en una moneda y acreditar en otra moneda usando un único asiento contable.

Una consecuencia grave de estos saldos es su inclusión en las exposiciones que recopila y cubre el equipo de tesorería.

Cómo solucionarlo

La solución es usar dos conjuntos de asientos al usar dos monedas, mediante una cuenta puente (de resultados, generalmente en la cuenta de Ganancia/Pérdida de FX).

Un conjunto liquida el pasivo en euros. Debite el IVA por pagar y acredite la cuenta puente de FX en euros.

Luego, registre el asiento de efectivo. Acredite efectivo y debite la cuenta puente de FX en USD.

Los dos asientos de FX se compensan con el monto de la ganancia/pérdida realizada, y tanto las cuentas de efectivo como de IVA quedan ahora correctas.

Algunas cuentas en algunos sistemas se pueden configurar para que no acepten nada que no sea una moneda específica en la cuenta (generalmente las cuentas de efectivo). Usar esta función puede ayudar a reducir este problema.

Es importante señalar que la mayoría de las empresas tienen este problema, y puede generar volatilidad en los ingresos y resultados contables incorrectos.

Las personas van y vienen, y este conocimiento institucional podría erosionarse con el tiempo. Por eso, Hedge Trackers sugiere crear una sesión de capacitación anual (o trimestral) sobre la prevención de saldos fantasma para todas sus entidades legales.

#4. Errores de eliminación

Las transacciones intercompañías deberían ser sencillas. Es como mover algo de un bolsillo a otro. Pero, muchas veces, esta área genera un problema para las empresas en la consolidación. Hay varias áreas de las transacciones intercompañías que pueden ser problemáticas.

Ejemplo 1

El segundo escenario es cuando dos subsidiarias transan, pero cada una usa su propia moneda funcional como moneda de transacción.

Esto ocurre con frecuencia porque, en una transacción spot, cada entidad envía o recibe moneda en su propia moneda funcional. Sin embargo, una transacción no puede estar denominada en dos monedas.

Lo que termina sucediendo es que ninguna de las subsidiarias registra una ganancia/pérdida en moneda extranjera. Sin embargo, en la consolidación, el cambio de valor creará un desajuste en los saldos que se “eliminará” en la línea de ganancia/pérdida de FX.

Los libros bajo US GAAP estarán bien siempre que la eliminación creada por la transacción intercompañía se registre en resultados, pero los libros estatutarios locales de una de las entidades quedarán desajustados, ya que los montos apropiados de ganancia/pérdida nunca se registraron en el conjunto de libros estatutarios.

Cómo solucionarlo

La moneda de denominación debe quedar clara en los acuerdos intercompañías. Este tipo de problema se puede identificar reconciliando los saldos de las cuentas intercompañías por moneda de transacción.

Ejemplo 2

En ocasiones, las transacciones intercompañías iniciales pueden registrarse correctamente, pero la remedición podría estar configurada en el sistema ERP para contabilizar el ajuste intercompañía en otra cuenta (generalmente una cuenta miscelánea del balance). Si el impacto de la remedición no se registra directamente en la cuenta intercompañía sino en otra cuenta del balance, el saldo intercompañía puede parecer desbalanceado, aunque en términos netos en realidad esté bien.

Esto puede provocar que el sistema ERP “ajuste” nuevamente las cuentas intercompañías para eliminar, creando un segundo impacto de FX incorrecto.

Cómo solucionarlo

La mejor práctica es ajustar cada cuenta intercompañía con el impacto de la remedición.

Ejemplo 3

Este elemento no es un error de eliminación, sino más bien un error en cómo las personas cubren las cuentas intercompañías afectadas por el proceso de eliminación. Cuando las empresas usan una moneda para registrar una transacción (quizás una tasa diaria) y otra para convertir sus estados financieros, el proceso de eliminación reiniciará la tasa de registro del saldo no funcional a la tasa de conversión. Además, las coberturas de balance ejecutadas a la tasa diaria para coincidir con la tasa de la transacción no serán efectivas.

Cómo solucionarlo

Al registrar este ajuste del valor inicial en la Ganancia/Pérdida de FX, la transacción se traslada de la tasa de registro a la tasa de conversión, y la cuenta intercompañía quedará balanceada. Esta tasa también es importante para la contabilidad de coberturas de flujo de caja, porque la acumulación de OCI se detiene cuando la transacción prevista ocurre a la tasa de la transacción. En este caso, se debe usar la tasa de conversión para detener la acumulación de OCI.

Conclusión

Los contadores y los sistemas ERP a menudo registran estos cuatro tipos de transacciones en moneda extranjera de una manera que puede generar una contabilidad incorrecta de la ganancia/pérdida de FX.

Los problemas de notas de crédito y provisiones generan problemas de ubicación en el estado de resultados, haciendo que los programas de cobertura parezcan inefectivos. Los saldos fantasma y las eliminaciones intercompañías generan posiciones de exposición incorrectas, causando en última instancia decisiones de cobertura incorrectas.

Las empresas deben gestionar estos cuatro tipos comunes y problemáticos de transacciones en moneda extranjera para que las ganancias y los resultados de cobertura no queden distorsionados.