Success Story
Waterton
About
Waterton ist ein in Privatbesitz befindliches Immobilieninvestitions- und Verwaltungsunternehmen mit Sitz in Chicago. Es hat ein attraktives Immobilienportfolio in wichtigen Märkten in den gesamten USA entwickelt, das es im Auftrag institutioneller Investoren, Family Offices und Finanzinstitute über seine hundertprozentigen Tochtergesellschaften für Immobilienverwaltung betreut. Es verwaltet Bargeld über mehr als 200 Bankkonten mit bis zu 12 gleichzeitigen Bankbeziehungen. Durch die Zusammenarbeit mit Ripple Treasury konnte Waterton die Datenerfassung um 90 % reduzieren, das Cash Forecasting verbessern und seine Treasury-Funktion zukunftssicher machen.
Solutions leveraged:
“With Ripple Treasury we could pick and choose the modules we wanted, so it helped us keep costs low. Now that we have the system in place, we are going to be looking into the investment module.”
Challenges
Das Treasury-Team von Waterton ist klein und besteht aus einem Treasury Manager und einem Vice President of Treasury, die zusammen mit der Verwaltung der zahlreichen Konten und Banken des Unternehmens betraut sind. Zu den Aufgaben zählen die regelmäßige Eröffnung und Schließung von Konten, die Analyse von Bankgebühren, die tägliche Durchführung von ACH- und Überweisungsfunktionen sowie die Zusammenstellung von Kreditorenberichten, zusätzlich zur Berichterstattung über Cashflows und Prognosen an die Geschäftsführung.
Diese Aufgaben waren für das zweiköpfige Team der Waterton-Treasury sehr zeitaufwändig. Mit sehr begrenzten Ressourcen verließen sie sich auf Tabellenkalkulationen mit manuell aus Bank-Websites und dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) des Unternehmens abgerufenen Daten. Zur Unterstützung nutzte das Team ein kostengünstiges Bankportalsystem, das jedoch nur eingeschränkte Funktionalität bot – und nur für diese eine Bank. „Das Bankportalsystem hat lediglich die Aktivitäten einer Bank abgerufen und in eine Tabellenkalkulation für einen gepackt“, erklärt Joe Steadman, Treasury Manager.
Das Team benötigte Transparenz über alle Kontoaktivitäten mit robusten Funktionen zur effektiven Verwaltung von Bankkonten, dem täglichen Bargeldabgleich und einer fortlaufenden 12-Monats-Cash-Prognose. „Das Bankprodukt hat für uns eigentlich nur ein tägliches und wöchentliches Arbeitsblatt zum Bargeldabgleich erstellt. Was wir wollten, war die Integration einer Cash-Prognose.“
Solution
Während seiner Suche nach einem TMS stellte Waterton fest, dass die meisten Anbieter mit ausgefeilten Funktionen weniger auf die Anforderungen eines kleineren Unternehmens abgestimmt waren. Das Team entdeckte dann das modulare Software-as-a-Service-Treasury-Management-System (SaaS) von Ripple Treasury, das die robusten Funktionen bot, die das Team suchte, sowie die Flexibilität, nur das zu kaufen, was das Unternehmen benötigte.
„Andere Anbieter lieferten grundsätzlich das gesamte System – ‚Das ist unser System, hier ist es, hier ist Ihre monatliche Rechnung‘“, erinnert sich Steadman. „Mit Ripple Treasury konnten wir die Module auswählen, die wir wollten, was uns half, die Kosten niedrig zu halten“, sagt Steadman. „Jetzt, wo wir das System eingerichtet haben, werden wir uns das Anlagemodul ansehen. Da die Zinsen steigen, macht es für uns mehr Sinn, in den Markt einzusteigen und unsere Anlageoptionen zu prüfen.“
Das Team übernahm die Cash-Management-Arbeitsblätter und Prognosemodule von Ripple Treasury mithilfe eines Hauptbuch-Exports (GL). Steadman betonte, wie einfach Ripple Treasury implementiert werden konnte und wie konfigurierbar die Lösung mit der Immobilienverwaltungssoftware des Teams war, die Waterton für seine Buchhaltungssysteme verwendet.
„Wir laden monatlich mehrere hundert GL-Transaktionen hoch, sodass die Integration mit unserer Immobilienverwaltungssoftware nicht nur dem Treasury-Team, sondern auch dem Buchhaltungsteam Zeit spart.“
Conclusion
Die Automatisierung hat die für die Informationserfassung benötigte Zeit, die typischerweise 10 Stunden pro Monat betrug, um etwa 90 % reduziert. Die Arbeitsblätter sind außerordentlich detailliert und enthalten vollständige historische Daten, die konsolidiert werden, um dem Führungsteam von Waterton einen klaren, unkomplizierten Überblick zu bieten.
Die historischen Daten im Balance Explorer, in dem Transaktionen in den Arbeitsblättern von Ripple Treasury eingerichtet werden, unterstützen zudem die Betrugsprävention bei Waterton. „Die historischen Daten in Ripple Treasury waren für uns ein echter Pluspunkt. Im Immobiliengeschäft tätigen wir viele Transaktionen mit hohen Beträgen und viele frei formulierte Überweisungen. Mit diesen historischen Daten ist es für uns sehr einfach, zurückzugehen und zu prüfen, ob eine Kontonummer gültig ist, wenn wir frei formulierte elektronische Überweisungen ausführen.“ Zudem erklärt Steadman: „Es gibt viele Datenpunkte im Account Explorer, was uns hilft, den Überblick über Steuernummern zu behalten, und wir nutzen es jetzt als unsere globale Datenbank. Es hilft uns, besser organisiert zu bleiben, was die Öffnung und Schließung von Konten betrifft.“
Steadman schreibt zudem die Zusammenarbeit mit dem Implementierungsteam von Ripple Treasury der deutlich verbesserten Cash-Forecasting-Fähigkeit von Waterton zu. „Was die operativen Budgets betrifft, erhalten wir diese Informationen von mehreren verschiedenen Abteilungen. Wir verwenden Prognoseregeln, um ein genaues Zukunftsbild zu erhalten, indem wir aus verschiedenen Abteilungen zusammensetzen, wo wir denken, dass die tatsächlichen Bargeldtransaktionen stattfinden werden und wann.“ Am wichtigsten ist, dass das Treasury-Team dem CFO des Unternehmens nun mit vollem Vertrauen in die Genauigkeit seiner Kommunikation Bericht erstatten kann.
Während Waterton seine Nutzung von Ripple Treasury weiter ausbaut, macht die Unterstützung, die das kleine Team von Ripple Treasury erhält, einen großen Unterschied für die Nutzererfahrung. „Die laufende Unterstützung ist großartig“, sagt Steadman. „Der Kundensupport von Ripple Treasury ist sehr gründlich und reaktionsschnell, manchmal innerhalb von Minuten.“ Für Waterton erwies sich Ripple Treasury als die richtige Wahl aufgrund seiner niedrigen Gebührenstruktur, der Cloud-Bereitstellung, der umfangreichen Funktionen und der wertvollen, kontinuierlichen Unterstützung, die Ripple Treasury dem Waterton-Team in jeder Phase der Transformation bot.