Success Story
Waterton
About
A Waterton é uma investidora imobiliária e empresa de gestão de propriedades de propriedade privada, sediada em Chicago. Desenvolveu um portfólio atraente de propriedades nos principais mercados dos EUA, que gerencia em nome de investidores institucionais, family offices e instituições financeiras por meio de suas subsidiárias integrais de gestão de propriedades. Gerencia caixa em mais de 200 contas bancárias, com até 12 relacionamentos bancários em um determinado momento. Trabalhando com a Ripple Treasury, a Waterton conseguiu reduzir a coleta de dados em 90%, melhorar a previsão de caixa e preparar sua função de tesouraria para o futuro.
Solutions leveraged:
“With Ripple Treasury we could pick and choose the modules we wanted, so it helped us keep costs low. Now that we have the system in place, we are going to be looking into the investment module.”
Challenges
A equipe de tesouraria da Waterton é pequena, composta por um gerente de tesouraria e um vice-presidente de tesouraria, que juntos são responsáveis por gerenciar as muitas contas e bancos da empresa. O trabalho inclui abrir e fechar contas regularmente, analisar taxas bancárias, executar funções diárias de ACH e transferências bancárias, e compilar relatórios de contas a pagar, além de relatar fluxos de caixa e previsões aos altos executivos.
Essas tarefas eram muito demoradas para a equipe de duas pessoas da Tesouraria da Waterton. Com recursos muito limitados, dependiam de planilhas com dados extraídos manualmente de sites bancários e do sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) da empresa. Para ajudá-los, a equipe usava um sistema de portal bancário de baixo custo, mas ele oferecia funcionalidade limitada, e apenas para aquele banco. “Tudo o que o sistema de portal bancário fazia era extrair a atividade de um banco e colocá-la em uma planilha para você”, explica Joe Steadman, Gerente de Tesouraria.
A equipe precisava de visibilidade sobre toda a atividade de suas contas, com capacidades robustas para gerenciar efetivamente contas bancárias, saldo diário de caixa e uma previsão contínua de caixa de 12 meses. “O produto bancário realmente só fazia uma planilha diária e semanal de saldo de caixa para nós. O que queríamos fazer era integrar uma previsão de caixa.”
Solution
Durante sua busca por um TMS, a Waterton descobriu que a maioria dos fornecedores com capacidades sofisticadas estava menos alinhada com os requisitos de um negócio menor. A equipe então descobriu o sistema modular de gestão de tesouraria como serviço (SaaS) da Ripple Treasury, que oferecia as capacidades robustas que a equipe buscava, e a flexibilidade de comprar apenas o que a empresa precisava.
“Outros fornecedores basicamente forneciam o sistema completo — ‘este é o nosso sistema, aqui está, aqui está sua conta mensal’”, relembra Steadman. “Com a Ripple Treasury, pudemos escolher os módulos que queríamos, o que nos ajudou a manter os custos baixos”, diz Steadman. “Agora que temos o sistema implementado, vamos analisar o módulo de investimentos. À medida que as taxas de juros sobem, faz mais sentido para nós entrar no mercado e revisar nossas opções de investimento.”
A equipe adotou as planilhas de gestão de caixa e os módulos de previsão da Ripple Treasury, usando uma exportação do livro-razão (GL). Steadman observou como a Ripple Treasury foi facilmente implementada e quão configurável a solução era com o software de gestão de propriedades da equipe, que a Waterton usa para seus sistemas contábeis.
“Carregamos várias centenas de transações do GL por mês, então a integração com nosso software de gestão de propriedades não apenas economiza tempo para a equipe de tesouraria, mas também para a equipe de contabilidade.”
Conclusion
A automação reduziu o tempo necessário para a coleta de informações, que normalmente era de 10 horas por mês, em cerca de 90%. As planilhas são extraordinariamente detalhadas e incluem dados históricos completos consolidados para fornecer um relato claro e direto para a equipe executiva da Waterton.
Os dados históricos no Balance Explorer, onde as transações são configuradas nas planilhas da Ripple Treasury, também ajudam na prevenção de fraudes na Waterton. “Os dados históricos na Ripple Treasury foram um grande diferencial para nós. No setor imobiliário, fazemos muitas transações de alto valor e muitas transferências de formato livre. Com esses dados históricos, é muito fácil para nós voltar e identificar se um número de conta é válido ao executar transferências eletrônicas de formato livre.” Além disso, Steadman explica: “Há muitos pontos de dados no Account Explorer, o que nos ajuda a acompanhar os IDs fiscais, e agora o usamos como nosso banco de dados global. Ajuda a nos manter mais organizados quanto a quando as contas são abertas e quando são fechadas.”
Steadman também atribui à colaboração com a equipe de implementação da Ripple Treasury as capacidades significativamente melhoradas de previsão de caixa da Waterton. “Quando se trata dos orçamentos operacionais, obtemos essas informações de vários departamentos diferentes. Usamos regras de previsão para obter um quadro preciso do futuro, reunindo de vários departamentos onde pensamos que as transações de caixa reais ocorrerão e quando.” Mais importante ainda, a equipe de tesouraria agora pode relatar ao CFO da empresa com total confiança na precisão de suas comunicações.
À medida que a Waterton continua a expandir seu uso da Ripple Treasury, o suporte que a pequena equipe recebe da Ripple Treasury faz uma grande diferença em sua experiência de usuário. “O suporte contínuo é excelente”, diz Steadman. “O suporte ao cliente da Ripple Treasury é muito minucioso e responsivo, às vezes em minutos.” Para a Waterton, a Ripple Treasury se mostrou a escolha certa por sua estrutura de baixas taxas, entrega em nuvem, recursos ricos e o valioso suporte contínuo que a Ripple Treasury forneceu à equipe da Waterton em cada etapa da transformação.