Waterton

A equipa de tesouraria da Waterton é pequena, composta por um gestor de tesouraria e um vice-presidente de tesouraria, que juntos são responsáveis pela gestão das muitas contas e bancos da empresa. O trabalho inclui a abertura e fecho regulares de contas, análise de taxas bancárias, execução diária de funções de ACH e transferências bancárias, e compilação de relatórios de contas a pagar, ao mesmo tempo que reportam fluxos de caixa e previsões aos executivos seniores.

Estas tarefas eram muito demoradas para a equipa de duas pessoas da Tesouraria da Waterton. Com recursos muito limitados, eles dependiam de folhas de cálculo com dados extraídos manualmente dos websites dos bancos e do sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) da empresa. Para os ajudar, a equipa utilizava um sistema de portal bancário de baixo custo, mas este oferecia apenas funcionalidades limitadas e apenas para esse banco. "Tudo o que o sistema de portal bancário fazia era puxar a atividade de um banco e colocá-la numa folha de cálculo para si", explica Joe Steadman, Gestor de Tesouraria.

A equipa precisava de visibilidade sobre toda a sua atividade de conta com capacidades robustas para gerir eficazmente as contas bancárias, o equilíbrio diário de caixa e uma previsão de caixa contínua de 12 meses. "O produto bancário estava realmente a fazer apenas uma folha de trabalho de equilíbrio de caixa diário e semanal para nós. O que queríamos fazer era integrar uma previsão de caixa."

‍

"Com o Ripple Treasury, pudemos escolher os módulos que queríamos, o que nos ajudou a manter os custos baixos. Agora que temos o sistema implementado, vamos analisar o módulo de investimento."

Joe Steadman

Gerente de Tesouraria

‍

Durante sua busca por um TMS, a Waterton descobriu que a maioria dos fornecedores com recursos sofisticados estava menos alinhada às necessidades de uma empresa menor. A equipe então descobriu o sistema de gestão de tesouraria modular de software como serviço (SaaS) da Ripple Treasury, que oferecia os recursos robustos que a equipe procurava e a flexibilidade para adquirir apenas o que a empresa precisava.

“Outros fornecedores basicamente entregavam o sistema inteiro — ‘este é o nosso sistema, aqui está, aqui está sua fatura mensal’”, relata Steadman. “Com a Ripple Treasury, pudemos escolher os módulos que queríamos, o que nos ajudou a manter os custos baixos”, diz Steadman. “Agora que temos o sistema implementado, vamos analisar o módulo de investimento. À medida que as taxas de juros sobem, faz mais sentido para nós entrar no mercado e revisar nossas opções de investimento.”

A equipe adotou as planilhas de gestão de caixa e os módulos de previsão da Ripple Treasury, utilizando uma exportação do razão geral (GL). Steadman destacou a facilidade de implementação da Ripple Treasury e o quão configurável a solução era para o software de gestão de propriedades da equipe, que a Waterton utiliza para seus sistemas contábeis.

“Fazemos upload de várias centenas de transações do GL por mês, então a integração com nosso software de gestão de propriedades não só economiza tempo para a equipe de tesouraria, mas também para a equipe de contabilidade.”

‍

A automação reduziu o tempo necessário para a coleta de informações, que era tipicamente de 10 horas por mês, em cerca de 90%. As planilhas são extraordinariamente detalhadas e incluem dados históricos completos que são consolidados para fornecer um relatório claro e direto para a equipe executiva da Waterton.

Os dados históricos no Balance Explorer, onde as transações são configuradas nas planilhas da Ripple Treasury, também auxiliam na prevenção de fraudes para a Waterton. “Os dados históricos na Ripple Treasury têm sido um verdadeiro diferencial para nós. No setor imobiliário, realizamos muitas transações de alto valor e muitas transferências eletrônicas de forma livre. Com esses dados históricos, é muito fácil para nós verificar se um número de conta é válido ao executar transferências eletrônicas de forma livre.” Além disso, Steadman explica: “Há muitos pontos de dados no Account Explorer, o que nos ajuda a rastrear os IDs fiscais, e agora o usamos como nosso banco de dados global. Isso nos ajuda a nos organizar melhor sobre quando as contas são abertas e quando são fechadas.”

‍

Steadman também atribui à colaboração com a equipe de implementação da Ripple Treasury a melhoria significativa nas capacidades de previsão de caixa da Waterton. “Quando se trata dos orçamentos operacionais, obtemos essas informações de vários departamentos diferentes. Usamos regras de previsão para ter uma imagem precisa para o futuro, juntando informações de vários departamentos sobre onde e quando acreditamos que as transações de caixa reais ocorrerão.” Mais importante ainda, a equipe de tesouraria agora pode se reportar ao CFO da empresa com total confiança na precisão de suas comunicações.

À medida que a Waterton continua a expandir o uso da Ripple Treasury, o suporte que a pequena equipe recebe da Ripple Treasury faz uma grande diferença em sua experiência de usuário. “O suporte contínuo é excelente”, diz Steadman. “O suporte ao cliente da Ripple Treasury é muito completo e responsivo, às vezes em minutos.” Para a Waterton, a Ripple Treasury provou ser a escolha certa por sua estrutura de taxas baixas, entrega em nuvem, recursos ricos e o valioso suporte contínuo que a Ripple Treasury forneceu à equipe da Waterton em cada etapa da transformação.

‍