Success Story
Waterton
About
Waterton es una empresa privada de inversión inmobiliaria y gestión de propiedades con sede en Chicago. Ha desarrollado una atractiva cartera de propiedades en los principales mercados de Estados Unidos, que gestiona en nombre de inversores institucionales, family offices e instituciones financieras a través de sus subsidiarias de gestión de propiedades de su propiedad total. Gestiona el efectivo a través de más de 200 cuentas bancarias, con hasta 12 relaciones bancarias en un momento dado. Trabajando con Ripple Treasury, Waterton pudo reducir la recopilación de datos en un 90%, mejorar la previsión de efectivo y preparar su función de tesorería para el futuro.
Solutions leveraged:
“With Ripple Treasury we could pick and choose the modules we wanted, so it helped us keep costs low. Now that we have the system in place, we are going to be looking into the investment module.”
Challenges
El equipo de tesorería de Waterton es pequeño, compuesto por un gerente de tesorería y un vicepresidente de tesorería, quienes en conjunto tienen la tarea de gestionar las numerosas cuentas y bancos de la firma. El trabajo incluye la apertura y cierre regular de cuentas, el análisis de comisiones bancarias, la ejecución de funciones diarias de ACH y transferencias bancarias, y la elaboración de informes de cuentas por pagar, además de informar los flujos de caja y las previsiones a los altos ejecutivos.
Estas tareas habían sido muy demandantes en tiempo para el equipo de dos personas de Tesorería de Waterton. Con recursos muy limitados, dependían de hojas de cálculo con datos extraídos manualmente de los sitios web bancarios y del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la firma. Para ayudarles, el equipo utilizaba un sistema de portal bancario de bajo costo, pero este ofrecía una funcionalidad limitada, y solo para ese banco. “Todo lo que hacía el sistema de portal bancario era extraer la actividad de un banco y colocarla en una hoja de cálculo para ti”, explica Joe Steadman, Gerente de Tesorería.
El equipo necesitaba visibilidad de toda la actividad de sus cuentas, con capacidades sólidas para gestionar eficazmente las cuentas bancarias, el balance diario de efectivo y una previsión continua de efectivo a 12 meses. “El producto bancario realmente solo nos generaba una hoja de trabajo diaria y semanal de balance de efectivo. Lo que queríamos hacer era integrar una previsión de efectivo”.
Solution
Durante su búsqueda de un TMS, Waterton descubrió que la mayoría de los proveedores con capacidades sofisticadas estaban menos adaptados a los requisitos de un negocio más pequeño. El equipo entonces descubrió el sistema modular de gestión de tesorería como servicio (SaaS) de Ripple Treasury, que ofrecía las capacidades sólidas que el equipo buscaba, así como la flexibilidad de comprar solo lo que la firma necesitaba.
“Otros proveedores básicamente ofrecían todo el sistema: ‘este es nuestro sistema, aquí está, aquí tienes tu factura mensual’”, cuenta Steadman. “Con Ripple Treasury pudimos elegir los módulos que queríamos, así que nos ayudó a mantener los costos bajos”, dice Steadman. “Ahora que tenemos el sistema implementado, vamos a explorar el módulo de inversiones. A medida que suben las tasas de interés, tiene más sentido para nosotros entrar en el mercado y revisar nuestras opciones de inversión”.
El equipo adoptó las hojas de trabajo de gestión de efectivo y los módulos de previsión de Ripple Treasury, utilizando una exportación del libro mayor (GL). Steadman señaló lo fácil que fue implementar Ripple Treasury y cuán configurable era la solución con el software de gestión de propiedades del equipo, que Waterton utiliza para sus sistemas contables.
“Cargamos varios cientos de transacciones del GL al mes, por lo que la integración con nuestro software de gestión de propiedades no solo ahorra tiempo al equipo de tesorería, sino también al equipo de contabilidad”.
Conclusion
La automatización ha reducido el tiempo necesario para la recopilación de información, que típicamente era de 10 horas al mes, en alrededor de un 90%. Las hojas de trabajo son extraordinariamente detalladas e incluyen datos históricos completos que se consolidan para proporcionar un informe claro y sencillo para el equipo ejecutivo de Waterton.
Los datos históricos en el Explorador de Saldos, donde se configuran las transacciones en las hojas de trabajo de Ripple Treasury, también ayudan a la prevención de fraude en Waterton. “Los datos históricos en Ripple Treasury han sido una gran ventaja para nosotros. En el sector inmobiliario, realizamos muchas transacciones de gran monto y muchas transferencias de formato libre. Con estos datos históricos, es muy fácil para nosotros retroceder e identificar si un número de cuenta es válido al ejecutar transferencias electrónicas de formato libre”. Además, Steadman explica: “Hay muchos puntos de datos en el Explorador de Cuentas, lo que nos ayuda a llevar el control de los identificadores fiscales, y ahora lo usamos como nuestra base de datos global. Nos ayuda a mantenernos más organizados en cuanto a cuándo se abren las cuentas y cuándo se cierran”.
Steadman también atribuye a la colaboración con el equipo de implementación de Ripple Treasury la mejora significativa en las capacidades de previsión de efectivo de Waterton. “Cuando se trata de los presupuestos operativos, obtenemos esa información de varios departamentos diferentes. Usamos reglas de previsión para obtener una imagen precisa a futuro, armando a partir de varios departamentos dónde creemos que ocurrirán realmente las transacciones de efectivo y cuándo”. Lo más importante es que el equipo de tesorería ahora puede informar al CFO de la empresa con total confianza en la precisión de sus comunicaciones.
A medida que Waterton continúa expandiendo su uso de Ripple Treasury, el soporte que el pequeño equipo recibe de Ripple Treasury marca una gran diferencia en su experiencia de usuario. “El soporte continuo es excelente”, dice Steadman. “El soporte al cliente de Ripple Treasury es muy exhaustivo y receptivo, a veces en cuestión de minutos”. Para Waterton, Ripple Treasury resultó ser la opción correcta por su estructura de tarifas bajas, su entrega en la nube, sus amplias capacidades y el valioso soporte continuo que Ripple Treasury proporcionó al equipo de Waterton en cada etapa de la transformación.