El equipo de tesorería de Waterton es pequeño y está formado por un gerente de tesorería y un vicepresidente de tesorería, quienes, en conjunto, se encargan de administrar las numerosas cuentas y bancos de la empresa. Su trabajo incluye abrir y cerrar cuentas con regularidad, analizar las comisiones bancarias, ejecutar las funciones diarias de transferencia electrónica y de ACH y compilar informes de cuentas por pagar, además de informar sobre los flujos de caja y las previsiones a los altos ejecutivos.

Estas tareas habían consumido mucho tiempo para el equipo de dos personas de Waterton Treasury. Con recursos muy limitados, dependían de hojas de cálculo con datos extraídos manualmente de los sitios web de los bancos y del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa. Para ayudarlos, el equipo utilizó un sistema de portal bancario de bajo costo, pero solo ofrecía una funcionalidad limitada y solo para ese banco. «Todo lo que hacía el sistema del portal bancario era registrar la actividad de un banco y ponerla en una hoja de cálculo», explica Joe Steadman, director de tesorería.

El equipo necesitaba tener visibilidad de toda la actividad de sus cuentas con capacidades sólidas para gestionar eficazmente las cuentas bancarias, el equilibrio de caja diario y una previsión de caja continua a 12 meses. «En realidad, el producto bancario solo consistía en elaborar una hoja de cálculo de balance de caja diaria y semanal para nosotros. Lo que queríamos hacer era integrar una previsión de tesorería».

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«Con Ripple Treasury podíamos elegir los módulos que queríamos, por lo que nos ayudó a mantener los costos bajos. Ahora que tenemos el sistema en marcha, vamos a estudiar el módulo de inversión».

Joe Steadman

Gerente de tesorería

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Durante su búsqueda de un TMS, Waterton descubrió que la mayoría de los proveedores con capacidades sofisticadas estaban menos adaptados a los requisitos de una empresa más pequeña. Luego, el equipo descubrió el sistema modular de gestión de tesorería de software como servicio (SaaS) de Ripple Treasury, que ofrecía las sólidas capacidades que el equipo buscaba y la flexibilidad de comprar solo lo que la empresa necesitaba.

«Básicamente, otros proveedores proporcionaron el sistema completo: 'este es nuestro sistema, aquí está, esta es su factura mensual'», relata Steadman. «Con Ripple Treasury podíamos elegir los módulos que queríamos, por lo que nos ayudó a mantener los costos bajos», afirma Steadman. «Ahora que tenemos el sistema en marcha, vamos a estudiar el módulo de inversión. A medida que suben las tasas de interés, tiene más sentido para nosotros entrar en el mercado y revisar nuestras opciones de inversión».

El equipo adoptó las hojas de trabajo de administración de efectivo y los módulos de previsión de Ripple Treasury, utilizando una exportación del libro mayor (GL). Steadman observó con qué facilidad se implementaba Ripple Treasury y cuán configurable era la solución para el software de administración de propiedades del equipo, que Waterton utiliza para sus sistemas de contabilidad.

«Cargamos varios cientos de transacciones contables al mes, por lo que la integración con nuestro software de administración de propiedades no solo ahorra tiempo al equipo de tesorería, sino también al equipo de contabilidad».

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La automatización ha reducido el tiempo necesario para recopilar información, que normalmente era de 10 horas al mes, en aproximadamente un 90%. Las hojas de trabajo son extraordinariamente detalladas e incluyen datos históricos completos que se consolidan para ofrecer una descripción clara y sencilla al equipo ejecutivo de Waterton.

Los datos históricos del Balance Explorer, donde las transacciones se configuran en las hojas de trabajo de Ripple Treasury, también ayudan a Waterton a prevenir el fraude. «Los datos históricos de Ripple Treasury han sido una verdadera ventaja para nosotros. En el sector inmobiliario, realizamos muchas transacciones con grandes cantidades de dinero y muchas transferencias electrónicas gratuitas. Con estos datos históricos, nos resulta muy fácil identificar si un número de cuenta es válido al ejecutar transferencias electrónicas gratuitas». Además, explica Steadman: «Hay muchos puntos de datos en el explorador de cuentas, lo que nos ayuda a llevar un registro de los números de identificación fiscal, y ahora lo utilizamos como base de datos global. Nos ayuda a organizarnos mejor en cuanto a cuándo se abren y cuándo se cierran las cuentas».

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Steadman también atribuye la colaboración con el equipo de implementación de Ripple Treasury a la mejora significativa de las capacidades de previsión de efectivo de Waterton. «En lo que respecta a los presupuestos operativos, obtenemos esa información de varios departamentos diferentes. Utilizamos las reglas de previsión para tener una imagen precisa de cara al futuro, y analizamos los datos de los distintos departamentos en los que creemos que se realizarán las transacciones en efectivo reales y en qué momento». Y lo que es más importante, el equipo de tesorería ahora puede informar al director financiero de la empresa con plena confianza en la precisión de sus comunicaciones.

A medida que Waterton continúa aumentando su uso de Ripple Treasury, el apoyo que el pequeño equipo recibe de Ripple Treasury marca una gran diferencia en su experiencia de usuario. «El apoyo continuo es excelente», afirma Steadman. «La atención al cliente de Ripple Treasury es muy completa y receptiva, a veces en cuestión de minutos». Para Waterton, Ripple Treasury demostró ser la elección correcta por su estructura de tarifas bajas, su distribución en la nube, sus amplias capacidades y el valioso soporte continuo que Ripple Treasury brindó al equipo de Waterton en cada etapa de la transformación.

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