Erfolgsgeschichte
Horace Mann
Die Horace Mann Educators Corporation wurde 1945 „von Pädagogen für Pädagogen“ gegründet und hatte ursprünglich das Ziel, qualitativ hochwertige und erschwingliche Autoversicherungen für Lehrkräfte anzubieten. Das heutige Unternehmen hat sich auf Haus-, Sach- und Lebensversicherungen sowie Rentenversicherungen ausgedehnt. Es betreut mehr als 4.100 US-Schulbezirke und verfügt über ein Vermögen von fast 10 Milliarden US-Dollar.
Horace Mann ist ein Mehrspartenversicherer. Daher wickelt das Treasury-Team des Unternehmens ein hohes Zahlungsvolumen ab. Sie beinhalten jährlich nicht weniger als 2.200 Steuerzahlungen in Höhe von insgesamt 20 Millionen US-Dollar.
Jeder der 40 Bundesstaaten, in denen das Unternehmen tätig ist, legt für diese Zahlungen seine eigenen Vorschriften, Berichtspflichten und sein eigenes Berichtsformat fest und erfordert spezielle Zusatzformate für ACH-Gutschriftensteuerzahlungen. Das Treasury-Team von Horace Mann arbeitete mit Ripple Treasury zusammen, um 180 Zusatzvorlagen in Ripple Treasury zu ändern, die 300 verschiedene Bereiche abdecken. Der Aufwand sparte Zeit und verbesserte die Prognose.
eingesparte Arbeitsstunden pro Woche
Punkt für die regulatorische Aufsicht
Arten von Steuerzahlungen automatisiert
Herausforderungen
Die dreiköpfige Finanzabteilung von Horace Mann ist mit mehreren Aufgaben betraut. Eine zentrale Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass rechtzeitige und genaue Steuerzahlungen erfolgen, die den Anforderungen der einzelnen Bundesstaaten entsprechen.
Vor der Anmeldung bei Ripple Treasury arbeitete das Team hauptsächlich manuell. Bei der Liquiditätspositionierung waren immer noch Excel-Tabellen erforderlich, und der Abschluss von Zahlungen war ein sich wiederholender, langwieriger Prozess, bei dem das Einloggen in mehrere Bankportale in verschiedenen Phasen erforderlich war. Der Steuerzahlungsprozess umfasste die redundanten, manuellen Aktivitäten der Steuerabteilung sowie des Finanzteams. Da die Steuerzahlungen für das Cash-Management-Team von Horace Mann das größte Volumen ausmachten, bestand ein hohes Risiko menschlicher Fehler, wenn man sich auf einen veralteten Prozess verließ.
Die Treasury-Herausforderungen des Teams durch mehrere Bankportale wurden durch die Tatsache verschärft, dass immer mehr Staaten den traditionellen Scheckzahlungsprozess aufgegeben hatten und damit begannen, elektronische ACH-Zahlungen anzufordern. Jeder der 40 Staaten, in denen Horace Mann tätig ist, hat seine eigenen Vorschriften, Berichtspflichten und sein eigenes Berichtsformat. Neue oder geänderte Aufzeichnungsformate und staatliche Bankkontoinformationen, die von Banken erstellt wurden, wurden Horace Mann entweder zu spät oder gar nicht mitgeteilt. Daher verpassten viele Zahlungen die Frist oder wurden abgelehnt, was zu verspäteten Gebühren oder Strafen führte.
Die Effizienz des Finanzministeriums wurde durch das Fehlen festgelegter Verfahren weiter beeinträchtigt, was sich auf mehrere Bereiche der Geschäftstätigkeit des Unternehmens auswirkte, was zu einem hohen Volumen an Abstimmungsposten führte.
Lösung
Das Treasury-Team von Horace Mann arbeitete mit Ripple Treasury zusammen, um die Vorlagen für Ergänzungen als Reaktion auf Änderungen zu ändern. Zwischen 300 und 400 Vorlagen für Steuerzahlungen wurden in das Ripple-Treasury-System importiert, angefangen bei Quellensteuern bis hin zu Prämiensteuern. Neben den Steuern nutzte das Team die Importe auch für konzerninterne und externe Überweisungen. Mithilfe der neuen Vorlagen im Modul Ripple Treasury Payments richtete Horace Mann einen zentralisierten Genehmigungsprozess ein, der den Zahlungsprozess konsolidiert und eine zentrale Stelle für die behördliche Kontrolle schafft.
Die Lösung erfüllt mehrere wichtige Kriterien, darunter die Reduzierung der manuellen Dateneingabe, die Erstellung eines leicht zugänglichen Prüfpfads, die Verbesserung der Liquiditätsprognosen und die Vereinfachung der Zahlungsabwicklung — vor allem für Steuerzahlungen. Anpassungen in letzter Minute sind jetzt schnell, einfach und kostengünstig. Das Steuerteam hat 10 Stunden Arbeit pro Woche eingespart, arbeitet aber weiterhin daran, weitere Einsparungen zu erzielen. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, wird Horace Mann fast 100 verschiedene Arten von Steuerzahlungen automatisiert und effizient verarbeitet haben.
Ergebnisse
Horace Manns Zusammenarbeit mit Ripple Treasury bei der Implementierung der Lösung hat dem Finanzministerium geholfen, den Irrtum zu überwinden, dass es die Kostenstelle des Unternehmens ist, und stattdessen seine Rolle als Torwächter von Unternehmensgeldern betont. Dies hat den Bekanntheitsgrad des Teams geschärft und ihm auf der Führungsebene Respekt eingebracht. Das Steuerprojekt hat neben der Finanzabteilung auch andere Abteilungen von Horace Mann in den Genuss der Vorteile gebracht.
Es hat auch Unterstützung für andere Projekte bereitgestellt, wie z. B. die Integration für kurzfristige Investitionen und ein Geldmarktportal. Die Entscheidung für die mehrinstanzenfähige SaaS-Lösung von Ripple Treasury für das Treasury Management bedeutet letztlich, dass Horace Manns Bemühungen, seine Zahlungsprozesse zu verbessern, nicht nur das Unternehmen vorangetrieben haben, sondern auch dazu beitragen, Effizienz und Compliance für andere Finanzorganisationen, die Ripple Treasury verwenden, zu verbessern.
„Das Implementierungsteam von Ripple Treasury war wirklich großartig darin, unsere Ideen aufzugreifen und zu verwirklichen. Sie haben uns geholfen, ein Problem zu lösen, und im Gegenzug können andere Kunden dieselben Tools nutzen.“
Rachel Obert
CTP Manager für Bankwesen und Investitionen
