Success Story
Horace Mann
eingesparte Arbeitsstunden pro Woche
zentraler Punkt für die regulatorische Aufsicht
automatisierte Arten von Steuerzahlungen
About
1945 „von Lehrkräften für Lehrkräfte“ gegründet, hatte die Horace Mann Educators Corporation ursprünglich das Ziel, eine qualitativ hochwertige, bezahlbare Kfz-Versicherung für Angehörige des Lehrberufs anzubieten. Das heutige Unternehmen hat sich auf Wohn-, Sach- und Lebensversicherungen sowie Altersvorsorgeprodukte ausgeweitet. Es bedient mehr als 4.100 US-Schulbezirke und verfügt über fast 10 Milliarden US-Dollar an Vermögenswerten.
Horace Mann ist ein Mehrfach-Versicherer. Als solcher verarbeitet das Treasury-Team des Unternehmens ein hohes Volumen an Zahlungen. Dazu gehören nicht weniger als 2.200 Steuerzahlungen jährlich mit einem Gesamtwert von 20 Millionen US-Dollar.
Jeder der 40 Bundesstaaten, in denen das Unternehmen tätig ist, hat eigene Vorschriften, Berichtsanforderungen und Berichtsformate für diese Zahlungen und verlangt spezifische Addenda-Formate für ACH-Steuergutschrift-Zahlungen. Das Treasury-Team von Horace Mann arbeitete mit Ripple Treasury zusammen, um 180 Addenda-Vorlagen in Ripple Treasury zu ändern, die 300 verschiedene Felder abdecken. Der Aufwand sparte Zeit und verbesserte die Prognose.
Solutions leveraged:
Challenges
Die dreiköpfige Treasury-Abteilung von Horace Mann ist mit zahlreichen Aufgaben betraut. Eine zentrale Aufgabe besteht darin, sicherzustellen, dass rechtzeitige und genaue Steuerzahlungen erfolgen, die den Anforderungen jedes Bundesstaats entsprechen.
Vor der Zusammenarbeit mit Ripple Treasury war die Arbeit des Teams größtenteils manuell. Die Bargeldpositionierung erfolgte weiterhin über Excel-Tabellen, und die Durchführung von Zahlungen war ein sich wiederholender, langwieriger Prozess, der das Anmelden bei mehreren Bankportalen in verschiedenen Phasen erforderte. Der Steuerzahlungsprozess umfasste redundante, manuelle Tätigkeiten sowohl der Steuerabteilung als auch des Treasury-Teams. Da Steuerzahlungen das größte Volumen für das Cash-Management-Team von Horace Mann darstellten, war die Nutzung eines veralteten Prozesses mit einem hohen Risiko menschlicher Fehler verbunden.
Die Treasury-Herausforderungen des Teams mit mehreren Bankportalen wurden zusätzlich dadurch verschärft, dass eine wachsende Anzahl von Bundesstaaten den traditionellen Scheckzahlungsprozess aufgab und elektronische ACH-Zahlungen verlangte. Jeder der 40 Bundesstaaten, in denen Horace Mann tätig ist, hat eigene Vorschriften, Berichtsanforderungen und Berichtsformate. Neue oder geänderte Addenda-Datensatzformate und von Banken erstellte staatliche Kontoinformationen wurden Horace Mann entweder zu spät oder überhaupt nicht mitgeteilt. Daher verpassten viele Zahlungen die Frist oder wurden abgelehnt, was zu Verspätungszuschlägen oder Strafen führte.
Die Treasury-Effizienz wurde zudem durch das Fehlen festgelegter Verfahren beeinträchtigt, was sich auf mehrere Bereiche der Unternehmensabläufe auswirkte und zu einem hohen Volumen an Abstimmungsposten führte.
Solution
Das Treasury-Team von Horace Mann arbeitete gemeinsam mit Ripple Treasury, um Addenda-Vorlagen als Reaktion auf Änderungen anzupassen. Zwischen 300 und 400 Vorlagen für Steuerzahlungen wurden in das Ripple Treasury-System importiert, beginnend mit Quellensteuern und erfolgreich fortschreitend zu Prämiensteuern. Über Steuern hinaus nutzte das Team die Importe für konzerninterne und externe Überweisungen. Mit den neuen Vorlagen innerhalb des Ripple Treasury Payments-Moduls richtete Horace Mann einen zentralisierten Genehmigungsprozess ein, der den Zahlungsprozess bündelt und einen zentralen Punkt für die regulatorische Prüfung schafft.
Die Lösung erfüllt mehrere wichtige Kriterien, einschließlich reduzierter manueller Dateneingabe, der Schaffung eines zugänglichen Prüfpfads, der Verbesserung der Bargeldprognose und der Vereinfachung der Zahlungsabwicklung – vor allem für Steuerzahlungen. Last-Minute-Anpassungen sind nun schnell, einfach und kostengünstig. Das Steuerteam hat 10 Arbeitsstunden pro Woche eingespart, erschließt jedoch weiterhin zusätzliche Einsparungen. Nach Projektabschluss wird Horace Mann fast 100 verschiedene Arten von Steuerzahlungen automatisiert und effizient verarbeitet haben.
Conclusion
Die Zusammenarbeit von Horace Mann mit Ripple Treasury zur Implementierung der Lösung hat der Treasury-Abteilung geholfen, das Vorurteil zu widerlegen, dass sie ein Kostenzentrum des Unternehmens sei, und stattdessen ihre Rolle als Hüterin des Unternehmensgeldes zu betonen. Dies hat das Profil des Teams gestärkt und ihm Respekt auf Führungsebene verschafft. Das Steuerprojekt hat zudem Vorteile für andere Abteilungen innerhalb von Horace Mann über die Treasury-Abteilung hinaus gebracht.
Es hat auch die Unterstützung für andere Projekte hervorgebracht, wie die Integration für kurzfristige Anlagen und ein Geldmarktportal. Letztlich bedeutet die Entscheidung für die Multi-Tenant-SaaS-Lösung von Ripple Treasury für das Treasury-Management, dass die Bemühungen von Horace Mann zur Verbesserung seiner Zahlungsprozesse nicht nur das Unternehmen vorangebracht haben, sondern auch anderen Treasury-Organisationen, die Ripple Treasury nutzen, helfen, Effizienz und Compliance zu verbessern.
“Ripple Treasury’s implementation team was really great about taking our ideas and bringing them to fruition. They helped us to solve a problem and, in turn, other clients are able to utilize those same tools.”