Success Story
Horace Mann
horas de trabajo ahorradas por semana
punto único para la supervisión regulatoria
tipos de pagos de impuestos automatizados
About
Formada «por educadores para educadores» en 1945, Horace Mann Educators Corporation surgió originalmente con el objetivo de ofrecer seguros de auto de calidad y asequibles para quienes ejercen la docencia. Hoy, la empresa se ha expandido a los seguros de hogar, propiedad y vida, así como a las rentas vitalicias de jubilación. Presta servicios a más de 4,100 distritos escolares de EE. UU. y cuenta con casi 10,000 millones de dólares en activos.
Horace Mann es una aseguradora multilínea. Como tal, el equipo de tesorería de la firma gestiona un alto volumen de pagos. Estos incluyen no menos de 2,200 pagos de impuestos anuales, por un total de 20 millones de dólares.
Cada uno de los 40 estados en los que opera la empresa impone sus propias regulaciones, requisitos de informes y formatos de informe para estos pagos, y requiere formatos de addenda específicos para los pagos de impuestos por crédito ACH. El equipo de tesorería de Horace Mann colaboró con Ripple Treasury para modificar 180 plantillas de addenda en Ripple Treasury, que abarcan 300 campos diferentes. El esfuerzo ahorró tiempo y mejoró la previsión.
Solutions leveraged:
Challenges
El departamento de tesorería de tres personas de Horace Mann tiene a su cargo múltiples responsabilidades. Una de las centrales es garantizar que los pagos de impuestos se realicen de manera oportuna y precisa, cumpliendo con los requisitos de cada estado.
Antes de contratar a Ripple Treasury, el trabajo del equipo era principalmente manual. El posicionamiento de efectivo aún involucraba hojas de cálculo de Excel, y completar los pagos era un proceso repetitivo y prolongado que implicaba iniciar sesión en múltiples portales bancarios en varias etapas diferentes. El proceso de pago de impuestos implicaba actividades redundantes y manuales tanto del departamento de impuestos como del equipo de tesorería. Dado que los pagos de impuestos eran los de mayor volumen para el equipo de gestión de efectivo de Horace Mann, depender de un proceso obsoleto conllevaba un alto riesgo de error humano.
Sumado a los desafíos de tesorería del equipo con múltiples portales bancarios, un número creciente de estados había abandonado el proceso tradicional de pago con cheque y comenzó a solicitar pagos electrónicos ACH. Cada uno de los 40 estados en los que opera Horace Mann tiene sus propias regulaciones, requisitos de informes y formato de informe. Los nuevos o modificados formatos de registros de addenda y la información de cuentas bancarias estatales creados por los bancos se comunicaban a Horace Mann demasiado tarde o no se comunicaban en absoluto. Por lo tanto, muchos pagos no cumplían con el plazo o eran rechazados, lo que generaba recargos por mora o sanciones.
La eficiencia de tesorería se veía aún más obstaculizada por la ausencia de procedimientos establecidos, lo que afectaba a múltiples áreas de las operaciones de la empresa y generaba un alto volumen de partidas de reconciliación.
Solution
El equipo de tesorería de Horace Mann trabajó en colaboración con Ripple Treasury para modificar las plantillas de addenda en respuesta a los cambios. Entre 300 y 400 plantillas para pagos de impuestos se importaron al sistema de Ripple Treasury, comenzando primero con los impuestos de retención y avanzando exitosamente hacia los impuestos de primas. Más allá de los impuestos, el equipo utilizó las importaciones para transferencias intercompañías y a terceros. Utilizando las nuevas plantillas dentro del módulo de Pagos de Ripple Treasury, Horace Mann estableció un proceso de aprobación centralizado que consolida el proceso de pago y crea un punto único para el escrutinio regulatorio.
La solución satisface varios criterios clave, entre ellos la reducción de la entrada manual de datos, la creación de un registro de auditoría accesible, la mejora de la previsión de efectivo y la simplificación del procesamiento de pagos, sobre todo para los pagos de impuestos. Los ajustes de última hora ahora son rápidos, sencillos y económicos. El equipo de impuestos ha ahorrado 10 horas de trabajo por semana, pero continúa desbloqueando más ahorros. Cuando se complete el proyecto, Horace Mann habrá automatizado y procesado eficientemente casi 100 tipos diferentes de pagos de impuestos.
Conclusion
La colaboración de Horace Mann con Ripple Treasury para implementar la solución ha ayudado a tesorería a desmontar la falacia de que es el centro de costos de la empresa, destacando en cambio su papel como guardián del dinero corporativo. Esto ha elevado el perfil del equipo y le ha ganado respeto a nivel de alta dirección. El proyecto de impuestos también ha extendido beneficios a otros departamentos de Horace Mann más allá de tesorería.
También ha impulsado el respaldo de otros proyectos, como la integración de inversiones a corto plazo y un portal de fondos del mercado monetario. En definitiva, haber elegido la solución SaaS multiusuario de Ripple Treasury para la gestión de tesorería significa que los esfuerzos de Horace Mann por mejorar sus procesos de pago no solo hicieron avanzar a la empresa, sino que también ayudan a impulsar la eficiencia y el cumplimiento de otras organizaciones de tesorería que utilizan Ripple Treasury.
“Ripple Treasury’s implementation team was really great about taking our ideas and bringing them to fruition. They helped us to solve a problem and, in turn, other clients are able to utilize those same tools.”