Historia de éxito
Horace Mann
Creada «por educadores para educadores» en 1945, la Horace Mann Educators Corporation originalmente tenía como objetivo proporcionar un seguro de automóvil asequible y de calidad para quienes ejercían la profesión docente. La compañía actual se ha extendido a los seguros de vivienda, propiedad y vida, así como a las anualidades de jubilación. Presta servicios a más de 4,100 distritos escolares de EE. UU. y tiene casi 10 000 millones de dólares en activos.
Horace Mann es una aseguradora multilínea. Como tal, el equipo de tesorería de la empresa gestiona un gran volumen de pagos. Incluyen no menos de 2.200 pagos de impuestos al año, por un total de 20 millones de dólares.
Cada uno de los 40 estados en los que opera la compañía impone sus propias regulaciones, requisitos de presentación de informes y formato de informe para estos pagos, y requiere formatos de anexos específicos para los pagos de impuestos sobre el crédito ACH. El equipo de tesorería de Horace Mann colaboró con Ripple Treasury para modificar 180 plantillas de apéndices en Ripple Treasury que abarcan 300 campos diferentes. Este esfuerzo permitió ahorrar tiempo y mejorar las previsiones.
horas de trabajo ahorradas por semana
punto de supervisión regulatoria
tipos de pagos de impuestos automatizados
Desafíos
El departamento de tesorería de Horace Mann, compuesto por tres personas, tiene múltiples responsabilidades. Uno de los principales es garantizar que se realicen pagos de impuestos puntuales y precisos que cumplan con los requisitos de cada estado.
Antes de unirse a Ripple Treasury, el trabajo del equipo era principalmente manual. El posicionamiento del efectivo seguía implicando hojas de cálculo de Excel, y completar los pagos era un proceso largo y repetitivo que implicaba iniciar sesión en varios portales bancarios en varias etapas diferentes. El proceso de pago de impuestos implicaba las actividades manuales y redundantes del departamento tributario y del equipo de tesorería. Como los pagos de impuestos eran los más importantes para el equipo de administración de efectivo de Horace Mann, confiar en un proceso anticuado conllevaba un alto riesgo de error humano.
El hecho de que un número creciente de estados abandonara el proceso tradicional de pago con cheques y comenzara a solicitar pagos electrónicos de ACH agravó los desafíos de tesorería del equipo con múltiples portales bancarios. Cada uno de los 40 estados en los que Horace Mann opera tiene sus propios reglamentos, requisitos de presentación de informes y formato de informe. Los formatos de registro de anexos nuevos o modificados y la información de las cuentas bancarias estatales creada por los bancos se comunicaron demasiado tarde o no se comunicaron en absoluto a Horace Mann. Por lo tanto, muchos pagos no cumplieron con los plazos establecidos o fueron rechazados, lo que supuso recargos o multas por pagos atrasados.
La eficiencia de la tesorería se vio obstaculizada aún más por la ausencia de procedimientos establecidos, lo que afectó a múltiples áreas de las operaciones de la empresa y se tradujo en un gran volumen de partidas conciliables.
Solución
El equipo de tesorería de Horace Mann trabajó en asociación con Ripple Treasury para modificar las plantillas de apéndices en respuesta a los cambios. Se importaron entre 300 y 400 plantillas para el pago de impuestos al sistema de tesorería de Ripple, empezando por las retenciones en origen y avanzando con éxito hasta llegar a las primas impositivas. Además de los impuestos, el equipo utilizó las importaciones para transferencias entre empresas y terceros. Al usar las nuevas plantillas del módulo Ripple Treasury Payments, Horace Mann configuró un proceso de aprobación centralizado que consolida el proceso de pago y crea un punto único para el control regulatorio.
La solución cumple varios criterios clave, como la reducción del ingreso manual de datos, la creación de un registro de auditoría accesible, la mejora de la previsión de efectivo y la facilitación del procesamiento de pagos, sobre todo para los pagos de impuestos. Los ajustes de última hora ahora son rápidos, fáciles y económicos. El equipo de impuestos ha ahorrado 10 horas de trabajo a la semana, pero sigue ahorrando más. Cuando se complete el proyecto, Horace Mann habrá procesado de manera automática y eficiente casi 100 tipos diferentes de pagos de impuestos.
Resultados
La colaboración de Horace Mann con Ripple Treasury para implementar la solución ha ayudado a la tesorería a anular la falacia de que es el centro de costos de la empresa y, en cambio, a enfatizar su papel como guardián del dinero corporativo. Esto ha elevado el perfil del equipo y se ha ganado el respeto de los altos ejecutivos. El proyecto tributario también ha extendido los beneficios a otros departamentos de Horace Mann más allá de la tesorería.
También ha generado apoyo para otros proyectos, como la integración para inversiones a corto plazo y un portal del mercado monetario. Al final, haber elegido la solución SaaS multiusuario de Ripple Treasury para la gestión de tesorería significa que los esfuerzos de Horace Mann por mejorar sus procesos de pago no solo hicieron que la empresa avanzara, sino que también ayudó a otras organizaciones de tesorería que utilizan Ripple Treasury a mejorar la eficiencia y el cumplimiento.
«El equipo de implementación de Ripple Treasury fue realmente genial a la hora de tomar nuestras ideas y llevarlas a buen término. Nos ayudaron a resolver un problema y, a su vez, otros clientes pueden utilizar esas mismas herramientas».
Rachel Obert
Gerente de Banca e Inversiones de CTP
