Caso de Sucesso
Horace Mann
Fundada "por educadores para educadores" em 1945, a Horace Mann Educators Corporation tinha como objetivo original fornecer seguro automóvel de qualidade e acessível para aqueles na profissão de ensino. A empresa de hoje expandiu-se para seguros de casa, propriedade e vida, bem como anuidades de aposentadoria. Ela atende mais de 4.100 distritos escolares dos EUA e possui quase US$ 10 bilhões em ativos.
A Horace Mann é uma seguradora multiramo. Como tal, a equipe de tesouraria da empresa lida com um alto volume de pagamentos. Estes incluem nada menos que 2.200 pagamentos de impostos anualmente, totalizando US$ 20 milhões.
Cada um dos 40 estados em que a empresa opera impõe suas próprias regulamentações, requisitos de relatórios e formato de relatório para esses pagamentos e exige formatos de adendos específicos para pagamentos de impostos por crédito ACH. A equipe de tesouraria da Horace Mann colaborou com o Ripple Treasury para alterar 180 modelos de adendos no Ripple Treasury, cobrindo 300 campos diferentes. O esforço economizou tempo e melhorou a previsão.
horas de trabalho economizadas por semana
ponto único para supervisão regulatória
tipos de pagamentos de impostos automatizados
Desafios
O departamento de tesouraria de três pessoas da Horace Mann é encarregado de múltiplas responsabilidades. Uma das principais é garantir que os pagamentos de impostos sejam feitos de forma pontual e precisa, em conformidade com os requisitos de cada estado.
Antes de aderir ao Ripple Treasury, o trabalho da equipe era predominantemente manual. O posicionamento de caixa ainda envolvia planilhas Excel, e a conclusão dos pagamentos era um processo repetitivo e demorado que exigia o login em múltiplos portais bancários em várias etapas diferentes. O processo de pagamento de impostos envolvia atividades manuais e redundantes tanto do departamento fiscal quanto da equipe de tesouraria. Como os pagamentos de impostos eram os de maior volume para a equipe de gestão de caixa da Horace Mann, depender de um processo obsoleto acarretava um alto risco de erro humano.
Agravando os desafios de tesouraria da equipe com múltiplos portais bancários, estava o fato de que um número crescente de estados havia abandonado o processo tradicional de pagamento por cheque e começado a solicitar pagamentos eletrônicos ACH. Cada um dos 40 estados onde a Horace Mann opera possui suas próprias regulamentações, requisitos de relatórios e formato de relatório. Novos ou alterados formatos de registro de adendos e informações de contas bancárias estaduais criadas pelos bancos eram comunicados tarde demais ou não eram comunicados à Horace Mann. Assim, muitos pagamentos perdiam o prazo ou eram rejeitados, incorrendo em multas ou penalidades por atraso.
As eficiências da tesouraria foram ainda mais prejudicadas pela ausência de procedimentos estabelecidos, impactando múltiplas áreas das operações da empresa e resultando em um alto volume de itens de conciliação.
Solução
A equipe de tesouraria da Horace Mann trabalhou em parceria com a Ripple Treasury para alterar os modelos de adendos em resposta a mudanças. Entre 300 e 400 modelos para pagamentos de impostos foram importados para o sistema Ripple Treasury, começando com impostos retidos na fonte e progredindo com sucesso para impostos sobre prêmios. Além dos impostos, a equipe utilizou as importações para transferências interempresariais e para terceiros. Usando os novos modelos dentro do módulo de Pagamentos do Ripple Treasury, a Horace Mann estabeleceu um processo de aprovação centralizado que consolida o processo de pagamento e cria um ponto único para escrutínio regulatório.
A solução satisfaz vários critérios-chave, incluindo a redução da entrada manual de dados; a criação de um rastro de auditoria acessível; a melhoria da previsão de caixa; e a facilitação do processamento de pagamentos – acima de tudo para pagamentos de impostos. Ajustes de última hora são agora rápidos, fáceis e baratos. A equipe fiscal economizou 10 horas de trabalho por semana, mas continua a gerar mais economias. Quando o projeto for concluído, a Horace Mann terá automatizado e processado eficientemente quase 100 tipos diferentes de pagamentos de impostos.
Resultados
A colaboração da Horace Mann com a Ripple Treasury para implementar a solução ajudou a tesouraria a desfazer a falácia de que é o centro de custo da empresa, enfatizando, em vez disso, seu papel como guardião do dinheiro corporativo. Isso elevou o perfil da equipe e lhe rendeu respeito no nível da alta gerência. O projeto fiscal também estendeu benefícios a outros departamentos dentro da Horace Mann, além da tesouraria.
Também gerou suporte para outros projetos, como a integração para investimentos de curto prazo e um portal do mercado monetário. No final, ter escolhido a solução SaaS multi-inquilino da Ripple Treasury para gestão de tesouraria significa que os esforços da Horace Mann para melhorar seus processos de pagamento não apenas impulsionaram a empresa, mas também fazem a diferença na eficiência e conformidade para outras organizações de tesouraria que utilizam o Ripple Treasury.
“A equipe de implementação da Ripple Treasury foi excelente em pegar nossas ideias e transformá-las em realidade. Eles nos ajudaram a resolver um problema e, por sua vez, outros clientes podem utilizar essas mesmas ferramentas.”
Rachel Obert
Gerente CTP de Bancos e Investimentos