Success Story
Horace Mann
horas de trabalho economizadas por semana
ponto central para a supervisão regulatória
tipos de pagamentos de impostos automatizados
About
Formada “por educadores para educadores” em 1945, a Horace Mann Educators Corporation originalmente tinha como objetivo fornecer seguro de automóvel acessível e de qualidade para profissionais do ensino. A empresa de hoje se expandiu para seguros de casa, propriedade e vida, além de anuidades de aposentadoria. Atende mais de 4.100 distritos escolares dos EUA e possui quase US$ 10 bilhões em ativos.
A Horace Mann é uma seguradora multilinha. Como tal, a equipe de tesouraria da empresa lida com um alto volume de pagamentos. Isso inclui não menos de 2.200 pagamentos de impostos anualmente, totalizando US$ 20 milhões.
Cada um dos 40 estados em que a empresa opera impõe suas próprias regulamentações, requisitos de relatórios e formato de relatório para esses pagamentos, e exige formatos específicos de addenda para pagamentos de impostos por crédito ACH. A equipe de tesouraria da Horace Mann colaborou com a Ripple Treasury para modificar 180 modelos de addenda na Ripple Treasury, abrangendo 300 campos diferentes. O esforço economizou tempo e melhorou a previsão.
Solutions leveraged:
Challenges
O departamento de tesouraria de três pessoas da Horace Mann tem múltiplas responsabilidades. Uma central é garantir que pagamentos de impostos oportunos e precisos sejam feitos, em conformidade com os requisitos de cada estado.
Antes de contratar a Ripple Treasury, o trabalho da equipe era majoritariamente manual. O posicionamento de caixa ainda envolvia planilhas do Excel, e a conclusão dos pagamentos era um processo repetitivo e demorado, que envolvia fazer login em vários portais bancários em vários estágios diferentes. O processo de pagamento de impostos envolvia atividades manuais redundantes tanto do departamento de impostos quanto da equipe de tesouraria. Como os pagamentos de impostos eram os de maior volume para a equipe de gestão de caixa da Horace Mann, depender de um processo ultrapassado carregava um alto risco de erro humano.
Agravando os desafios de tesouraria da equipe com vários portais bancários, um número crescente de estados havia abandonado o processo tradicional de pagamento por cheque e começou a exigir pagamentos eletrônicos ACH. Cada um dos 40 estados em que a Horace Mann opera possui suas próprias regulamentações, requisitos de relatórios e formato de relatório. Novos ou alterados formatos de registro de addenda e informações de contas bancárias estaduais criadas pelos bancos eram comunicados à Horace Mann tarde demais ou não eram comunicados. Assim, muitos pagamentos perdiam o prazo ou eram rejeitados, gerando multas por atraso ou penalidades.
A eficiência da tesouraria também era prejudicada pela ausência de procedimentos estabelecidos, afetando múltiplas áreas das operações da empresa, resultando em um alto volume de itens de reconciliação.
Solution
A equipe de tesouraria da Horace Mann trabalhou em parceria com a Ripple Treasury para modificar modelos de addenda em resposta às mudanças. Entre 300 e 400 modelos para pagamentos de impostos foram importados para o sistema da Ripple Treasury, começando primeiro com impostos retidos na fonte e progredindo com sucesso para impostos sobre prêmios. Além dos impostos, a equipe usou as importações para transferências intercompanhias e a terceiros. Usando os novos modelos dentro do módulo de Pagamentos da Ripple Treasury, a Horace Mann estabeleceu um processo de aprovação centralizado que consolida o processo de pagamento e cria um ponto único para o escrutínio regulatório.
A solução atende a vários critérios importantes, incluindo redução da entrada manual de dados; criação de uma trilha de auditoria acessível; melhoria da previsão de caixa; e simplificação do processamento de pagamentos — acima de tudo para pagamentos de impostos. Ajustes de última hora agora são rápidos, fáceis e econômicos. A equipe de impostos economizou 10 horas de trabalho por semana, mas continua a desbloquear mais economias. Quando o projeto for concluído, a Horace Mann terá automatizado e processado com eficiência quase 100 tipos diferentes de pagamentos de impostos.
Conclusion
A colaboração da Horace Mann com a Ripple Treasury para implementar a solução ajudou a tesouraria a superar a falácia de que é o centro de custo da empresa, enfatizando, em vez disso, seu papel como guardiã do dinheiro corporativo. Isso elevou o perfil da equipe e conquistou respeito no nível executivo sênior. O projeto de impostos também estendeu benefícios a outros departamentos dentro da Horace Mann, além da tesouraria.
Também gerou apoio para outros projetos, como a integração para investimentos de curto prazo e um portal de mercado monetário. No final, ter escolhido a solução SaaS multi-tenant da Ripple Treasury para a gestão de tesouraria significa que os esforços da Horace Mann para melhorar seus processos de pagamento não apenas fizeram a empresa avançar, mas também ajudam a impulsionar a eficiência e a conformidade para outras organizações de tesouraria que usam a Ripple Treasury.
“Ripple Treasury’s implementation team was really great about taking our ideas and bringing them to fruition. They helped us to solve a problem and, in turn, other clients are able to utilize those same tools.”