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Peak Toolworks
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Peak Toolworks ist ein Hersteller von Sägeblättern und Schneidwerkzeugen für Metall-/Holzbearbeitungswerkzeuge und Holzbearbeitungsprojekte, der Unternehmen in ganz Nordamerika und Kanada bedient. Da man sich auf einen sehr manuellen Prozess zur Erstellung eines 13-Wochen-Cashflows und eines täglichen Bargeldberichts verließ, entschied Ben Stilwell, CFO von Peak Toolworks, dass sein Team von einer cloudbasierten Plattform profitieren würde. Mit dem Ziel, den Zeitaufwand für Forecasting und Bargeldabstimmung zu reduzieren, suchte er nach einer neuen Lösung, die den Prozess vereinfachen würde, indem sie die manuellen Aufgaben der Cash-Forecasting-Prozesse automatisiert.
Solutions leveraged:
Challenges
Die Verwaltung des Cash-Forecastings in Tabellenkalkulationen ist im Wesentlichen ein vollständig manueller Prozess. Die Verwendung einer Excel-basierten Vorlage sowohl für die Erstellung der Prognose auf Geschäftsebene als auch für die Konsolidierung und Berichterstattung auf Treasury-Ebene kann äußerst zeitaufwändig sein.
Lisa Ngo, Buchhalterin bei Peak Toolworks, erklärt, dass das Team 5 Stunden pro Woche benötigte, um die Bargeldposition abzustimmen und eine 13-Wochen-Cashflow-Prognose zu erstellen. „Unser alter Prozess war sehr manuell und zeitaufwändig, da er vollständig auf Excel basierte.“ Jede Woche begann der Prozess montags erneut, und Ben Stilwell, CFO von Peak Toolworks, erhielt die fertige Prognose donnerstags. Jeder Prognosezyklus verarbeitet eine große Datenmenge, und das manuelle Übertragen des Modells kann naturgemäß zu einem gewissen Maß an menschlichen Fehlern führen.
Fest in ihrem Prozess bei Peak Toolworks verankert ist die Erstellung eines täglichen Cash-Flash-Berichts. Das manuelle Exportieren von Kontoauszügen und die tägliche Abstimmung der Zahlen belasteten das Team zusätzlich administrativ. „Es hat zu viel Zeit gekostet, unser Bargeld über unsere verschiedenen Bankkonten abzustimmen“, fügt Ben hinzu.
Wichtige anforderungen
- Eine Plattform für effiziente und genaue Bargeldberichterstattung und -prognose, die sich leicht im gesamten Konzern einführen lässt
- Die Fähigkeit, konzerninterne Bewegungen innerhalb der Gruppe effizienter zu verfolgen und zu verwalten
- Automatisierte Multiwährungskonsolidierung und anpassbare Berichtsfunktionen
- Die Fähigkeit, sofortige und detaillierte Abweichungsanalysen zu erstellen (Ist vs. Prognose und Prognose vs. Prognose)
- Notwendigkeit, täglich schnell einen Cash-Flash-Bericht zu erstellen
Solution
Der weg zur automatisierung
Was früher ein wirklich intensiver Prozess war, wurde optimiert. Wenig überraschend erhöht sich auch die Genauigkeit einer Prognose durch die Automatisierung des Prozesses erheblich.
4 stunden aufwand für die prognoseerstellung pro woche zurückgewonnen
Lisa erzählt uns, dass das Team vor der Nutzung von Ripple Treasury viel Zeit damit verbrachte, Bankdaten einem Excel-Modell zuzuordnen, das sie dann abstimmten und für die Cash-Forecasting-Erstellung nutzten. „Wir verbrachten früher bis zu fünf Stunden pro Woche mit der Abstimmung des Bargelds über die Einheiten hinweg, aber mit Ripple Treasury dauert dieser Prozess jetzt höchstens eine Stunde.“
Mit der eingesparten Zeit und der durch ein zentral gesteuertes Forecasting-Tool gewonnenen Transparenz wollte das Team die Berichterstattung für Private-Equity-Investoren besser unterstützen können. Das System hat zur Verbesserung der Genauigkeit beigetragen und ermöglicht eine detaillierte Analyse, die in Excel unmöglich gewesen wäre.
Vollständig automatisierter täglicher cash-flash-bericht
Lisa erklärt außerdem, dass es vor der Nutzung von Ripple Treasury manchmal mühsam war, den täglichen Cash-Flash-Bericht zu erstellen. „Wir mussten uns früher bei jedem Bankportal anmelden, unsere Bankdaten extrahieren, die Zuordnung durchführen und das Bargeld abstimmen.“ Mit Ripple Treasury lässt sich der Prozess der täglichen Erfassung, Konsolidierung und Klassifizierung von Bankkontodaten automatisieren. Da die Daten nun direkt aus jedem Bankkonto einfließen, verfügt Lisa über eine einzige Quelle aller tatsächlichen Bargeldbestände und Transaktionsinformationen und automatisiert damit den täglichen Cash-Flash, ein zentrales Ergebnis für ihr Managementteam.
Ben erklärt uns außerdem, wie diese Transparenz zu besseren Entscheidungen beiträgt: „Ripple Treasury gibt uns ein Echtzeit-Cash-Management-System, das täglich präzise ist, statt es nur wöchentlich zu überprüfen.“
“Our process has improved dramatically and we have a cash forecast complete by the end of the first business day of the week, versus the 4th day, and we are 100% sure of the accuracy.”
Benefits
Zentralisierte Bargeldberichterstattung: Implementierung einer einheitlichen, cloudbasierten Lösung, die die Cash-Forecasting-Prozesse über mehr als 30 berichtende Einheiten hinweg harmonisierte und manuelle Excel-basierte Systeme ersetzte.
Automatisierte Datenerfassung: Optimierung der Erfassung von Cashflow-Daten, Reduzierung arbeitsintensiver Prozesse und Minimierung von Fehlern im Zusammenhang mit der manuellen Dateneingabe.
Verbessertes Liquiditätsmanagement: Bereitstellung von Tools zur präzisen Bewertung potenzieller Liquiditätsprobleme, wodurch ein proaktives Management der Bargeldressourcen ermöglicht wird.
Verbesserte Prognosegenauigkeit: Verbesserung der Genauigkeit von Cash-Prognosen, was zu einem gesteigerten Vertrauen der Geschäftsleitung führte und als Grundlage für wichtige Entscheidungen dient.
Detaillierte Abweichungsanalyse: Ermöglichung umfassender Abweichungs- und Vergleichsanalysen, wie Ist vs. Prognose und Prognose vs. Prognose, zur Verbesserung finanzieller Erkenntnisse.