La gestión de las previsiones de tesorería en hojas de cálculo es, en esencia, un proceso totalmente manual. El uso de una plantilla basada en Excel tanto para crear la previsión a nivel empresarial como para consolidarla y elaborar informes a nivel de tesorería puede llevar mucho tiempo.

Lisa Ngo, contadora de Peak Toolworks, explica que el equipo tardaba 5 horas a la semana en conciliar la situación de caja y elaborar una previsión de flujo de caja para 13 semanas. «Nuestro antiguo proceso era muy manual y lento, ya que estaba totalmente basado en Excel». Cada semana, el proceso se reiniciaba un lunes y Ben Stilwell, director financiero de Peak Toolworks, recibía la previsión completa un jueves. Cada ciclo de previsión consume una gran cantidad de datos y renovar el modelo manualmente puede provocar, naturalmente, cierto grado de error humano.

En el proceso de Peak Toolworks está integrada la creación de un informe diario de situación de caja. Exportar manualmente los estados de cuenta y conciliar las cifras a diario suponía una carga administrativa adicional para su equipo. «Llevaba demasiado tiempo conciliar el efectivo depositado en nuestras diferentes cuentas bancarias», añade Ben.

• Una plataforma para la elaboración de informes y previsiones de caja eficientes y precisos que se puede implementar fácilmente en todo el grupo
• La capacidad de rastrear y gestionar de manera más eficiente los movimientos entre empresas dentro del grupo
• Funciones automatizadas de consolidación multidivisa y creación de informes personalizables
• La capacidad de producir un análisis de varianza inmediato y detallado (real frente a pronóstico y pronóstico frente a pronóstico)
• Necesidad de producir rápidamente un informe flash de efectivo a diario

El camino hacia la automatización

Lo que antes era un proceso muy intensivo se ha simplificado. Como era de esperar, la precisión de una previsión también aumentará significativamente al automatizar el proceso.

Recuperar 4 horas de esfuerzo de creación de pronósticos cada semana

Lisa nos cuenta que antes de usar Ripple Treasury, el equipo dedicaba mucho tiempo a mapear los datos bancarios en un modelo de Excel que conciliaban y utilizaban para elaborar previsiones de caja. «Nos dedicábamos hasta cinco horas a conciliar el efectivo de las distintas entidades semanalmente, pero con Ripple Treasury, este proceso ahora lleva una hora como máximo».

Con el tiempo ahorrado y la visibilidad obtenida gracias a una herramienta de previsión controlada de forma centralizada, el equipo quería poder respaldar mejor la presentación de informes para los inversores de capital privado. El sistema ha ayudado a aumentar la precisión y a proporcionar un análisis granular que hubiera sido imposible en Excel.

«Nuestro proceso ha mejorado considerablemente y tenemos una previsión de tesorería completa al final del primer día hábil de la semana, en lugar del cuarto día, y estamos seguros al 100% de su precisión».

Ben Stilwell

Director financiero de Peak Toolworks

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Informe flash de efectivo diario totalmente automatizado

Lisa también explica cómo antes de usar Ripple Treasury, a veces resultaba tedioso elaborar el informe diario de caja flash. «Solíamos iniciar sesión en cada portal bancario y extraer nuestros datos bancarios, realizar el mapeo y conciliar el efectivo». Con Ripple Treasury, puedes automatizar el proceso de recopilación, consolidación y clasificación de los datos de las cuentas bancarias a diario. Ahora que los datos llegan directamente desde cada cuenta bancaria, Lisa tiene una fuente única de todos los saldos de caja reales y la información sobre las transacciones, lo que automatiza el flujo de caja diario, un resultado clave para su equipo de gestión.

Ben también nos cuenta cómo esta visibilidad contribuye a una mejor toma de decisiones: «Ripple Treasury nos brinda un sistema de administración de efectivo en tiempo real que es preciso todos los días, en lugar de revisarlo semanalmente».

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Informes de efectivo centralizados: Implementé una solución unificada basada en la nube que armonizó los procesos de previsión de efectivo en más de 30 entidades informadoras, reemplazando los sistemas manuales basados en Excel.

Recopilación automatizada de datos: Optimizó la recopilación de datos de flujo de caja, reduciendo los procesos que requieren mucha mano de obra y minimizando los errores asociados con la entrada manual de datos.

Gestión de liquidez mejorada: Proporcionó herramientas para evaluar con precisión los posibles problemas de liquidez, lo que permite una gestión proactiva de los recursos de efectivo.

Precisión de previsión mejorada: Mejoró la precisión de las previsiones de caja, lo que aumentó la confianza entre la alta dirección y sirvió de base para la toma de decisiones importantes.

Análisis de varianza en profundidad: Permitió un análisis comparativo y de varianza integral, como el real con el pronóstico y el pronóstico con el pronóstico, lo que mejoró los conocimientos financieros.