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Peak Toolworks
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Peak Toolworks es el fabricante de hojas de sierra y herramientas de corte para herramientas de metal/madera y proyectos de carpintería, que atiende a empresas en toda Norteamérica y Canadá. Al depender de un proceso muy manual para elaborar un flujo de caja de 13 semanas y un informe de efectivo diario, Ben Stilwell, CFO de Peak Toolworks, decidió que su equipo se beneficiaría de una plataforma basada en la nube. Con el objetivo de reducir el tiempo dedicado a la previsión y la reconciliación de efectivo, buscó una nueva solución que simplificara el proceso automatizando las tareas manuales involucradas en la previsión de efectivo.
Solutions leveraged:
Challenges
Gestionar la previsión de efectivo en hojas de cálculo es, esencialmente, un proceso completamente manual. Usar una plantilla basada en Excel tanto para crear la previsión a nivel de negocio como para consolidarla e informarla a nivel de tesorería puede consumir enormemente tiempo.
Lisa Ngo, Contadora en Peak Toolworks, explica que al equipo le tomaba 5 horas semanales reconciliar la posición de efectivo y elaborar una previsión de flujo de caja de 13 semanas. “Nuestro antiguo proceso era muy manual y consumía mucho tiempo, ya que se basaba completamente en Excel”. Cada semana el proceso se reiniciaba el lunes, y Ben Stilwell, CFO de Peak Toolworks, recibía la previsión terminada el jueves. Cada ciclo de previsión consume una gran cantidad de datos, y actualizar manualmente el modelo puede naturalmente generar cierto grado de error humano.
Arraigada en su proceso en Peak Toolworks está la creación de un informe diario de flash de efectivo. Exportar manualmente los estados de cuenta y reconciliar cifras a diario suponía una carga administrativa adicional para su equipo. “Estábamos tardando demasiado tiempo en reconciliar nuestro efectivo en las diferentes cuentas bancarias”, añade Ben.
Requisitos clave
- Una plataforma para informes y previsiones de efectivo eficientes y precisos que se pueda implementar fácilmente en todo el grupo
- La capacidad de rastrear y gestionar de manera más eficiente los movimientos intercompañías dentro del grupo
- Consolidación automatizada multidivisa y funciones de informes personalizables
- La capacidad de producir análisis de variación inmediatos y detallados (real frente a previsión y previsión frente a previsión)
- Necesidad de generar rápidamente el informe de flash de efectivo a diario
Solution
El camino hacia la automatización
Lo que antes era un proceso realmente intensivo se ha simplificado. Como es de esperar, la precisión de una previsión también aumentará significativamente al automatizar el proceso.
Recuperando 4 horas de esfuerzo de creación de previsiones cada semana
Lisa nos cuenta que, antes de usar Ripple Treasury, el equipo dedicaba mucho tiempo a mapear los datos bancarios en un modelo de Excel que luego reconciliaban y utilizaban para elaborar la previsión de efectivo. “Solíamos dedicar hasta cinco horas a reconciliar el efectivo entre las entidades semanalmente, pero con Ripple Treasury, este proceso ahora toma como máximo una hora”.
Con el tiempo ahorrado y la visibilidad obtenida gracias a una herramienta de previsión controlada de forma centralizada, el equipo quería poder respaldar mejor los informes para los inversores de capital privado. El sistema ha ayudado a mejorar la precisión y a proporcionar un análisis granular que habría sido imposible en Excel.
Informe diario de flash de efectivo totalmente automatizado
Lisa también explica cómo, antes de usar Ripple Treasury, a veces era tedioso elaborar el informe diario de flash de efectivo. “Solíamos iniciar sesión en cada portal bancario para extraer nuestros datos bancarios, realizar el mapeo y reconciliar el efectivo”. Con Ripple Treasury, se puede automatizar el proceso de recopilación, consolidación y clasificación de los datos de las cuentas bancarias a diario. Con los datos fluyendo ahora directamente desde cada cuenta bancaria, Lisa cuenta con una única fuente de todos los saldos de efectivo reales y la información de transacciones, automatizando el flash de efectivo diario, un resultado clave para su equipo de gestión.
Ben también nos cuenta cómo esta visibilidad contribuye a una mejor toma de decisiones: “Ripple Treasury nos brinda un sistema de gestión de efectivo en tiempo real que es preciso cada día, en lugar de revisarlo semanalmente”.
“Our process has improved dramatically and we have a cash forecast complete by the end of the first business day of the week, versus the 4th day, and we are 100% sure of the accuracy.”
Benefits
Informes de efectivo centralizados: Se implementó una solución unificada basada en la nube que armonizó los procesos de previsión de efectivo en más de 30 entidades informantes, reemplazando los sistemas manuales basados en Excel.
Recopilación de datos automatizada: Se optimizó la recopilación de datos de flujo de caja, reduciendo los procesos que requieren mucha mano de obra y minimizando los errores asociados con la entrada manual de datos.
Gestión de liquidez mejorada: Se proporcionaron herramientas para evaluar con precisión posibles problemas de liquidez, permitiendo una gestión proactiva de los recursos de efectivo.
Mayor precisión de las previsiones: Se mejoró la precisión de las previsiones de efectivo, lo que generó mayor confianza entre la alta dirección y sirvió de base para la toma de decisiones importantes.
Análisis de variación en profundidad: Se habilitó un análisis exhaustivo de variación y comparación, como real frente a previsión y previsión frente a previsión, mejorando la información financiera.