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Peak Toolworks
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A Peak Toolworks é a fabricante de lâminas de serra e ferramentas de corte para ferramentas de metal/madeira e projetos de marcenaria, atendendo empresas em toda a América do Norte e no Canadá. Dependendo de um processo altamente manual para produzir uma previsão de fluxo de caixa de 13 semanas e um relatório diário de caixa, Ben Stilwell, CFO da Peak Toolworks, decidiu que sua equipe se beneficiaria de uma plataforma baseada em nuvem. Com o objetivo de reduzir o tempo dedicado à previsão e à reconciliação de caixa, ele buscou uma nova solução que simplificasse o processo, automatizando as tarefas manuais envolvidas na previsão de caixa.
Solutions leveraged:
Challenges
Gerenciar a previsão de caixa em planilhas é essencialmente um processo totalmente manual. Usar um modelo baseado em Excel tanto para criar a previsão em nível de negócio quanto para consolidar e relatar em nível de tesouraria pode ser extremamente demorado.
Lisa Ngo, Contadora na Peak Toolworks, explica que estava levando 5 horas por semana para a equipe reconciliar a posição de caixa e compilar uma previsão de fluxo de caixa de 13 semanas. “Nosso processo antigo era muito manual e demorado, pois era totalmente baseado em Excel.” Toda semana, o processo era reiniciado na segunda-feira, e Ben Stilwell, CFO da Peak Toolworks, recebia a previsão concluída na quinta-feira. Cada ciclo de previsão consome muitos dados, e reverter o modelo manualmente pode naturalmente levar a um certo grau de erro humano.
Enraizada em seu processo na Peak Toolworks está a criação de um relatório diário de flash de caixa. Exportar manualmente extratos e reconciliar números diariamente estava sobrecarregando administrativamente a equipe. “Estava levando muito tempo para reconciliar nosso caixa em nossas diferentes contas bancárias”, acrescenta Ben.
Requisitos principais
- Uma plataforma para relatórios e previsão de caixa eficientes e precisos, que possa ser implementada facilmente em todo o grupo
- A capacidade de rastrear e gerenciar de forma mais eficiente os movimentos intercompanhias dentro do grupo
- Consolidação automatizada em múltiplas moedas e recursos de relatórios personalizáveis
- A capacidade de produzir análises de variação imediatas e detalhadas (real vs. previsão e previsão vs. previsão)
- Necessidade de produzir rapidamente um relatório de flash de caixa diariamente
Solution
O caminho para a automação
O que antes era um processo muito intenso foi simplificado. Não surpreendentemente, a precisão de uma previsão também aumentará significativamente ao automatizar o processo.
Recuperando 4 horas de esforço de criação de previsão todas as semanas
Lisa nos conta que, antes de usar a Ripple Treasury, a equipe dedicava muito tempo mapeando dados bancários em um modelo do Excel, que depois reconciliavam e usavam para produzir a previsão de caixa. “Costumávamos dedicar até cinco horas por semana reconciliando o caixa entre as entidades, mas com a Ripple Treasury, esse processo agora leva no máximo uma hora.”
Com o tempo economizado e a visibilidade obtida com uma ferramenta de previsão controlada centralmente, a equipe queria poder apoiar melhor os relatórios para investidores de private equity. O sistema ajudou a aumentar a precisão e a fornecer uma análise granular que seria impossível no Excel.
Relatório diário de flash de caixa totalmente automatizado
Lisa também explica como, antes de usar a Ripple Treasury, às vezes era tedioso produzir o relatório diário de flash de caixa. “Costumávamos entrar em cada portal bancário e extrair nossos dados bancários, fazer o mapeamento e reconciliar o caixa.” Com a Ripple Treasury, é possível automatizar o processo de coleta, consolidação e classificação de dados de contas bancárias diariamente. Com os dados fluindo diretamente de cada conta bancária, Lisa tem uma única fonte de todos os saldos de caixa reais e informações de transações, automatizando o flash de caixa diário, um resultado essencial para sua equipe de gestão.
Ben também nos conta como essa visibilidade contribui para uma melhor tomada de decisões: “A Ripple Treasury nos dá um sistema de gestão de caixa em tempo real que é preciso todos os dias, em vez de revisá-lo semanalmente.”
“Our process has improved dramatically and we have a cash forecast complete by the end of the first business day of the week, versus the 4th day, and we are 100% sure of the accuracy.”
Benefits
Relatórios de caixa centralizados: Implementação de uma solução unificada baseada em nuvem que harmonizou os processos de previsão de caixa em mais de 30 entidades informantes, substituindo sistemas manuais baseados em Excel.
Coleta automatizada de dados: Otimização da coleta de dados de fluxo de caixa, reduzindo processos intensivos em mão de obra e minimizando erros associados à entrada manual de dados.
Gestão de liquidez aprimorada: Fornecimento de ferramentas para avaliar com precisão possíveis problemas de liquidez, permitindo uma gestão proativa dos recursos de caixa.
Maior precisão nas previsões: Melhoria na precisão das previsões de caixa, gerando maior confiança entre a alta gestão e servindo como base para decisões importantes.
Análise de variação detalhada: Viabilização de análises abrangentes de variação e comparação, como real vs. previsão e previsão vs. previsão, aprimorando os insights financeiros.