Peak Toolworks

Gerir a previsão de caixa em folhas de cálculo é essencialmente um processo totalmente manual. Usar um modelo baseado em Excel tanto para criar a previsão a nível de negócio como para consolidar e reportar a nível de tesouraria pode ser extremamente demorado.

Lisa Ngo, Contabilista da Peak Toolworks, explica que a equipa demorava 5 horas por semana a reconciliar a posição de caixa e a compilar uma previsão de fluxo de caixa de 13 semanas. “O nosso processo antigo era muito manual e demorado, pois era inteiramente baseado em Excel.” Todas as semanas, o processo recomeçava à segunda-feira e Ben Stilwell, CFO da Peak Toolworks, recebia a previsão concluída à quinta-feira. Cada ciclo de previsão consome muitos dados e a transição manual do modelo pode naturalmente levar a um certo grau de erro humano.

Integrado no processo da Peak Toolworks está a criação de um relatório rápido de caixa diário. Exportar extratos manualmente e reconciliar valores diariamente estava a colocar um fardo administrativo extra na sua equipa. “Estava a demorar demasiado tempo a reconciliar o nosso caixa nas nossas diferentes contas bancárias”, acrescenta Ben.

• Uma plataforma para relatórios e previsões de caixa eficientes e precisos que possa ser implementada facilmente em todo o grupo
• A capacidade de rastrear e gerir de forma mais eficiente os movimentos interempresariais dentro do grupo
• Consolidação automatizada de várias moedas e funcionalidades de relatórios personalizáveis
• A capacidade de produzir análises de variância imediatas e detalhadas (real vs previsão e previsão vs previsão)
• Necessidade de produzir rapidamente um relatório flash de caixa diariamente

O Caminho para a Automação

O que antes era um processo muito intensivo foi simplificado. Não surpreendentemente, a precisão de uma previsão também aumentará significativamente ao automatizar o processo.

Recuperando 4 horas de esforço na criação de previsões toda semana

Lisa nos conta que, antes de usar o Ripple Treasury, a equipe gastava muito tempo mapeando dados bancários para um modelo Excel que eles reconciliavam e usavam para produzir previsões de caixa. “Gastávamos até cinco horas reconciliando o caixa entre as entidades semanalmente, mas com o Ripple Treasury, esse processo agora leva no máximo uma hora”.

Com o tempo economizado e a visibilidade obtida com uma ferramenta de previsão controlada centralmente, a equipe queria poder dar um suporte melhor aos relatórios para investidores de private equity. O sistema ajudou a aumentar a precisão e a fornecer análises granulares que seriam impossíveis no Excel.

“Nosso processo melhorou drasticamente e temos uma previsão de caixa completa até o final do primeiro dia útil da semana, em vez do 4º dia, e temos 100% de certeza da precisão.”

Ben Stilwell

Diretor Financeiro, Peak Toolworks

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Relatório Flash de Caixa Diário Totalmente Automatizado

Lisa também explica como, antes de usar o Ripple Treasury, era por vezes tedioso produzir o relatório flash de caixa diário. “Costumávamos entrar em cada portal bancário e extrair nossos dados bancários, realizar o mapeamento e reconciliar o caixa.” Com o Ripple Treasury, é possível automatizar o processo de coleta, consolidação e classificação de dados de contas bancárias diariamente. Com os dados agora fluindo diretamente de cada conta bancária, Lisa tem uma única fonte de todos os saldos de caixa reais e informações de transações, automatizando o relatório flash de caixa diário, um resultado chave para sua equipe de gestão.

Ben também nos conta como essa visibilidade contribui para uma melhor tomada de decisões “O Ripple Treasury nos oferece um sistema de gestão de caixa em tempo real que é preciso todos os dias, em vez de revisar isso semanalmente.”

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Relatórios de Caixa Centralizados: Implementou uma solução unificada e baseada em nuvem que harmonizou os processos de previsão de caixa em mais de 30 entidades de relatórios, substituindo sistemas manuais baseados em Excel.

Coleta de Dados Automatizada: Otimizou a recolha de dados de fluxo de caixa, reduzindo processos intensivos em mão de obra e minimizando erros associados à entrada manual de dados.

Gestão de Liquidez Melhorada: Forneceu ferramentas para avaliar com precisão potenciais problemas de liquidez, permitindo uma gestão proativa dos recursos de caixa.

Precisão de Previsão Aprimorada: Melhorou a precisão das previsões de caixa, levando a um aumento da confiança entre a gestão sénior e servindo de base para tomadas de decisão significativas.

Análise de Variação Aprofundada: Possibilitou uma análise de variação e comparativa abrangente, como real vs. previsto e previsto vs. previsto, aprimorando os conhecimentos financeiros.