2016 implementierte Baird ein Treasury Management System (TMS) für das Cash- und Liquiditätsmanagement sowie für Zahlungen — eine relativ neue Anwendung für Makler und Vermögensverwaltung. Als Kundendienstunternehmen galt es, Prozesse zu verbessern, Fehler zu reduzieren und das Reputationsrisiko zu minimieren. Der Arbeitsaufwand, der den Abrechnungszyklus ausmacht, war immer arbeitsintensiver geworden, und Baird musste den gesamten Papierkram erledigen, um die Gelder auf und von den richtigen Konten weiterzuleiten. Dies wurde manuell von einer dreiköpfigen Finanzabteilung erledigt.

Die Evaluierung der Treasury-Management-Systeme ergab, dass Baird Funktionen benötigte, die über die Funktionen hinausgehen, die die TMS Rules Engines „sofort einsatzbereit“ für die automatische Buchung von Zahlungen im Kundenbuch bieten. Um nachzuweisen, dass es sich bei den Daten, die zur Buchung an das Hauptbuch weitergeleitet wurden, tatsächlich um gute und gültige Daten handelte, war ein intelligenteres und intelligenteres System erforderlich, das diese Aufzeichnungen erfassen und dann mit dem Backoffice-System abgleichen konnte.

Es war zwar klar, dass das Treasury von einem TMS profitieren würde, aber es war immer noch eine Automatisierung auf höherer Ebene erforderlich. In Zusammenarbeit mit dem ausgewählten TMS-Anbieter wurde eine Strategie zur Automatisierung eines Straight-Through-Prozesses in Echtzeit entwickelt. Darüber hinaus hatten einige Mitglieder der IT-Abteilung von Baird nach einem Anwendungsfall für den Aufbau eines Webservers zum Hosten von APIs gesucht und sich an diesem Projekt beteiligt, um diese gehostete Umgebung mit der Absicht zu erstellen, sie für andere Anwendungen im gesamten Unternehmen zu skalieren. Für dieses Projekt ermöglichen APIs dem TMS, mit Front- und Backoffice-Systemen zu kommunizieren, und das Backoffice-System kann dem TMS mitteilen, dass die Nummer, die es sendet, gültig ist.

Das TMS kann es dann als gute Anweisung validieren. Fehlgeschlagene Treffer werden zur weiteren Analyse in eine Ausnahmewarteschlange gestellt. Baird hostet alle Daten in seinem Backoffice-System und veröffentlicht Datenknoten für ganz bestimmte Punkte auf dem Webserver. Es möchte jedoch nicht, dass das TMS Zugriff auf alle persönlichen Kundendaten hat, die ein Datensatz enthalten könnte. Die APIs ermöglichen diesen diskreten Zugriff auf Informationen durch das TMS.

Experten für Corporate Treasury sind die Change Agents, die benötigt werden, um Innovationen in allen Partnerökosystemen voranzutreiben. Banken beginnen, APIs und andere Technologien zu verwenden, um das Geschäft mit Unternehmen zu verbessern, aber sie brauchen Unternehmen, die Innovationen mit Projekten wie diesem initiieren. Durch die Kombination einer mehrinstanzenfähigen SaaS-Treasury-Lösung, der API-Technologie und der RPA-Prinzipien ist dies nicht nur eine Lösung für Baird, sondern auch eine Grundlage für die gesamte Corporate Treasury-Branche, um eine direkte Verarbeitung von Transaktionen in Echtzeit zu erreichen. Dies wird durch die vielen Fragen deutlich, die Baird von Kollegen aus dem Bereich Corporate Treasury zu diesem Projekt erhält.

Die Automatisierung von Kundentransaktionen in Echtzeit an das Backoffice-System hat das Risiko menschlicher Fehler reduziert, Zeit gespart, das Volumen erhöht und dazu geführt, dass mehr getan werden konnte, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Die Lösung ermöglicht es Baird, einige der Frontend-Prozesse vom Treasury auf die jeweiligen Geschäftsbereiche zu verlagern, wie es die Best Practice vorschreibt. Die Automatisierung des GL-Prozesses, und zwar so, dass die Daten validiert werden können, bedeutet, dass ein Mitarbeiter nicht jedes Mal, wenn es eine Übereinstimmung gibt, das Hauptbuch durchsuchen muss, um zu überprüfen, ob es sich um eine gute Übereinstimmung handelt.

Die Vorteile für Baird insgesamt sind Risikominderung und erstklassiger Kundenservice. Baird verfügt jetzt auch über einen API-Webserver, der unternehmensweit für Anwendungen zur Unterstützung des Unternehmens verwendet wird.

„Die Treasury- und Finanzteams erhalten zwar die Anerkennung, aber es war wirklich eine Zusammenarbeit zwischen IT, Risiko, Finanzen und Betrieb. Als unsere Kollegen aus der IT-Branche 2015 die Idee zur Verwendung von APIs präsentierten, verstanden nur wenige von uns auf der „Geschäftsseite“, was das bedeutete, wir hatten nur eine Vision. Es bedurfte einer Teamleistung, um diese Vision in die Realität umzusetzen, und der Ehrgeiz, auf etwas Modernes zu drängen. Es erwies sich als entscheidend, die richtigen Geschäftspartner im TMS-Bereich zu finden, ebenso wie die Fähigkeit, enge Beziehungen zu unseren Banken zu nutzen. Die Tatsache, dass dieses Projekt fast vier Jahre später immer noch für seine Innovationen im Bereich Treasury ausgezeichnet wird, obwohl APIs heute eine häufig verwendete Lösung sind, zeigt wirklich, wo wir uns zu der Zeit befanden. Wir hoffen, dass dieses Projekt andere Treasurer dazu inspiriert, täglich Innovationen zu entwickeln, in Ihrem Unternehmen als Change Agents zu agieren und niemals daran zu zweifeln, was durch Zusammenarbeit erreicht werden kann „, sagt Steve Huse, SVP Ops, Capital Market Operations, Baird.

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„In unserem Geschäft sind unser Name und unsere Marke alles. Bei all dem Geld, das jeden Tag durch unsere Türen fließt, steht ein großes Reputationsrisiko auf dem Spiel. Unser TMS ist ein großartiges und ausgefallenes Reporting-Tool, aber es ist zu 100% ein Instrument zur Risikominderung.“

Steve Huse, Senior Vice President

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