En 2016, Baird estaba implementando un sistema de gestión de tesorería (TMS) para la gestión del efectivo y la liquidez y los pagos, una aplicación relativamente nueva para el corretaje y la gestión patrimonial. Su objetivo era mejorar los procesos, reducir los errores y minimizar el riesgo de reputación como empresa de servicio al cliente. La cantidad de trabajo que conforma el ciclo de liquidación se había vuelto cada vez más laboriosa y Baird necesitaba mantener todo el papeleo en marcha para enviar los fondos hacia y desde las cuentas correspondientes. Esto lo hacía manualmente un departamento de tesorería compuesto por tres personas.

La evaluación de los sistemas de gestión de tesorería reveló que Baird necesitaba capacidades superiores a las que ofrecen los motores de reglas del TMS «listas para usar» para reservar automáticamente los pagos en el libro mayor de clientes. Se necesitaba algo cada vez más inteligente, capaz de capturar ese registro y luego validarlo con el sistema administrativo, para demostrar que los datos que se enviaban al libro mayor para registrarlos eran, de hecho, datos correctos y válidos.

Si bien estaba claro que la tesorería obtendría valor de un TMS, aún se requería un mayor nivel de automatización. En colaboración con el proveedor de TMS elegido, se desarrolló una estrategia para automatizar un proceso directo y en tiempo real. Además, algunos miembros del grupo de TI de Baird buscaban un caso práctico para crear un servidor web que alojara las API y se centraron en este proyecto para crear ese entorno hospedado con la intención de ampliarlo a otras aplicaciones de la empresa. Para este proyecto, las API permiten al TMS comunicarse con los sistemas de administración y administración, y permiten que el sistema administrativo le diga al TMS que el número que está enviando es correcto.

El TMS puede entonces validarla como una buena instrucción. Las partidas fallidas pasan a una cola de excepciones para su posterior análisis. Baird aloja todos los datos en su sistema administrativo y publica nodos de datos en el servidor web para puntos muy específicos, pero no quiere que el TMS tenga acceso a todos los datos personales de los clientes que pueda contener un registro. Las API permiten este acceso discreto a la información por parte del TMS.

Los profesionales de tesorería corporativa son los agentes de cambio necesarios para impulsar la innovación en los ecosistemas de socios. Los bancos están empezando a utilizar las API y otras tecnologías para mejorar los negocios con las empresas, pero necesitan que las empresas inicien la innovación con proyectos como este. Al combinar una solución SaaS de tesorería multiusuario, la tecnología API y los principios de la RPA, no solo es una solución para Baird, sino también una base para que el sector de tesorería corporativa en su conjunto logre procesar las transacciones de forma directa y en tiempo real. Esto es evidente a través de las numerosas preguntas que Baird recibe sobre este proyecto por parte de sus homólogos de tesorería corporativa.

La automatización de las transacciones de los clientes en tiempo real con el sistema administrativo ha reducido el riesgo de errores humanos, ha ahorrado tiempo, ha aumentado el volumen y ha permitido hacer más sin aumentar la plantilla. La solución permite a Baird transferir algunos de los procesos iniciales de la tesorería a las respectivas unidades de negocio, tal y como dictan las mejores prácticas. Automatizar el proceso contable y hacerlo de forma que los datos puedan validarse significa que, cada vez que haya una coincidencia, un asociado no tendrá que buscar en la contabilidad general para intentar comprobar que se trata de una buena coincidencia.

Los beneficios para Baird en general son la mitigación de riesgos y un servicio al cliente de vanguardia. Baird ahora también cuenta con un servidor web de API que se utiliza en las aplicaciones de toda la empresa para respaldar el negocio.

«Si bien los equipos de tesorería y finanzas están cosechando el reconocimiento, en realidad se trató de un esfuerzo de colaboración entre TI, riesgos, finanzas y operaciones. Cuando nuestros colegas de TI presentaron la idea de usar la API en 2015, pocos de los que formábamos parte del sector empresarial entendíamos lo que eso significaba, solo teníamos una visión. Fue necesario el esfuerzo de un equipo para convertir esa visión en realidad y la ambición de impulsar algo innovador. Encontrar los socios comerciales adecuados en el ámbito de los TMS demostró ser vital, así como la capacidad de aprovechar los estrechos vínculos con nuestros bancos. El hecho de que, casi cuatro años después, este proyecto siga siendo reconocido por su innovación en materia de tesorería, a pesar de que las API son ahora una solución de uso común, demuestra realmente dónde nos encontrábamos en ese momento. Esperamos que este proyecto inspire a otros tesoreros corporativos a innovar a diario, a ser agentes de cambio en su organización y a no dudar nunca de lo que se puede lograr mediante la colaboración», afirma Steve Huse, vicepresidente sénior de operaciones de operaciones del mercado de capitales de Baird.

‍

«En nuestro negocio, nuestro nombre y nuestra marca lo son todo. Con todo ese efectivo que entra por nuestras puertas todos los días, hay mucho en juego en relación con el riesgo para la reputación. Nuestro TMS es una excelente y sofisticada herramienta de elaboración de informes, pero es una herramienta que reduce al 100% los riesgos».

Steve Huse, vicepresidente sénior

‍