Success Story
Baird
About
Baird es una firma de gestión patrimonial, mercados de capitales, gestión de activos y capital privado propiedad de sus empleados, con activos de clientes que superan los 200,000 millones de dólares. Presta servicios a individuos, familias, empresas y comunidades en todo Estados Unidos, así como a clientes institucionales desde más de 100 oficinas en tres continentes.
Solutions leveraged:
Challenges
En 2016, Baird estaba implementando un sistema de gestión de tesorería (TMS) para la gestión de efectivo y liquidez y los pagos, una aplicación relativamente nueva para el sector de corretaje y gestión patrimonial. Buscaba mejorar procesos, reducir errores y minimizar el riesgo reputacional como negocio de servicio al cliente. La cantidad de trabajo que compone el ciclo de liquidación se había vuelto cada vez más intensiva en mano de obra, y Baird necesitaba mantener en movimiento toda la documentación para dirigir fondos hacia y desde las cuentas correctas. Esto se realizaba manualmente, mediante un departamento de tesorería de tres personas.
La evaluación de los sistemas de gestión de tesorería reveló que Baird necesitaba capacidades adicionales a las que ofrecen de forma estándar los motores de reglas de los TMS para registrar automáticamente los pagos en el libro mayor de clientes. Se requería algo más inteligente y sofisticado que pudiera capturar ese registro y luego validarlo contra el sistema de back office, para demostrar que los datos que se enviaban al libro mayor para su registro eran, en efecto, datos correctos y válidos.
Solution
Si bien estaba claro que la tesorería obtendría valor de un TMS, se seguía necesitando una automatización de mayor nivel. En colaboración con el proveedor de TMS elegido, se desarrolló una estrategia para automatizar un proceso directo (straight through) en tiempo real. Además, algunos miembros del grupo de TI de Baird habían estado buscando un caso de uso para construir un servidor web que alojara APIs, y aprovecharon este proyecto para construir ese entorno alojado con la intención de escalarlo para otras aplicaciones en toda la empresa. Para este proyecto, las APIs permiten que el TMS se comunique con los sistemas de front y back office, y permiten que el sistema de back office le indique al TMS que el número que está enviando es correcto.
El TMS puede entonces validarlo como una instrucción correcta. Las coincidencias fallidas se envían a una cola de excepciones para su análisis posterior. Baird alberga todos los datos en su sistema de back office y publica nodos de datos en el servidor web para puntos muy específicos, pero no desea que el TMS tenga acceso a todos los datos personales de los clientes que un registro pueda contener. Las APIs permiten este acceso discreto a la información por parte del TMS.
“In our business, our name and our brand is everything. With all that cash flowing through our doors each day, there’s a lot on the line in reputational risk. Our TMS is a great and fancy reporting tool, but it is 100% a risk-mitigation tool.”
Benefits
La automatización de las transacciones de clientes en tiempo real hacia el sistema de back office ha reducido el riesgo de error humano, ahorrado tiempo, aumentado el volumen y permitido hacer más sin incrementar la plantilla. La solución permite a Baird trasladar algunos de los procesos de front-end fuera de tesorería hacia las respectivas unidades de negocio, como dictan las mejores prácticas. Automatizar el proceso del libro mayor, y hacerlo de una manera que permita validar los datos, significa que cada vez que hay una coincidencia, un colaborador no necesita buscar en el libro mayor general para intentar validar que es una buena coincidencia.
Los beneficios para Baird en general son la mitigación de riesgos y un servicio al cliente de vanguardia. Baird ahora también cuenta con un servidor web de API que se utiliza para aplicaciones en toda la empresa para respaldar el negocio.
“Aunque los equipos de tesorería y finanzas están recibiendo el reconocimiento, este fue en realidad un esfuerzo colaborativo entre TI, riesgo, finanzas y operaciones. Cuando nuestros colegas de TI presentaron la idea de usar API en 2015, pocos de nosotros en el ‘lado del negocio’ entendíamos lo que eso significaba; solo teníamos una visión. Se necesitó un esfuerzo de equipo para convertir esa visión en realidad, y la ambición de impulsar algo de vanguardia. Encontrar los socios de negocio adecuados en el espacio de los TMS resultó vital, así como la capacidad de aprovechar las estrechas relaciones con nuestros bancos. El hecho de que casi cuatro años después este proyecto siga siendo reconocido por la innovación en tesorería, incluso con las API ahora como una solución de uso común, realmente muestra en qué punto estábamos en ese momento. Esperamos que este proyecto inspire a otros tesoreros corporativos a innovar a diario, a ser agentes de cambio dentro de sus organizaciones, y a no dudar nunca de lo que se puede lograr mediante la colaboración”, dice Steve Huse, SVP de Operaciones, Operaciones de Mercados de Capital, Baird.