2013 stellte das Treasury-Team von Charter Hall fest, dass ein zentralisiertes Treasury-Modell erforderlich ist, das Front-, Middle- und Backoffice-Funktionen für alle Charter Hall-Fonds umfasst — jeder mit seinen eigenen Kreditfazilitäten. Stuart King, Group Treasurer, und Ian Ko, Treasury Operations Manager bei Charter Hall, leiteten die Umstrukturierung und entschieden sich für das Ripple Treasury Management System (TMS), das eine Schlüsselrolle bei der Umstrukturierung des Finanzmanagements spielen sollte.

„Die unmittelbaren Ergebnisse der GL-Schnittstelle waren signifikant. Was ursprünglich 20 Fondsbuchhalter pro Tag und Monat für die Bearbeitung von 25 Fonds benötigten, wird jetzt zentral über eine automatisierte Schnittstelle verwaltet. Diese Prozessverbesserung hat es den Fondsbuchhaltern ermöglicht, von der Datenverarbeitung überzugehen und sich auf andere wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.“

Ian Ko

Leiter des Finanzbetriebs

‍

Die Umstrukturierung des Treasury-Managements war auf die Notwendigkeit zurückzuführen, die internen Prozesse zu verbessern und eine bessere Integration mit den verschiedenen Teams in Charter Hall aufzubauen.

Nach einer ausführlichen Untersuchung des Umfangs und der Zusammenarbeit mit mehreren Interessenträgern wurden die wichtigsten Systemanforderungen identifiziert.

Diese waren:

• Neugestaltung und Stärkung der Treasury-Aktivitäten mit einer durchgesetzten internen Kontrollstruktur.

• Implementierung einer Schnittstelle für das Hauptbuch (GL), um die Buchung von Finanzbuchhaltungsereignissen zu automatisieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren.

• Harmonisierung der Rechnungslegungsgrundsätze von Charter Hall im gesamten Unternehmen.

• Automatisierung von Treasury-Berechnungen.

• Verbesserte Systemstabilität, Zuverlässigkeit und Flexibilität durch den Einsatz einer robusten SQL-Back-End-Infrastruktur, auf die über einen privaten Cloud-Dienst zugegriffen wird.

• Ausgelagerter Notfallwiederherstellungsplan.

‍

Während des gesamten Implementierungszeitraums nahm Charter Hall an internen und externen Audits teil, um sicherzustellen, dass die Lösung durchführbar ist und dass das Projekt wichtige Meilensteine erreicht. Dieser Prozess führte zur Identifizierung unvorhergesehener Probleme und neuer Möglichkeiten, was bedeutete, dass sich die Anforderungen an den Umfang je nach Bedarf änderten. Während dieses Prozesses war das Implementierungsteam von Ripple Treasury in der Lage, schnell und effektiv auf die Bedenken des Treasury-Teams von Charter Hall zu reagieren, alle Probleme zu lösen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, um neuen oder sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Ian Ko erklärt: „Corporate Treasuries sind häufig mit laufenden und notwendigen internen Maßnahmen konfrontiert, um die erfolgreiche Umsetzung von Projekten dieser Art, dieses Umfangs und dieser Größenordnung sicherzustellen. Dieser interne Druck kann zwar oft zu Verzögerungen bei Projekten führen, aber die Flexibilität, die Ripple Treasury bieten konnte, ermöglichte es, das Projekt mit minimalen Unterbrechungen voranzutreiben. Dies ermöglichte eine zeitnahe und erfolgreiche Umsetzung.“

Nachdem die endgültige, überarbeitete Lösung implementiert und die Benutzerakzeptanztests abgeschlossen waren, überprüften und unterzeichneten die internen und externen Auditoren von Charter Hall das TMS, um sicherzustellen, dass es den vom Unternehmen festgelegten Standards entsprach.

‍

Die Implementierung des neuen Treasury-Management-Systems hat Charter Hall bereits gute Ergebnisse gebracht, vor allem durch Zeitersparnis, verbesserte Workflow-Prozesse und die Automatisierung komplexer Berechnungen.

GL-Schnittstelle: Einer der wichtigsten Erfolge seit der Einführung des Ripple Treasury-Systems ist die GL-Schnittstellenlösung, mit der zuvor manuell verarbeitete GL-Journale erfolgreich in Yardi — das bevorzugte Buchhaltungssystem von Charter Hall — automatisiert wurden. Durch die Implementierung der Schnittstelle wurde ein früher manueller Prozess, der die Produktion von 1500 Zeilen von GL-Journalen pro Monat erforderte, grundlegend verändert. Durch die Automatisierung dieses Prozesses konnten schätzungsweise 20 Arbeitstage pro Monat eingespart werden. Hinzu kamen die mit diesen Arbeitsstunden verbundenen Gemeinkosten.

Durch die Automatisierung der GL-Zeitschriften wurden auch die internen Kontrollen erheblich verbessert, da das Risiko menschlicher Fehler und betrügerischer Aktivitäten verringert wurde. Im Rahmen der GL-Lösung führte Charter Hall einen Prozess ein, um die buchhalterische Behandlung aller Treasury-Transaktionen für alle Charter Hall-Fonds zu harmonisieren, wobei die buchhalterische Behandlung zentral über GL Mapping innerhalb von Ripple Treasury verwaltet wurde.

‍

Automatisierung von Treasury-Berechnungen: Berechnungen des Finanzministeriums wie Rückstellungen für Schulden, Derivate und Gebühren sowie Amortisationen wurden zuvor manuell in Tabellenkalkulationen berechnet, was das Fehlerrisiko erhöhte. Durch die Automatisierung dieser Berechnungen im Finanzbereich wurden die Auswirkungen menschlicher Fehler bei der Erstellung dieser Zahlen reduziert und alle konzernweit verwendeten uneinheitlichen Methoden beseitigt.

Amortisation: Bei der Implementierung des neuen Treasury-Management-Systems wurde die Notwendigkeit erkannt, die Abschreibungen von Vermögenswerten zu erfassen und zu melden. Infolgedessen wurde der Umfang des Projekts auf die Amortisation von Kreditkosten ausgedehnt. Die Tilgungspläne wurden zentral innerhalb von Ripple Treasury verwaltet, sodass während der gesamten Laufzeit der Kreditkosten regelmäßige Journale erstellt wurden.

‍