En 2013, el equipo de tesorería de Charter Hall identificó la necesidad de un modelo de tesorería centralizado que abarcara las funciones administrativas, intermedias y administrativas para todos los fondos de Charter Hall, cada uno con sus propias líneas de crédito. Stuart King, tesorero del grupo, e Ian Ko, director de operaciones de tesorería de Charter Hall, dirigieron la reestructuración y seleccionaron el sistema de gestión de tesorería (TMS) Ripple Treasury para que desempeñara un papel clave en la reestructuración de la gestión de la tesorería.

«Los resultados inmediatos de la interfaz GL fueron significativos. Lo que en un principio tardaban 20 contadores de fondos al día en procesar 25 fondos, ahora se gestiona de forma centralizada mediante una interfaz automatizada. Esta mejora del proceso ha permitido a los contadores de fondos pasar de una función de procesamiento de datos a centrarse en otras actividades de valor añadido».

Ian Ko

Gerente de Operaciones de Tesorería

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La reestructuración de la gestión de tesorería se debió a la necesidad de mejorar los procesos internos y lograr una mejor integración con los distintos equipos de Charter Hall.

Tras un detallado ejercicio de análisis y un enlace con múltiples partes interesadas, se identificaron los requisitos clave del sistema.

Estas fueron las siguientes:

• Rediseño y fortalecimiento de las operaciones de tesorería con una estructura de control interno impuesta.

• Implementación de una interfaz de contabilidad general (GL) para automatizar el registro de los eventos de contabilidad de tesorería y reducir la participación manual.

• Armonización de los principios contables de Charter Hall en toda la empresa.

• Automatización de los cálculos de tesorería.

• Mejora de la estabilidad, confiabilidad y flexibilidad del sistema mediante el uso de una sólida infraestructura de back-end de SQL y el acceso a través de un servicio de nube privada.

• Plan de recuperación ante desastres subcontratado.

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Durante todo el período de implementación, Charter Hall participó en auditorías internas y externas para garantizar la viabilidad de la solución y que el proyecto cumplía con los hitos clave. Este proceso dio como resultado la identificación de problemas imprevistos y nuevas oportunidades, lo que supuso que los requisitos de análisis cambiaran según fuera necesario. A lo largo de este proceso, el equipo de implementación de Ripple Treasury pudo responder a las inquietudes planteadas por el equipo de tesorería de Charter Hall de manera rápida y efectiva, resolviendo cualquier problema y creando soluciones personalizadas para cumplir con cualquier requisito nuevo o variable.

Ian Ko explica: «Las tesorerías corporativas a menudo se enfrentan a medidas internas continuas y necesarias para garantizar la ejecución exitosa de algo de esta naturaleza, alcance y tamaño. Si bien esta presión interna a menudo puede provocar retrasos en los proyectos, la flexibilidad que Ripple Treasury pudo ofrecer permitió que el proyecto avanzara con una interrupción mínima. Esto permitió una implementación oportuna y exitosa».

Una vez que se implementó la solución final rediseñada y se completaron las pruebas de aceptación de los usuarios, los auditores internos y externos de Charter Hall revisaron y aprobaron el TMS para garantizar que cumplía con los estándares establecidos por la empresa.

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La implementación del nuevo sistema de gestión de tesorería ya ha dado buenos resultados para Charter Hall, sobre todo gracias al ahorro de tiempo, la mejora de los procesos de flujo de trabajo y la automatización de cálculos complejos.

Interfaz GL: Uno de los principales éxitos de la adopción del sistema Ripple Treasury es su solución de interfaz GL, que permitió automatizar con éxito los diarios contables previamente procesados manualmente en Yardi—el sistema de contabilidad preferido de Charter Hall. La implementación de la interfaz transformó un proceso que antes era manual y que requería producir 1500 líneas de diarios contables al mes. La automatización de este proceso permitió ahorrar aproximadamente 20 días de trabajo al mes, además de los gastos generales asociados a estas horas de trabajo.

La automatización de las revistas contables también mejoró significativamente los controles internos al mitigar el riesgo de errores humanos y actividades fraudulentas. Como parte de la solución GL, Charter Hall llevó a cabo un proceso para armonizar el tratamiento contable de todas las transacciones de tesorería en todos los fondos de Charter Hall, gestionando el tratamiento contable de forma centralizada mediante GL Mapping en Ripple Treasury.

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Automatización de los cálculos de tesorería: Los cálculos de tesorería, como las acumulaciones de deuda, los derivados y las comisiones, y la amortización, anteriormente se calculaban manualmente en hojas de cálculo, lo que aumentaba el riesgo de error. La automatización de estos cálculos de tesorería redujo el impacto del error humano a la hora de generar estas cifras y eliminó cualquier metodología incoherente utilizada en todo el Grupo.

Amortización: Al implementar el nuevo sistema de gestión de tesorería, se dio cuenta de la necesidad de capturar e informar sobre la amortización de los activos. Como resultado, el alcance del proyecto se amplió para cubrir la amortización de los costos de los préstamos, gestionando los cronogramas de amortización de forma centralizada en Ripple Treasury para producir registros periódicos durante toda la vida de los costos del préstamo.

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