Seit mehr als 75 Jahren ist das US-Unternehmen Richardson Electronics ein globaler Anbieter von technischen Lösungen und ein führender Anbieter von elektronischen Komponenten für den Markt für elektronische Geräte. In dieser Fallstudie wird beschrieben, wie Richardson, das inzwischen in mehr als 30 verschiedenen Ländern tätig ist, Treasury-Technologie einführte, um den Überblick über und die Kontrolle über sein globales Bargeld zu gewinnen.

Richardson betreibt nur eine kleine Finanzabteilung mit einem stellvertretenden Kassenverwalter und ich als Treasury Manager, der dem Chief Financial Officer (CFO) unterstellt ist. Zu den Aufgaben des Finanzministeriums gehören das globale Bankbeziehungsmanagement, das Treasury- und Versicherungsrisikomanagement, das globale Cash-Management und Investitionen, die Verwaltung des globalen Kartenprogramms des Unternehmens, die Verwaltung des 401 (k) -Pensionsplans, die Rückführung von Bargeld und der Aktienrückkauf.

Das monatliche Zahlungsvolumen des Unternehmens für das US-Geschäft umfasst rund 506 automatische Clearinghaus-Transaktionen (ACH), 74 Überweisungen, 28 Schecks und für Europa 242 Transaktionen im einheitlichen Euro-Zahlungsraum (SEPA) und den automatisierten Clearingdiensten der britischen Banker (BACS) sowie 61 Überweisungen. Richardson arbeitet mit über 2.400 verschiedenen Anbietern zusammen, die für eine vollständige Zahlungsautomatisierung die Verwaltung und Überwachung der elektronischen Bankanweisungen benötigen.

‍

Vor der Installation der neuen Plattform verwendete die Finanzabteilung des Unternehmens eine Kombination aus Tabellenkalkulationen und Banksoftware für das Cash- und Treasury-Management. Dieser Lösung fehlte jedoch zunehmend die Funktionalität, Kontrolle und Transparenz, um das vom Unternehmen ausgehende finanzielle Risiko abzudecken.

Gleichzeitig migrierte das Unternehmen auf ein neues System für Kundenbeziehungsmanagement und Unternehmensressourcenplanung (CRM/ERP) — Microsoft Dynamics CRM und Microsoft Dynamics Great Plains. Das Finanzministerium beschloss, die Genehmigung für ein Projekt zur Ablösung der Treasury-Technologie einzuholen, das der Abteilung eine sichere Plattform für ihre aktuellen und zukünftigen Abläufe bieten würde. Die Hauptziele bestanden darin, eine Lösung zu finden und zu implementieren, die eine zentrale Kontrolle und Transparenz der globalen Liquiditätsposition von Richardson bietet und als globale Zahlungsfabrik dient, um alle Auszahlungen, die von der Unternehmenszentrale aus getätigt werden müssen, zu zentralisieren.

‍

Ein umfangreiches Projekt wurde von einem kleinen Treasury-Team umgesetzt, das aus dem CFO des Unternehmens, mir und dem stellvertretenden Cashmanager bestand, jedoch ohne interne Unterstützung durch die IT, wo die Ressourcen knapp sind.

Der Auswahlansatz des Teams bestand darin, eine Reihe von Herstellervorführungen mit Folgegesprächen zu organisieren, um sicherzustellen, dass alle Parteien die Systemanforderungen von Richardson und die Art und Weise, wie die vorgeschlagenen Lösungen diese erfüllen könnten, vollständig verstanden haben. Die Teammitglieder stützten sich in hohem Maße auf ihre Marktkenntnisse, das Material der Association for Financial Professionals (AFP) über Treasury-Workstations und auf Gespräche mit unseren Kollegen. Ich habe die Verantwortung für die Vertragsverhandlungen übernommen.

‍

Die Anbieter wurden gebeten, Musterprojektpläne vorzulegen, die ihre spezifischen Fähigkeiten sowie ihre Fähigkeit zur Unterstützung des Projekts belegen. Das Team bewertete zwei potenzielle Lösungen im Detail und entschied sich schließlich für Ripple Treasury. Den Mitgliedern gefiel die Tatsache, dass das Unternehmen relativ klein ist und den Ruf hat, zuzuhören und sich anzupassen. Dies wurde durch ihre Fähigkeit bewiesen, im Laufe des Projekts neue Facetten der Lösung zu entwickeln. Zu den weiteren Pluspunkten zählten die Kundenliste des Anbieters und insbesondere die Tatsache, dass das Unternehmen eine Zahlungsabteilung für General Electric (GE) eingerichtet hatte.

‍

„Das Team hat zwei mögliche Lösungen im Detail bewertet und sich schließlich für Ripple Treasury entschieden. Den Mitgliedern gefiel die Tatsache, dass das Unternehmen relativ klein ist und den Ruf hat, zuzuhören und sich anzupassen. Dies wurde durch ihre Fähigkeit bewiesen, im Laufe des Projekts neue Facetten der Lösung zu entwickeln.“

Michele Perricone

CTP, Finanzmanager

‍

Da die IT-Kapazitäten von Richardson begrenzt sind, wurde das Implementierungsprojekt vom Treasury-Team geleitet und durchgeführt, ohne externe Unterstützung, die über die Bereitstellung professioneller Dienstleistungen durch den Anbieter hinausgeht, sowie von Beratern unserer Cash-Management-Banken JP Morgan (JPM) und Bank of America (BoA). Das Team erstellte einen Projektplan und die Mitglieder stellten fest, dass sie flexibel sein mussten, um sich an Änderungen bei der Implementierung des ERP-Systems des Unternehmens anpassen zu können, die ebenfalls zur gleichen Zeit stattfanden. Der Anbieter akzeptierte die Tatsache, dass sich jede Treasury-Funktion in den Einzelheiten ihrer spezifischen Anforderungen unterscheidet. Diese wertvolle Flexibilität und praktische Unterstützung ermöglichten es dem Team, eine Lösung zu konfigurieren und bereitzustellen, die den Anforderungen des Unternehmens angemessen entsprach.

Die Umsetzung des Plans wurde im Rahmen wöchentlicher Telefongespräche mit allen Beteiligten überwacht, um sicherzustellen, dass alle Fehler und Auslassungen aufgedeckt, behoben und alle wesentlichen Änderungen vorgenommen wurden. Mit dem Projekt, das pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen wurde, wurden alle Ziele des Teams erfolgreich erreicht, und das System wurde für die erste Phase der US-Finanzgeschäfte von Richardson in den USA und Europa betriebsbereit gemacht.

‍

Das Betriebssystem verwaltet rund 90 Sichteinlagenkonten (DDAs) und 20 Anlagekonten bei den beiden Cash-Management-Banken von Richardson. Die nächste Phase der Bankenkonsolidierung wird darin bestehen, die Anzahl der Bankkonten, auf die Auszahlungen abzuwickeln sind, auf etwa 45 zu reduzieren. Die Ziele des Teams im Bereich der Bankkontenverwaltung waren aufgrund der verstrichenen Zeit, die Banken für die Validierung und Durchführung der erforderlichen Abläufe benötigen, aufgrund von Änderungen bei der ERP-Implementierung des Unternehmens und aufgrund der endgültigen Entscheidungen im Zusammenhang mit den internen Globalisierungszielen des Unternehmens häufig zu Verzögerungen gekommen. Die Mitglieder rechneten damit, dass diese Aufgabe zeitaufwändig sein würde, und bei einem Treasury-Team aus nur zwei Personen belasteten die Verzögerungen unweigerlich die knappen Projektressourcen.

Der Umfang der Implementierung von Ripple Treasury umfasst die Host-to-Host-Kommunikation mit JPM und BoA, um Bankkontostand und Transaktionsauszüge abzurufen und die verschiedenen verwendeten Zahlungsarten auszuführen, Multibank-Reporting für Nicht-BOA- oder JPM-Konten, Wechselkurs-Triangulation (FX) sowie ERP-Integration. Durch den Change-Management-Prozess hat das Central Treasury die volle Transparenz und Kontrolle über das Bargeld in allen Regionen erhalten und die Möglichkeit erhalten, vollautomatische Zahlungen für die USA und Europa, den Nahen Osten und Afrika (EMEA) über das Ripple Treasury-System zu tätigen.

‍

Neben den erzielten Fortschritten zur Verbesserung des zentralen Cash-Management-Prozesses profitiert das Treasury von der neuen Workstation aus mehreren weiteren Vorteilen.

Erstens bietet es ein wirksames Mittel zur Einhaltung der US-Vorschriften zur Meldung ausländischer Bankkonten (FBAR) — einer potenziell sehr anspruchsvollen Berichtspflicht, die die Ressourcen des Finanzministeriums strapazieren würde, wenn die Steuererklärungen wie in der Vergangenheit manuell erstellt werden müssten.

Im Laufe des Projekts stellte das Team außerdem fest, dass aufgrund der FX-Triangulation von Richardson ein zusätzlicher Bedarf an Systemunterstützung bestand. Diese Anforderung beinhaltet die Verwendung der aktuellen Wechselkurse für die Umrechnung bei der Bilanzierung geschäftlicher Aktivitäten von Unternehmen in 30 Ländern. Der Anbieter entwickelte flexibel eine Lösung, um einen täglichen Feed aus den XE-Wechselkursen (ausgedrückt in Währungseinheiten pro US-Dollar (USD) und im umgekehrten Format) zu importieren und diese Daten nach Microsoft GP zu exportieren. Diese Automatisierung erspart erheblichen manuellen Aufwand.

Vor Ablauf der neuen Umstellungsfrist am 1. August 2014 wurden die notwendigen Anpassungen zur Einhaltung der Vorschriften über den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) recht unkompliziert vorgenommen, im Wesentlichen durch die Umstellung von lokalen Bankleitzahlen auf internationale Bankkontonummern (IBAN) in Abstimmung mit unseren paneuropäischen Bankiers JP Morgan.

‍

Die nächste Phase der Cash-Management-Lösung von Richardson ist die Einführung in den Geschäftsbereichen Asien/Pazifik und Lateinamerika, die im zweiten Quartal 2014 in Betrieb gehen wird. Im Herbst dieses Jahres sollte das neue ERP vollständig einsatzbereit sein. Zu diesem Zeitpunkt wird das Treasury die vollständige Übersicht und Kontrolle über alle Barzahlungen und Auszahlungen des Unternehmens haben und die Einrichtung einer globalen Zahlungsfabrik abgeschlossen haben.

In einer weiteren Phase, die für 2015 geplant ist, plant das Finanzministerium, die Integration zwischen seinem Microsoft Dynamics GP-ERP-System und der Ripple Treasury-Workstation zu erweitern, sodass die Workstation für Bankkontenabstimmungen und zwischenbetriebliches Netting verwendet werden kann. Dies wird die Kontrolle des Finanzministeriums weiter verbessern und die Kosteneffizienz erreichen, die durch die Reduzierung des Zahlungsverkehrsvolumens möglich ist.

‍

Das Implementierungsteam ist stolz darauf, dass das Treasury-Technologieprojekt seine Hauptziele bereits erreicht hat und im Zuge der Erweiterung seines Umfangs weiterhin Mehrwert schafft. Aus den Kosten-Nutzen-Prognosen geht hervor, dass das Unternehmen monatliche Kosteneinsparungen erzielen wird, sobald die Lösung vollständig integriert und die Zentralisierung abgeschlossen ist. Diese Analyse umfasst die monatlichen Gebühren für Workstations und Banküberweisungen, Einsparungen, die durch die Schließung einiger Konten erzielt wurden, geringere Transaktionskosten durch die Nutzung lokaler Clearingsysteme, geringere Prüfungsgebühren durch die Konsolidierung von Barmitteln und die reduzierten Kosten aufgrund der Automatisierung der Zahlungs- und Abstimmungsprozesse.

Der Autor rät anderen Finanzfachleuten, die eine ähnliche Maßnahme planen, die Notwendigkeit, ausreichende Personalressourcen für diese Aufgabe zu organisieren, was für die Erzielung eines echten Nutzens von entscheidender Bedeutung ist. Der Personalbedarf erstreckt sich auch auf die Bereitstellung der erforderlichen Schulungen zur Konfiguration und zum Betrieb der ausgewählten Lösung. Abschließend sollte erwähnt werden, dass ein starker Projektsponsor — wie wir es getan haben — für den Erfolg des Projekts von entscheidender Bedeutung ist.