Durante más de 75 años, la empresa estadounidense Richardson Electronics ha sido un proveedor mundial de soluciones de ingeniería y un distribuidor líder de componentes electrónicos para el mercado de dispositivos electrónicos. Este estudio de caso describe cómo Richardson, que ahora opera en más de 30 países diferentes, implementó la tecnología de tesorería para obtener visibilidad y control de su efectivo global.

Richardson dirige solo un pequeño departamento de tesorería, con un administrador de caja adjunto y yo, como gerente de tesorería, que dependo del director financiero (CFO). Las responsabilidades de tesorería incluyen la gestión de las relaciones bancarias a nivel mundial, la gestión de riesgos de tesorería y seguros, la gestión global del efectivo y las inversiones, la gestión del programa global de tarjetas de la empresa, la administración del plan de pensiones 401 (k), la repatriación de efectivo y la recompra de acciones.

El volumen de pagos mensuales de la empresa para las operaciones estadounidenses comprende aproximadamente 506 transacciones de cámaras de compensación automatizadas (ACH), 74 transferencias, 28 cheques y, para Europa, 242 transacciones de la zona única de pagos en euros (SEPA) y de los servicios de compensación automatizados de los bancos del Reino Unido (BACS), así como 61 transferencias. Richardson trabaja con más de 2400 proveedores exclusivos que requieren la gestión de las instrucciones de la banca electrónica y la supervisión para lograr una automatización completa de los pagos.

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Antes de instalar su nueva plataforma, el departamento de tesorería de la empresa utilizaba una combinación de hojas de cálculo y software bancario para la gestión del efectivo y la tesorería. Sin embargo, esta solución carecía cada vez más de la funcionalidad, el control y la transparencia necesarios para soportar los niveles de riesgo financiero que generaba la empresa.

Al mismo tiempo, la empresa estaba migrando a un nuevo sistema de gestión de relaciones con los clientes y planificación de recursos empresariales (CRM/ERP): Microsoft Dynamics CRM y Microsoft Dynamics Great Plains. La tesorería decidió obtener la aprobación para un proyecto de sustitución de la tecnología de tesorería, que proporcionaría al departamento una plataforma segura para sus operaciones actuales y futuras. Los objetivos principales eran identificar e implementar una solución que proporcionara un control centralizado y una visibilidad de la posición de caja global de Richardson y que sirviera de fábrica de pagos global para centralizar todos los desembolsos que procedían de la oficina corporativa.

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Un pequeño equipo de tesorería integrado por el director financiero de la empresa, yo y el subdirector de caja implementó un extenso proyecto, pero sin el apoyo interno de TI, donde los recursos son escasos.

El enfoque del equipo para la selección consistió en organizar una serie de demostraciones de proveedores, con conversaciones de seguimiento para garantizar que todas las partes entendieran completamente los requisitos del sistema de Richardson y la forma en que las soluciones propuestas podían cumplirlos. Los miembros del equipo confiaron en gran medida en su conocimiento del mercado, en el material de la Asociación de Profesionales Financieros (AFP) sobre las estaciones de trabajo de tesorería y en las conversaciones con nuestros colegas. Asumí la responsabilidad de negociar el contrato.

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Se pidió a los proveedores que proporcionaran ejemplos de planes de proyecto que demostraran sus capacidades específicas, así como su capacidad para apoyar el proyecto. El equipo evaluó en detalle dos posibles soluciones y, finalmente, eligió Ripple Treasury. A los miembros les gustó el hecho de que la empresa sea relativamente pequeña, con una reputación de escuchar y adaptarse. Esto quedó demostrado por su capacidad para desarrollar nuevas facetas de la solución a medida que avanzaba el proyecto. Otros puntos a favor fueron la lista de clientes del proveedor y, especialmente, el hecho de que habían implementado una fábrica de pagos para General Electric (GE).

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«El equipo evaluó en detalle dos posibles soluciones y, finalmente, eligió Ripple Treasury. A los miembros les gustó el hecho de que la empresa sea relativamente pequeña, con una reputación de escuchar y adaptarse. Esto quedó demostrado por su capacidad para desarrollar nuevas facetas de la solución a medida que avanzaba el proyecto».

Michelle Perricone

CTP, gerente de tesorería

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Como la capacidad de TI corporativa de Richardson es limitada, el proyecto de implementación lo dirigió y llevó a cabo el equipo de tesorería, sin asistencia externa más allá de la prestación de servicios profesionales por parte del proveedor, además de consultores de nuestros bancos de administración de efectivo de JP Morgan (JPM) y Bank of America (BoA). El equipo elaboró un plan de proyecto y los miembros descubrieron que tenían que ser flexibles para adaptarse a los cambios en la implementación del sistema ERP de la empresa, que también se estaban produciendo al mismo tiempo. El proveedor aceptó el hecho de que cada función de tesorería es diferente en cuanto a los detalles de sus requisitos específicos. Esta valiosa flexibilidad y soporte práctico permitieron al equipo configurar y ofrecer una solución que respondiera adecuadamente a las necesidades de la empresa.

La ejecución del plan se supervisó mediante llamadas de revisión semanales con todas las partes involucradas para garantizar que cualquier error u omisión se detectara, abordara y se introdujera cualquier modificación esencial. El proyecto, que se llevó a cabo a tiempo y dentro del presupuesto, alcanzó con éxito todos los objetivos del equipo y el sistema entró en funcionamiento durante la fase 1 de las operaciones de tesorería de Richardson en EE. UU. y Europa.

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El sistema operativo administra alrededor de 90 cuentas de depósito a la vista (DDA) y 20 cuentas de inversión en los dos bancos de administración de efectivo de Richardson. La siguiente fase de la consolidación bancaria consistirá en reducir a unas 45 el número de cuentas bancarias para liquidar los desembolsos. Los objetivos de gestión de cuentas bancarias del equipo han sido propensos a sufrir retrasos debido al tiempo necesario para que los bancos validen y ejecuten las operaciones necesarias, a los cambios en la implementación del ERP de la empresa y a las decisiones finales relacionadas con sus objetivos internos de globalización. Los miembros previeron que esta tarea llevaría mucho tiempo y, con un equipo de tesorería compuesto solo por dos personas, las demoras inevitablemente agotaron los escasos recursos del proyecto.

El alcance de la implementación de Ripple Treasury incluye las comunicaciones de host a host con JPM y BoA, para recuperar el saldo de las cuentas bancarias y los estados de transacciones, y para ejecutar los diferentes tipos de pago utilizados, la presentación de informes multibancarios para cuentas que no son de BOA o JPM, la triangulación de los tipos de cambio (FX) y la integración del ERP. El proceso de gestión del cambio ha dado a la tesorería central una visibilidad y un control totales sobre el efectivo en todas las regiones y la capacidad de realizar pagos totalmente automatizados para EE. UU. y Europa, Oriente Medio y África (EMEA) a través del sistema Ripple Treasury.

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Además de las mejoras logradas en el proceso de administración central del efectivo, la tesorería está obteniendo varios beneficios más de la nueva estación de trabajo.

En primer lugar, ha proporcionado un medio eficaz de cumplir con la normativa estadounidense de presentación de informes sobre cuentas bancarias extranjeras (FBAR), un requisito de presentación de informes potencialmente muy exigente, que agotaría los recursos de la tesorería si las declaraciones tuvieran que prepararse manualmente, como se ha hecho en el pasado.

Además, durante el proyecto, el equipo identificó una necesidad adicional de soporte del sistema con la triangulación de divisas de Richardson. Este requisito implica utilizar los tipos de cambio actuales para la conversión al contabilizar las actividades comerciales corporativas en 30 países. El proveedor desarrolló de manera flexible una solución para importar una fuente diaria a partir de los tipos de cambio XE (expresados en unidades monetarias por dólar estadounidense (USD) y en formato inverso) y exportarlos a Microsoft GP. Esta automatización ahorra un esfuerzo manual considerable.

Antes de la nueva fecha límite del 1 de agosto de 2014 para la migración, los ajustes necesarios para cumplir con la zona única de pagos en euros (SEPA) se han realizado sin rodeos, básicamente pasando del uso de números de compensación y ruta bancarios locales a números de cuentas bancarias internacionales (IBAN) en coordinación con nuestros banqueros paneuropeos, JP Morgan.

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La siguiente etapa de la solución de administración de efectivo de Richardson es implementarla en las operaciones de Asia/Pacífico y América Latina, que estará disponible en el segundo trimestre de 2014. Para este otoño, el nuevo ERP debería estar completamente operativo y, en ese momento, la tesorería tendrá total visibilidad y control de todo el efectivo y los desembolsos de la organización y habrá completado la construcción de una fábrica de pagos global.

En una fase adicional prevista para 2015, la tesorería planea ampliar la integración entre su sistema ERP Microsoft Dynamics GP y la estación de trabajo Ripple Treasury para que la estación de trabajo pueda usarse para conciliar cuentas bancarias y compensar entre empresas. Esto mejorará aún más el control de tesorería y logrará la rentabilidad disponible al reducir los volúmenes de transacciones de pago.

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El equipo de implementación se enorgullece de la forma en que el proyecto de tecnología de tesorería ya ha logrado sus objetivos clave y continúa agregando valor a medida que se amplía su alcance. Las proyecciones de costo/beneficio indican que la empresa logrará ahorros de costos mensuales, una vez que la solución se haya integrado por completo y se haya completado la centralización. Este análisis incluye las comisiones mensuales de transmisión directa a las estaciones de trabajo y los bancos, los ahorros logrados al cerrar algunas cuentas, la reducción de los costos de transacción mediante la utilización de sistemas de compensación locales, la reducción de las comisiones de auditoría mediante la consolidación del efectivo y la reducción de los costos derivados de la automatización de los procesos de pagos y conciliación.

El consejo del autor a otros profesionales financieros que estén planificando un ejercicio similar es que tengan en cuenta la necesidad de organizar suficientes recursos de personal para la tarea, lo cual es fundamental si se quiere lograr un valor real. El requisito de recursos se extiende a la provisión de la formación necesaria para la configuración y el funcionamiento de la solución seleccionada. Por último, cabe mencionar que contar con un patrocinador fuerte del proyecto, como lo hicimos nosotros, es vital para el éxito del proyecto.