Erfolgsgeschichte
Vetropack
Die Vetropack Holding AG ist eine in der Schweiz ansässige Holdinggesellschaft, die Glasverpackungen für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie herstellt. Die Gruppe bietet Dienstleistungen wie die Entwicklung, Herstellung und Lieferung von maßgeschneidertem Glas sowie Beratungs- und Unterstützungsdienstleistungen in den Bereichen Verpackungsanalyse, Abfüllung, Konditionierung, Verschlusstechnologie, dekorative Veredelung und Etikettierung an. Die Vetropack-Gruppe betreibt sieben Produktionsstätten und 16 Schmelzöfen mit einer Gesamtproduktionskapazität von mehr als 4.000 Tonnen pro Tag.
Integriertes Kommunikations- und Streitbeilegungsmodul
Volle Sichtbarkeit aller zwischenbetrieblichen Rechnungen zu jeder Zeit
Reduzierter Arbeitsaufwand für das Treasury-Team
Herausforderungen
Das Unternehmen betreibt an seinem Produktionsstandort Sammelzentren, damit Altglas dem Recycling zugeführt werden kann. Zum 31. Dezember 2011 betrieb das Unternehmen 11 Tochtergesellschaften in der Schweiz, Österreich, der Tschechischen Republik, der Slowakei, der Ukraine, Kroatien und Slowenien.
Das Vetropack Accounting System SAP ist in verschiedene Buchhaltungsbereiche aufgeteilt und nur die Unternehmensbuchhaltung hat vollen Zugriff und einen Gesamtüberblick. Die monatlichen konzerninternen Zahlungen wurden von der Kreditorenbuchhaltung der einzelnen Tochtergesellschaften vorbereitet. Die Gesamtbeträge, die für jede Gegenpartei zu zahlen waren, wurden in eine Excel-Tabelle eingegeben und ohne Rechnungsdetails an das Hauptquartier gesendet. Im Unternehmen wurden die erwarteten Forderungen mit den bestätigten Verbindlichkeiten abgeglichen. Es war ein umständliches Verfahren, die fehlenden oder falschen Beträge mit den Zahlern zu besprechen und auszuhandeln. All dies geschah hauptsächlich manuell und per Telefonanruf. Die endgültigen vereinbarten Beträge wurden entweder physisch bezahlt oder auf Girokonten im SAP TRM-System gebucht. Die Einzelheiten der bezahlten Rechnung, die separat an die Empfänger gesendet werden mussten, boten eine robuste, zukunftssichere Lösung und eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft.
Lösung
Heute werden sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten auf Rechnungsebene über eine Schnittstelle von SAP 6.0 in Ripple Treasury Netting hochgeladen. Das System ist so eingerichtet, dass die Saldierung der Forderungen gesteuert wird und diese Forderungen (von AR) automatisch mit den Verbindlichkeiten (von AP) abgeglichen werden. Der Zahler kann dann online mit der Gegenpartei alle Unterschiede zwischen AR- und AP-Angaben besprechen. Unstimmigkeiten können dann gemeldet und, falls keine Einigung erzielt wird, angefochten werden.
Somit haben die Tochterunternehmen volle Transparenz und Kontrolle, und der Zahler kann eine Zahlung weiterhin gemäß einer Reihe von Regeln blockieren. Die Unternehmensbuchhaltung ist nicht mehr am Abgleich der Rechnungen beteiligt. Nach dem Zahlungslauf wird eine Datei mit allen bezahlten Rechnungen an die Tochtergesellschaften verteilt, die in SAP geladen werden kann, um die Bücher vor Monatsende zu bereinigen. Für jeden Monat legt der im System festgelegte Netting-Kalender den Stichtag für die Eingabe fest, der etwa am 10. des Monats liegt. Die Tochterunternehmen haben dann 3 Tage Zeit, um Abweichungen und fehlende Posten abzugleichen. Das Ergebnis der Saldierung wird im Treasury-System von SAP abgebucht oder gutgeschrieben. Heute sind alle Tochterunternehmen mit zwischenbetrieblichen Transaktionen in dieser Lösung enthalten.
Leistungen
- Reduzierter Arbeitsaufwand in der Unternehmensbuchhaltung
- Volle Sichtbarkeit aller zwischenbetrieblichen Rechnungen zu jeder Zeit
- Automatisierter Abgleich zwischen AR und AP
- Integriertes Kommunikations- und Streitmodul
- Höhere Zahlungsdisziplin
- Gemeinsame reine Browserplattform für alle Tochtergesellschaften
