Success Story
Vetropack
About
Vetropack Holding AG ist eine Schweizer Holdinggesellschaft, die Glasverpackungen für die Lebensmittel- und Getränkeindustrie herstellt. Der Konzern bietet Dienstleistungen wie Design, Produktion und Lieferung maßgeschneiderten Glases sowie Beratungs- und Supportleistungen im Bereich Verpackungsanalyse, Abfüllung, Konditionierung, Verschlusstechnik, dekorative Veredelung und Etikettierung an. Die Vetropack Group betreibt sieben Produktionsstandorte und 16 Schmelzöfen mit einer Gesamtproduktionskapazität von mehr als 4.000 Tonnen pro Tag.
Solutions leveraged:
Challenges
Das Unternehmen betreibt Sammelstellen an seinen Produktionsstandorten, damit gebrauchtes Glas zum Recycling angenommen werden kann. Zum 31. Dezember 2011 betrieb das Unternehmen 11 Tochtergesellschaften in der Schweiz, Österreich, der Tschechischen Republik, der Slowakei, der Ukraine, Kroatien und Slowenien.
Das Vetropack-Buchhaltungssystem SAP ist in verschiedene Buchhaltungsbereiche unterteilt, und nur die Konzernbuchhaltung hat vollständigen Zugriff und einen Gesamtüberblick. Die monatlichen konzerninternen Zahlungen wurden von der Kreditorenbuchhaltung jeder Tochtergesellschaft vorbereitet. Der Gesamtbetrag, der an jede Gegenpartei zu zahlen war, wurde in eine Excel-Tabelle eingegeben und an die Zentrale gesendet, ohne jegliche Rechnungsdetails. In der Zentrale wurden die erwarteten Forderungen mit den bestätigten Verbindlichkeiten abgestimmt. Es war ein mühsamer Prozess, mit den Zahlern über fehlende oder falsche Beträge zu diskutieren und zu verhandeln. All dies wurde größtenteils manuell und per Telefon erledigt. Die endgültig vereinbarten Beträge wurden entweder physisch bezahlt oder auf Kontokorrentkonten im SAP-TRM-System verbucht. Die Details der bezahlten Rechnungen mussten separat an die Empfänger gesendet werden.
Solution
Heute werden sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten auf Rechnungsebene über eine Schnittstelle aus SAP 6.0 in Ripple Treasury Netting hochgeladen. Das System ist so eingestellt, dass das Netting forderungsgetrieben ausgeführt wird, und führt einen automatischen Abgleich dieser Forderungen (aus AR) mit den Verbindlichkeiten (aus AP) durch. Der Zahler kann dann online mit der Gegenpartei jegliche Abweichungen zwischen den AR- und AP-Details besprechen. Unstimmigkeiten können dann markiert und, falls keine Einigung erzielt wird, angefochten werden.
Somit haben die Tochtergesellschaften vollständige Transparenz und Kontrolle, und der Zahler kann eine Zahlung weiterhin nach einem festgelegten Regelwerk blockieren. Die Konzernbuchhaltung ist nicht mehr an der Abstimmung der Rechnungen beteiligt. Nach dem Zahlungslauf wird eine Datei mit allen bezahlten Rechnungen an die Tochtergesellschaften verteilt, die in SAP geladen werden kann, um die Bücher vor dem Monatsende zu bereinigen. Jeden Monat legt der im System eingestellte Netting-Kalender den Eingabestichtag fest, der etwa um den 10. des Monats liegt; die Tochtergesellschaften haben dann 3 Tage, um Unstimmigkeiten und fehlende Posten abzustimmen. Das Ergebnis des Nettings wird im Treasury-System von SAP belastet oder gutgeschrieben. Heute sind alle Tochtergesellschaften mit konzerninternen Transaktionen in diese Lösung eingebunden.
Benefits
Vetropack verzeichnete einen deutlichen Rückgang der Arbeitsbelastung innerhalb der Konzernbuchhaltung und erhielt jederzeit vollständige Transparenz über alle konzerninternen Rechnungen. Der automatische Abgleich zwischen AR und AP eliminierte manuelle Abstimmungsschritte aus dem Prozess des Unternehmens, während ein integriertes Kommunikations- und Streitbeilegungsmodul die schnelle Lösung von Problemen erleichterte. Zusammen erhöhten diese Verbesserungen die Zahlungsdisziplin im gesamten Unternehmen. Und mit einer einheitlichen, rein browserbasierten Plattform arbeitet nun jede Vetropack-Tochtergesellschaft mit demselben System, unabhängig von Standort oder Einrichtung.