Success Story
Vetropack
About
Vetropack Holding AG es una empresa suiza dedicada a la fabricación de envases de vidrio para la industria de alimentos y bebidas. El Grupo ofrece servicios como el diseño, la producción y la entrega de vidrio a medida, así como servicios de consultoría y soporte en el área de análisis de envases, embotellado, acondicionamiento, tecnología de cierre, acabado decorativo y etiquetado. El Grupo Vetropack opera siete plantas de producción y 16 hornos de fusión con una capacidad de producción total agregada de más de 4,000 toneladas por día.
Solutions leveraged:
Challenges
La empresa opera centros de recolección en su planta de producción para que el vidrio usado pueda ser reciclado. Al 31 de diciembre de 2011, la empresa operaba 11 subsidiarias ubicadas en Suiza, Austria, la República Checa, Eslovaquia, Ucrania, Croacia y Eslovenia.
El sistema contable de Vetropack, SAP, está dividido en diferentes áreas contables, y solo Contabilidad Corporativa tiene acceso completo y una visión general. Los pagos intercompañías mensuales eran preparados por el departamento de cuentas por pagar de cada subsidiaria. El monto total a pagar a cada contraparte se ingresaba en una hoja de cálculo de Excel y se enviaba a la sede central, sin ningún detalle de las facturas. Era en la sede corporativa donde las cuentas por cobrar esperadas se reconciliaban con las cuentas por pagar confirmadas. Era un proceso engorroso discutir y negociar con los pagadores los montos faltantes o incorrectos. Todo esto se realizaba principalmente de forma manual y a través de llamadas telefónicas. Los montos finales acordados se pagaban físicamente o se registraban en cuentas corrientes dentro del sistema SAP TRM. Los detalles de las facturas pagadas debían enviarse por separado a los receptores.
Solution
Hoy, tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar a nivel de factura se cargan en Ripple Treasury Netting a través de una interfaz desde SAP 6.0. El sistema está configurado para ejecutar el netting impulsado por las cuentas por cobrar y realiza una coincidencia automática de estas cuentas por cobrar (de AR) con las cuentas por pagar (de AP). El pagador puede entonces discutir en línea con la contraparte cualquier diferencia entre los detalles de AR y AP. Las discrepancias pueden entonces marcarse y, en caso de no llegar a un acuerdo, disputarse.
Por lo tanto, las subsidiarias tienen visibilidad y control totales, y el pagador aún puede bloquear un pago según un conjunto de reglas. Contabilidad Corporativa ya no participa en la reconciliación de las facturas. Después de la ejecución del pago, se distribuye un archivo a las subsidiarias con todas las facturas pagadas, que puede cargarse en SAP para depurar los libros antes del cierre de mes. Cada mes, el calendario de netting establecido en el sistema define la fecha límite de entrada, que es alrededor del día 10 del mes; las subsidiarias tienen entonces 3 días para reconciliar discrepancias y elementos faltantes. El resultado del netting se debita o acredita en el sistema de tesorería de SAP. Actualmente, todas las subsidiarias con transacciones intercompañías están incluidas en esta solución.
Benefits
Vetropack experimentó una reducción significativa en la carga de trabajo dentro de la contabilidad corporativa, obteniendo visibilidad total de todas las facturas intercompañías en cualquier momento. La coincidencia automática entre AR y AP eliminó los pasos de reconciliación manual del proceso de la empresa, mientras que un módulo integrado de comunicación y disputas facilitó la resolución rápida de problemas. En conjunto, estas mejoras aumentaron la disciplina de pago en toda la organización. Y con una plataforma común, puramente basada en navegador, todas las subsidiarias de Vetropack ahora trabajan desde el mismo sistema, independientemente de su ubicación o configuración.