Erfolgsgeschichte
Love's
Wenn ein Unternehmen wächst, wächst in der Regel auch sein Mitarbeiterstamm, sowohl auf der operativen als auch auf der administrativen Seite des Unternehmens. Im Fall der Finanzabteilung von Love's Travel Stops & Country Stores, einer landesweiten Kette von Tankstellen und Convenience-Stores, ist das Unternehmen enorm gewachsen, während die Mitarbeiterzahl im Finanzministerium nur um eine Person gestiegen ist — und das alles bei verbesserter Liquiditätsverwaltung und Finanzberichterstattung.
Love's begann 1964 als Solo-Tankstelle in Watonga, Oklahoma, die von Tom Love eröffnet wurde. Das familiengeführte Unternehmen wurde auf 230 Haltestellen und Geschäfte für den täglichen Bedarf in 34 Bundesstaaten ausgeweitet. In den letzten 10 Jahren ist der Umsatz des Unternehmens von 3 Milliarden US-Dollar auf 17 Milliarden US-Dollar angewachsen. Die Belegschaft im Finanzministerium blieb bis 2007 bei drei Mitarbeitern, als das Unternehmen eine vierte hinzufügte. Das Treasury von Love hat nicht nur mit der gestiegenen Anzahl von Transaktionen in dieser Zeit Schritt gehalten, sondern auch die Qualität und Effizienz des Treasurys verbessert.
Überwacht aktuelle Bargeldinformationen für eine bessere Sichtbarkeit
Exportiert automatisch bis zu 45.000 Transaktionen pro Monat
Verbesserte finanzielle Transparenz und Kommunikation
Effizienz der Treasury-Automatisierung
Carol Willett, Managerin für Treasury Services bei Love, schreibt der Nutzung des Ripple Treasury Management- und Cash-Management-Systems durch das Unternehmen zu, dass die Abteilung in der Lage ist, eine radikal steigende Arbeitsbelastung durch Automatisierung und Prognose des Finanzmanagements zu bewältigen. Love's begann 1999, die Treasury-Management-Software aus Lake Zurich, Illinois, mit Ripple Treasury — einem führenden Anbieter von Treasury-Management-Software und -Dienstleistungen — zu verwenden, um seine Konten besser verfolgen und zeitaufwändige manuelle Verfahren vermeiden zu können. Seitdem ist Love's auf das ASP-basierte System von Ripple Treasury umgestiegen, das zum täglichen Mittelpunkt für Bargeldoperationen geworden ist.
Love's verlässt sich auf die Software von Ripple Treasury, um Bankguthaben zu sammeln und herunterzuladen, die tägliche Kassenposition und die Endsalden von Unternehmenskonten zu ermitteln, Hauptbuchnummern zuzuweisen und mithilfe des Prognosemoduls von Ripple Treasury Prognosen für Filialeinlagen zu erstellen. Die Software für Anwendungsdienstleister (ASP) hat Love's dabei geholfen, Zeit zu sparen und Prozesse durch Folgendes zu rationalisieren:
• Täglicher Bankguthabenimport
• Täglicher Abgleich der Geschäftskonten
• Automatische Generierung von Bargeldkonzentrationstransfers
• Wiederkehrende Überweisungen und ACH-Zahlungen mithilfe von Vorlagen
• Monatlicher Abgleich mit wenigen oder keinen Fehlern
• Monatlicher Export von Transaktionen in das Hauptbuch
Disziplinierte Treasury-Prozesse
Love's hat in allen Filialen eine genaue Finanzberichterstattung eingeführt. Am Ende eines jeden Tages tätigen die Geschäfte Einzahlungen und melden die Gesamtliquidität an die Staatskasse. Da sich einige der Geschäfte von Love an abgelegenen Orten, in kleinen Städten und an Autobahnen befinden, unterhält das Unternehmen etwa 110 Bankbeziehungen, viele davon mit kleineren Gemeinschaftsbanken.
„Wir haben Tausende von Regeln, um diese Aufgaben jeden Tag automatisch zu erledigen, sodass wir automatisch 40.000 bis 45.000 Transaktionen pro Monat in die GL exportieren können. Das ist eine enorme Zeitersparnis.“
Carol Willett, Leiterin des Finanzministeriums
Dienstleistungen, Love's Travel Stops & Country Stores
Die Downloads von Love werden für etwa die Hälfte dieser Banken direkt über Ripple Treasury gutgeschrieben. Die Salden für den Rest werden von Mitarbeitern des Finanzministeriums gesammelt, die Informationen aus Online-Banking-Systemen sammeln, sie in eine Access-Datenbank eingeben und diese mithilfe des Importtools in Ripple Treasury importieren.
Infolgedessen verfügt das Finanzministerium von Love über die Informationen, die es benötigt, um die Geschäftskonten täglich abzugleichen. „Das war uns bisher nicht möglich“, berichtete Willett. „Wir würden uns einmal im Monat abstimmen, sodass wir 35-40 Tage später nicht wissen würden, ob eine Einzahlung fehlt.“
Love's Treasury verwendet Ripple Treasury, um die tägliche Bargeldposition auf dem Unternehmenskonto zu ermitteln. Aktuelle Bargeldinformationen fließen in Arbeitsblätter ein, sodass Willett bis 10 oder 10:30 Uhr die tägliche Liquiditätslage kennt und entsprechende Entscheidungen trifft.
Das Liquiditätsprognosemodul von Ripple Treasury ermöglicht es Love's, den Bargeldbedarf zu planen. Ripple Treasury führt einen Verlaufsbericht über den Geschäftsbetrieb. Anhand dieser Informationen bestimmt das Finanzministerium von Love, wie viel täglich von den Konten der Filialen auf das Konto der Unternehmenskonzentration übertragen werden muss. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klickt Willett auf eine Schaltfläche, woraufhin Ripple Treasury etwa 200-300 Überweisungen erstellt und durchführt, um die Gelder zu konzentrieren.
Eine weitere große Zeitersparnis ergibt sich aus der Fähigkeit von Ripple Treasury, eine Verbindung zum Unternehmensbuchhaltungssystem von Love herzustellen. Ripple Treasury beinhaltet ein regelbasiertes System, das Transaktionen für den Hauptbuchexport automatisch die meisten Hauptbuchcodes zuweist. „Wir haben Tausende von Regeln, um diese Aufgaben jeden Tag automatisch zu erledigen“, so Willett, „sodass wir automatisch 40.000 bis 45.000 Transaktionen pro Monat in das GL exportieren können. Das ist eine enorme Zeitersparnis.“
„Wir haben Tausende von Regeln, um diese Aufgaben jeden Tag automatisch zu erledigen, sodass wir automatisch 40.000 bis 45.000 Transaktionen pro Monat in die GL exportieren können. Das ist eine enorme Zeitersparnis.“
Carol Willett, Leiterin von Treasury Services
Größere Transparenz
Love's verfügt aufgrund der Berichte von Ripple Treasury auch über transparentere Finanzgeschäfte, was die Finanzkommunikation und den Geschäftsbetrieb im gesamten Unternehmen verbessert. „Wir können Informationen einfacher mit anderen Abteilungen austauschen“, sagt Willett.
Zum einen haben andere Finanzabteilungen Zugriff auf bestimmte Ripple-Finanzberichte, sodass sie die benötigten Informationen finden können, ohne die Mitarbeiter des Finanzministeriums anrufen zu müssen. „Wir sind nicht der einzige, der Treasury-Transaktionen einsehen kann, daher erhalten wir nicht so viele Anrufe.“
„Bevor wir zur ASP-Version übergingen, haben wir Überweisungen über Banken getätigt... Wenn wir nicht gewechselt hätten, hätten wir Probleme gehabt. Mit Ripple Treasury ist unser System immer im Gleichgewicht. „— Carol Willett, Managerin von Treasury Services, Love's Travel Stops & Country Stores
Zum Beispiel tätigt das Kraftstoffgroßhandelsgeschäft von Love Geschäfte mit großen Kraftstofftransaktionen, die per Banküberweisung bezahlt werden. Mit den Bankinformationen, die auf Ripple Treasury verfügbar sind, und dank starker Sicherheitsvorkehrungen können die Mitarbeiter der Großhandelsabteilung sehen, wenn Überweisungen auf dem Konto eingehen, ohne dass sie die Schatzkammer von Love anrufen oder Bankseiten aufrufen müssen.
Die Umstellung von Love auf die ASP-Version des Systems im Jahr 2006 trug dazu bei, die zusätzliche Arbeitsbelastung durch die zunehmende Anzahl von Banküberweisungen von der Kraftstoffgroßhandelsabteilung zu verringern und den Personalaufbau auf ein Minimum zu reduzieren. „Wir hatten wirklich Glück mit dem Timing“, sagte Willett. „Bevor wir zur ASP-Version übergingen, haben wir Überweisungen über Banken getätigt. Wir gingen 2006 zu ASP, ohne zu ahnen, dass das Überweisungsvolumen steigen würde. Wenn wir nicht gewechselt hätten, hätten wir Probleme gehabt. Mit Ripple Treasury ist unser System immer im Gleichgewicht.“
