Historia de éxito
Love's
Cuando una empresa crece, su base de empleados generalmente crece con ella, tanto en el aspecto operativo como administrativo del negocio. En el caso del departamento de tesorería de Love's Travel Stops & Country Stores, una cadena nacional de gasolineras y tiendas de conveniencia, el negocio ha crecido enormemente, mientras que la plantilla de tesorería solo ha aumentado en una persona, todo ello a la vez que ha mejorado la gestión del efectivo y la presentación de informes financieros.
Love's comenzó como una gasolinera independiente en Watonga, Oklahoma, en 1964, inaugurada por Tom Love. La empresa, de propiedad y gestión familiar, se ha expandido a 230 paradas de viaje y tiendas de conveniencia en 34 estados. En los últimos 10 años, la empresa ha crecido hasta alcanzar los 17 000 millones de dólares en ingresos, frente a los 3000 millones de dólares. El personal de tesorería se mantuvo en tres personas hasta 2007, cuando la empresa incorporó una cuarta. La tesorería de Love no solo ha estado a la altura del aumento del número de transacciones durante ese tiempo, sino que también ha mejorado tanto la calidad como la eficiencia de la tesorería.
Supervisa la información de efectivo actual para una mayor visibilidad
Exporta automáticamente hasta 45 000 transacciones al mes
Mejora de la transparencia financiera y la comunicación
Eficiencias en la automatización de tesorería
Carol Willett, gerente de servicios de tesorería de Love, atribuye el uso por parte de la empresa del sistema de administración de tesorería y administración de efectivo Ripple Treasury por la capacidad del departamento de gestionar una carga de trabajo radicalmente creciente mediante la automatización y la previsión de la tesorería. Love's comenzó a utilizar el software de gestión de tesorería de Ripple Treasury, con sede en Lake Zurich (Illinois) —un proveedor líder de software y servicios de gestión de tesorería— en 1999 para hacer un mejor seguimiento de sus cuentas y evitar procedimientos manuales que consumen mucho tiempo. Desde entonces, Love's ha pasado al sistema basado en Ripple Treasury ASP, que se ha convertido en el punto focal diario de las operaciones de efectivo.
Love's se basa en el software de Ripple Treasury para recopilar y descargar los saldos bancarios, establecer la posición de caja diaria y los saldos finales de las cuentas corporativas, asignar números de contabilidad general y crear previsiones de depósitos en tiendas utilizando el módulo de previsiones de Ripple Treasury. El software del proveedor de servicios de aplicaciones (ASP) ha ayudado a Love's a ahorrar tiempo y a optimizar los procesos gracias a lo siguiente:
• Importación diaria de saldos bancarios
• Conciliación diaria de las cuentas de las tiendas
• Generación automática de transferencias de concentración de efectivo
• Transferencias electrónicas recurrentes y pagos ACH mediante plantillas
• Conciliación mensual con pocos o ningún error
• Exportación mensual de las transacciones al libro mayor corporativo
Procesos disciplinados de tesorería
Love's ha creado informes financieros precisos en todas sus tiendas. Al final de cada día, las tiendas hacen depósitos y reportan los totales de efectivo a la tesorería. Como algunas de las tiendas Love's se encuentran en lugares remotos, en pueblos pequeños y a lo largo de las autopistas interestatales, la empresa tiene alrededor de 110 relaciones bancarias, muchas de ellas con bancos comunitarios más pequeños.
«Tenemos miles de reglas para realizar esas tareas automáticamente todos los días, de modo que podemos exportar automáticamente de 40 000 a 45 000 transacciones al mes a la GL. Esto supone un enorme ahorro de tiempo».
Carol Willett, gerente de tesorería
Servicios, Love's Travel Stops y Country Stores
Las descargas de Love saldan directamente a través de Ripple Treasury en aproximadamente la mitad de esos bancos. Los saldos del resto son recopilados por el personal de tesorería que recopila información de los sistemas bancarios en línea, la introduce en una base de datos de Access y la importa a Ripple Treasury mediante su herramienta de importación.
Como resultado, la tesorería de Love tiene la información que necesita para conciliar las cuentas de las tiendas a diario. «Antes no podíamos hacer eso», informó Willett. «Nos reconciliábamos una vez al mes, por lo que no sabríamos si faltaba un depósito hasta dentro de 35 a 40 días después del hecho».
La tesorería de Love utiliza Ripple Treasury para establecer la posición de efectivo diaria en la cuenta corporativa. La información de caja actual se incluye en las hojas de trabajo, por lo que Willett conoce la posición de caja diaria a las 10 o 10:30 de la mañana y toma las decisiones en consecuencia.
El módulo de previsión de efectivo de Ripple Treasury permite a Love's planificar las necesidades de efectivo. Ripple Treasury mantiene un informe histórico de las operaciones de la tienda. A partir de esa información, la tesorería de Love determina cuánto dinero transferir diariamente de las cuentas de las tiendas a una cuenta de concentración corporativa. Cuando la operación está lista, Willett pulsa un botón y Ripple Treasury crea y realiza entre 200 y 300 transferencias para concentrar los fondos.
Otro importante ahorro de tiempo proviene de la capacidad de Ripple Treasury de vincularse al sistema de contabilidad corporativa de Love. Ripple Treasury incluye un sistema basado en reglas que asigna automáticamente la mayoría de los códigos del libro mayor a las transacciones para su exportación al libro mayor. «Tenemos miles de reglas para realizar esas tareas automáticamente todos los días», dijo Willett, «de modo que podemos exportar automáticamente de 40 000 a 45 000 transacciones al mes a la contabilidad contable. Esto supone un enorme ahorro de tiempo».
«Tenemos miles de reglas para realizar esas tareas automáticamente todos los días, de modo que podemos exportar automáticamente de 40 000 a 45 000 transacciones al mes a la GL. Esto supone un enorme ahorro de tiempo».
Carol Willett, gerente de servicios de tesorería
Mayor transparencia
Love's también tiene operaciones financieras más transparentes como resultado de los informes de Ripple Treasury, lo que mejora las comunicaciones y operaciones financieras en toda la empresa. «Podemos compartir información con otros departamentos más fácilmente», afirma Willett.
Por un lado, otros departamentos financieros tienen acceso a informes específicos de Ripple Treasury, lo que les permite encontrar la información que necesitan sin llamar al personal de tesorería. «No somos los únicos que podemos ver las transacciones de tesorería, por lo que no recibimos tantas llamadas».
«Antes de pasar a la versión ASP, hacíamos transferencias bancarias a través de bancos... Si no nos hubiéramos cambiado, habríamos tenido problemas. Con Ripple Treasury, nuestro sistema siempre está en equilibrio». — Carol Willett, gerente de servicios de tesorería de Love's Travel Stops & Country Stores
Por ejemplo, la empresa mayorista de combustible de Love realiza transacciones de combustible a granel que se pagan mediante transferencia bancaria. Gracias a la información bancaria disponible en Ripple Treasury y gracias a unas medidas de seguridad sólidas, el personal del departamento mayorista puede ver cuándo llegan a la cuenta las transferencias bancarias sin tener que llamar a la tesorería de Love ni acudir a los sitios de los bancos.
La transición de Love a la versión ASP del sistema en 2006 ayudó a aliviar la carga de trabajo adicional que suponía el creciente número de transferencias electrónicas desde la división mayorista de combustible y mantuvo el aumento de personal al mínimo. «Tuvimos mucha suerte en cuanto al momento oportuno», dijo Willett. «Antes de usar la versión ASP, hacíamos transferencias bancarias a través de bancos. Fuimos a ASP en 2006 sin darnos cuenta de que el volumen de transferencias bancarias aumentaría. Si no nos hubiéramos cambiado, habríamos tenido problemas. Con Ripple Treasury, nuestro sistema siempre está en equilibrio».
