Mehr als 10 Jahre lang verwendete das Cash-Management-Unternehmen des Bundesstaates Alaska eine ursprünglich auf einem Festplattenbetriebssystem (DOS) basierende Treasury-Workstation, die auf eine Windows-Version aktualisiert worden war. Das Ministerium entschied, dass dieses System ausgetauscht werden musste, als eine Überprüfung seiner Disaster Recovery-Funktionen durchgeführt wurde.

In der Praxis fehlte es an Portabilität. Sollte die Abteilung also jemals mit einer Situation konfrontiert werden, in der sie den Treasury-Betrieb in eine Reserveeinrichtung verlagern musste, war das Vertrauen in die Fähigkeit, die Liquiditätslage wiederherzustellen und mithilfe ihrer Technologie zu rekonstruieren, gering. Ein solcher Ausfall würde bedeuten, dass das Treasury-Team nicht in der Lage wäre, den Cash-Management-Betrieb auf ausreichend zuverlässige Weise fortzusetzen. Ein derartiges operatives und finanzielles Risiko war angesichts der potenziell negativen Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung, die Einnahmen, die Lieferantenzahlung und die Anlageverwaltung des Staates eindeutig inakzeptabel.

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Im Anschluss an die Überprüfung leitete das Treasury-Team die notwendigen internen staatlichen Prozesse ein — und schloss sie erfolgreich ab, um die Finanzierung eines Projekts zur Ablösung der Cash-Management-Technologie sicherzustellen. Der nächste Schritt bestand darin, eine Angebotsanfrage (RFP) zu erstellen, die an potenzielle Anbieter im Bereich Cash-Management-/Treasury-Workstation-Systemlösungen gerichtet wurde. Das Team war auf der Suche nach einer Active Server Pages (ASP) -Lösung, die in der Lage war, alle funktionalen Anforderungen zu erfüllen und darüber hinaus Notfallwiederherstellungsschutz zu bieten, da sie vollständig mobil ist und daher bei Bedarf verschoben werden kann.

Die Abteilung erhielt zunächst sechs Antworten von potenziellen Anbietern. Im Verlauf des Auswahlprojekts stellte sich jedoch heraus, dass einige Anbieter nicht in der Lage oder nicht bereit waren, die recht strengen Anforderungen des staatlichen Beschaffungsprozesses einzuhalten. Dieser Prozess ist stark strukturiert und reguliert, was bedeutet, dass jegliche Abweichungen von der Standardpraxis seitens des Ministeriums vom Generalstaatsanwalt ordnungsgemäß genehmigt werden müssten. In der Praxis würden die meisten der Ersthelfer die staatlichen Vergabevorschriften formell einfach nicht einhalten. Dieser Mangel an Flexibilität führte dazu, dass sie sich aus dem Auswahlverfahren für die Personalabteilung des Finanzministeriums zurückzogen oder ausgeschlossen hatten. Tatsächlich wurden einige potenziell praktikable Lösungen von selbst ausgeschlossen.

In diesem Fall blieben zwei starke Bewerber für die Endphase dieser Ausschreibung übrig. Letztlich entschied sich das Staatsteam für Ripple Treasury als den bevorzugten Anbieter von Cash-Management-Treasury-Workstations. Der Entscheidung lagen mehrere Hauptgründe zugrunde, darunter die Qualität der Angebotsanfrage von Ripple Treasury im Vergleich zu den Wettbewerbern, ihre starke Erfolgsbilanz im Kundenservice (die durch Kundenreferenzen aufgedeckt wurde), ihre flexible Herangehensweise an den strengen Beschaffungsprozess des Staates und ihre wettbewerbsfähige Preisgestaltung.

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„Ripple Treasury brachte das gesamte notwendige Management- und technische Personal mit, um sicherzustellen, dass eine vollständige und effektive Lösung geliefert und implementiert wurde.“

Michele Prebula

Kassenverwalter

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Die Umsetzung war ursprünglich für einen Zeitraum von drei Monaten geplant, aber letztlich dauerte sie neun Monate. Ich sollte betonen, dass ich dies in keiner nennenswerten Weise als problematisch betrachte. Mein allgemeines Urteil über die Implementierung von Ripple Treasury ist, dass sie reibungslos und im Vergleich zu vielen anderen Projekten von ähnlicher Komplexität und Bedeutung relativ schnell verlief.

Ich bestehe ganz besonders auf der hohen Qualität, Genauigkeit und Effizienz der Projekte, für die ich verantwortlich bin, und kann berichten, dass diese Umsetzungsphase unter Einhaltung dieser anspruchsvollen Standards sowohl sehr gut vorangeschritten als auch abgeschlossen wurde. Der Schlüssel zu dieser guten Leistung liegt im Verständnis der detaillierten Probleme, die bei der Umsetzung auftraten — und der Art und Weise, wie sie durch eine starke und effektive Teamarbeit zwischen der Staatskasse und dem professionellen Personal des Finanzministeriums von Ripple effektiv verwaltet und gelöst wurden.

Das bedeutendste Problem, das bei der Implementierung auftrat, betraf die Cash-Ledger-Funktionalität. Die Verwaltung des Kassenbuchs ist ein wesentlicher Bestandteil der täglichen Cash-Management-Aktivitäten der Staatskasse, und bei der ersten Einführung des Systems wurden unsere diesbezüglichen Anforderungen nicht erfüllt. Das Implementierungsteam von Ripple Treasury stellte sich der Herausforderung, diese Lücke zu schließen, indem es eine effektive Problemumgehungslösung entwickelte, die das Finanzministerium testen und genehmigen konnte. Diese Problemumgehung wurde mithilfe des Tools zum Verfassen von Berichten von Ripple Treasury, den SQL Server Reporting Services (SSRS) von Microsoft, durchgeführt, um die erforderlichen Funktionen zu erstellen. Die Lösung musste unbedingt die korrekte Verwaltung der Eröffnungs- und Übertragungssalden ermöglichen, die für das reibungslose Funktionieren des staatlichen Kassenbuchs erforderlich sind.

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Ich sollte betonen, dass Ripple Treasury das gesamte notwendige Management- und technische Personal hinzugezogen hat, um sicherzustellen, dass eine vollständige und effektive Lösung für dieses wichtige Problem für das Bargeldmanagement des Staates bereitgestellt und umgesetzt wurde. Die Lösung wurde mithilfe der Eingabe von Startsalden erstellt, die Ripple Treasury dann automatisch mit den täglichen Änderungen aktualisierte, die die tatsächlichen Bargeldbewegungen im System widerspiegeln. Im Laufe des Cashflow-Geschäfts eines Jahres sammeln sich auf natürliche Weise große Datenmengen an. Dadurch wird die Datenbank gefüllt und die Systemleistung wird langsam beeinträchtigt. Das Problem wurde gelöst, indem gemeinsam mit Ripple Treasury ein jährliches Verfahren eingeführt wurde, bei dem etwa zwei Monate nach Ende des Geschäftsjahres eine Liquiditätsabschaltung vorgenommen wird. Bei diesem Prozess wird die Datenbank gespeichert, gelöscht und dann mit den aktuellen Eröffnungssaldendaten neu geladen. Der Verwaltungszyklus der Kassenbücher wird dann erneut gestartet und läuft im darauffolgenden Geschäftsjahr weiter.

Ein interessantes Problem, auf das das Team bei der Implementierung stieß, war die Verwaltung bestimmter Datenextraktionsprozesse in Situationen, in denen während der Validierung festgestellt wurde, dass Referenzfelder fehlten, was auf Fehler und Auslassungen bei den ursprünglichen Dateneingabeoperationen zurückzuführen war. Ripple Treasury war in der Lage, einen Bericht zu erstellen, der diese Situation vollständig behandelte und es dem Finanzministerium ermöglichte, die notwendigen Reparaturen effektiv durchzuführen.

Die implementierte Ripple Treasury-Lösung verwaltet zusätzlich die wichtigste Kontrollfunktion des Liquiditätsabgleichs. Dabei handelt es sich um einen dreiseitigen Abgleich, der zwischen den Kontostands- und Transaktionsberichten der Banken, dem GTreasury-Kassenbuch und dem Buchhaltungssystem des Bundesstaates Alaska durchgeführt wird. Der Staat unterhält derzeit etwa 150 Bankkonten bei fünf verschiedenen Banken.

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Ein wichtiger Implementierungsvorteil, den das Team durch seine Investition in Ripple Treasury erzielt hat, ist die Standardisierung seiner Cash-Management-Prozesse und -Verfahren, was zu Automatisierungsvorteilen und Verbesserungen bei der Cash-Management-Kontrolle führte. In der Praxis beinhaltet dies die automatische Zuordnung des richtigen Hauptbuchcodes (GL) zu eingehenden Bargeldtransaktionen. Das Cash-Management-Team des Bundesstaates hat mit Freude festgestellt, dass die Lösung von Ripple Treasury für dieses Zuordnungsproblem ein sehr hohes Maß an Flexibilität, Genauigkeit und Effizienz bietet: Heute werden rund 98% der Cashflows erfolgreich und automatisch dem richtigen GL-Konto zugewiesen.

Bei den verbleibenden 2% handelt es sich um nicht konforme Einträge oder um Einträge, die nach Wahl separat behandelt werden. Dazu gehören alle unerklärlichen Belastungen der staatlichen Bankkonten, die gemäß den Richtlinien individuell geprüft und genehmigt werden müssen. Zu den anderen Transaktionen, für deren Durchführung eine gewisse manuelle Bearbeitung erforderlich ist, gehören außerdem Lastschriften und Gutschriften, die aufgeteilt werden müssen, sowie unvollständige Kassenbuchungen, die repariert werden müssen. Diese außergewöhnlichen Dinge werden zur menschlichen Intervention und Korrektur weitergeleitet.

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Das typische tägliche Bargeldvolumen der Cash-Management-Abteilung des Bundesstaates Alaska zwischen 1 Mrd. USD und 2 Mrd. USD spiegelt die Verarbeitung von etwa 400 bis 500 Bargeldbewegungen pro Tag wider. Dieser erhebliche Cashflow-Komplex ist in erster Linie auf die Einnahmen und Lizenzgebühren des Bundesstaates im Ölgeschäft zurückzuführen. Die anderen wichtigen Cashflow-Belastungen und -gutschriften betreffen Bauprojekte, andere größere Anschaffungen, die Verwaltung der staatlichen Gehaltsabrechnung und das Anlage-, Einnahmen- und Tilgungsmanagement sowie die Beitrags- und Rentenzahlungsverwaltung des staatlichen Pensionsfonds in Höhe von 22 Mrd. USD.

Es ist mir wichtig, zu betonen, wie gut das Ripple-Finanzteam meiner Meinung nach die strengen Vorschriften des offiziellen Beschaffungsprozesses des Bundesstaates Alaska und die strengen Anforderungen des Finanzministeriums bei der Umsetzung der Lösung erfüllt hat.

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Meiner Meinung nach war es für den Erfolg des Projekts absolut entscheidend, dass das Cash-Management-Team des Staates in der Praxis während der gesamten Umsetzung eng und effektiv mit dem Team für professionelle Dienstleistungen von Ripple Treasury zusammenarbeitete. Die Mitarbeiter von Ripple Treasury verdienen wirklich sehr gute Noten für ihre nachhaltige und exzellente Servicequalität. Bei dieser Art der Technologieimplementierung ist das Team des Anbieters häufig nicht in der Lage, dem neuen Kunden seines Unternehmens effektive und sachkundige Schulungen und Unterstützung anzubieten. In unserem Fall war das definitiv nicht der Fall: Während des gesamten Projekts leisteten beide Teams einen großen Beitrag zur Entwicklung und Bereitstellung überzeugender Lösungen für die aufgetretenen Probleme.

Das Ergebnis des Ripple Treasury-Projekts ist, dass das Cash-Management-Geschäft des Bundesstaates Alaska nun auf einer viel robusteren Technologieinfrastruktur basiert. Das Finanzministerium ist sehr zuversichtlich, dass die Kontinuität seiner Treasury-Aktivitäten gewährleistet ist, die nun gegen die praktikabelsten operationellen Risiken abgesichert sind. Die Investition in die Ripple Treasury Workstation ist eine absolut angemessene Infrastrukturinvestition, die dazu beiträgt, eine umfangreiche finanzielle Operation im Namen der Bürger und Mitarbeiter des Staates abzusichern.

Das Projekt zum Ersatz der Treasury-Workstation ist jetzt abgeschlossen. Die nächste Phase der Entwicklung wird mit der Implementierung eines Ersatzbuchhaltungssystems beginnen, bei dem es sich um das AMS Advantage Enterprise Resource Planning (ERP) -System handeln wird. Ich gehe davon aus, dass der Aufbau und die Implementierung der Schnittstelle zu Ripple Treasury relativ einfach sein werden, obwohl ich weiterhin auf hohen Standards für eine zeitnahe und genaue Lösungsbereitstellung bestehen werde. Eine mögliche zukünftige Entwicklung besteht darin, ein zusätzliches Ripple Treasury-Modul für die Leistungsanalyse von Banken zu implementieren. Das Team hat die Nutzung solcher Lösungen in den letzten 10 Jahren regelmäßig evaluiert, und es bleibt abzuwarten, ob eine Analyse des Angebots von Ripple Treasury darauf hindeutet, dass die realisierbaren Kosten/Vorteile ausreichen werden, um diese weitere Investition zu rechtfertigen.