Success Story
State of Alaska
State of Alaska verbesserte die Kontinuität des Cash-Managements durch mobile Treasury-Abläufe.
Bankkonten
der Cashflows automatisch dem richtigen Hauptbuchkonto zugeordnet
Bargeldbewegungen pro Tag verarbeitet
About
Die Treasury-Abteilung des Bundesstaates Alaska verwaltet staatliche Bargeldoperationen, die Gehaltsabrechnungen, Einnahmen, Lieferantenzahlungen und Anlageaktivitäten unterstützen. Als Treasury-Team des öffentlichen Sektors arbeitet sie innerhalb eines stark strukturierten Beschaffungsumfelds und überwacht erhebliche tägliche Bargeldaktivitäten über mehrere Banken und Konten hinweg.
Challenges
Der Bundesstaat Alaska musste eine veraltete Treasury-Arbeitsstation ersetzen, nachdem eine Überprüfung der Notfallwiederherstellung ein nicht akzeptables operatives Risiko aufgezeigt hatte. Zu den wichtigsten Herausforderungen zählten:
- Begrenzte Portabilität, die das Vertrauen in die Wiederherstellung des Betriebs von einer Backup-Einrichtung nach einer Störung verringerte
- Unfähigkeit, die Bargeldposition zuverlässig zu rekonstruieren, falls das Team den Betrieb schnell verlagern musste
- Hohes operatives und finanzielles Risiko im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung, der Einnahmenverarbeitung, den Lieferantenzahlungen und der Kontinuität des Anlagemanagements
- Strenge staatliche Beschaffungsanforderungen, die mehrere Anbieter während des Ausschreibungsverfahrens (RFP) ausschlossen
Solution
Durch die Partnerschaft mit Ripple Treasury, powered by GTreasury, ersetzte der Bundesstaat Alaska seine veraltete Treasury-Arbeitsstation durch eine ASP-Lösung (Active Server Pages), die für Mobilität und Notfallwiederherstellungsbereitschaft konzipiert ist. Das Team wählte Ripple Treasury aufgrund der Qualität der RFP-Antwort, der Erfolgsbilanz im Kundenservice, der Flexibilität innerhalb des staatlichen Beschaffungsprozesses und der wettbewerbsfähigen Preise. Diese Lösungen wurden eingesetzt:
- Kassenbuchberichterstattung mit Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS): Aufbau einer getesteten Lösung mithilfe des Berichtserstellungstools von Ripple Treasury und SSRS zur Erfüllung der Kassenbuchanforderungen, einschließlich Anfangs- und Übertragungssalden.
- Abstimmung der Bargeldposition: Unterstützung einer dreifachen Abstimmung zwischen Bankguthaben- und Transaktionsberichten, dem Kassenbuch von Ripple Treasury und dem Buchhaltungssystem des Staates Alaska.
- Automatisierung der Hauptbuchkodierung (GL): Standardisierung der Cash-Management-Prozesse durch Automatisierung der Zuordnung des korrekten Hauptbuchcodes zu eingehenden Bargeldtransaktionen, wobei Ausnahmen zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet werden.
- Berichterstattung zur Datenqualitätsverbesserung: Erstellung von Berichten zur Identifizierung fehlender Referenzfelder, um dem Team zu helfen, während der Validierung entdeckte Fehler und Auslassungen zu korrigieren.
Benefits
Mit Ripple Treasury brachte der Bundesstaat Alaska Konsistenz in seine Cash-Management-Abläufe und erlangte stärkere Kontrollen, mehr Vertrauen in die Kontinuität und mehr Automatisierung in den täglichen Arbeitsabläufen:
- Standardisierte Cash-Management-Prozesse und -Verfahren, was die Kontrolle verbesserte und die Automatisierung in täglichen Arbeitsabläufen unterstützte
- Automatisierte die Hauptbuchkodierung für den Großteil der eingehenden Bargeldaktivitäten, wodurch der manuelle Aufwand reduziert wurde, während richtlinienbasierte Ausnahmen weiterhin von Menschen überprüft wurden
- Verbesserte das Vertrauen in die Kontinuität durch einen tragbareren, verlagerbaren Treasury-Betrieb, der auf die Anforderungen der Notfallwiederherstellung abgestimmt ist
- Erhielt die operative Leistung durch die Einführung eines jährlichen Kassenbuch-Abschlussprozesses zur Verwaltung der Datenbankgröße und zur Aufrechterhaltung der Systemreaktionsfähigkeit
Conclusion
Der Bundesstaat Alaska wechselte von einer veralteten Arbeitsstation zu einem widerstandsfähigeren Cash-Management-Betrieb, der auf Kontinuität, Kontrolle und Skalierbarkeit ausgelegt ist. Das Treasury-Team führt nun standardisierte Arbeitsabläufe, eine stärkere Abstimmung und eine verbesserte Automatisierung durch, während es die zukünftige Integration mit einem Ersatz-ERP-System (Enterprise Resource Planning) plant und zusätzliche Module wie die Analyse der Bankleistung bewertet.
“Ripple Treasury brought all the necessary management and technical staff to ensure that a complete and effective solutions was delivered and implemented.”