Durante más de 10 años, la operación de administración de efectivo del estado de Alaska utilizó una estación de trabajo de tesorería basada originalmente en un sistema operativo de disco (DOS), que se actualizó a una versión de Windows. El departamento decidió que era necesario reemplazar este sistema cuando se llevó a cabo una revisión de sus capacidades de recuperación ante desastres.

En la práctica, carecía de portabilidad, por lo que si el departamento se enfrentaba alguna vez a una situación en la que tuviera que trasladar las operaciones de tesorería a un servicio de respaldo, no había mucha confianza en la capacidad de restaurar y utilizar su tecnología para reconstruir la posición de caja. Un fracaso de este tipo significaría que el equipo de tesorería no podría continuar las operaciones de administración del efectivo de manera suficientemente fiable. Este nivel de riesgo operativo y financiero era claramente inaceptable, dado su posible impacto adverso en los procesos estatales de administración de nóminas, ingresos, pagos a proveedores y gestión de inversiones.

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Tras la revisión, el equipo de tesorería inició y completó satisfactoriamente los procesos estatales internos necesarios para garantizar la financiación de un proyecto de reemplazo de la tecnología de administración de efectivo. El siguiente paso consistió en elaborar una solicitud de propuesta (RFP) para enviarla a los posibles proveedores del sector de las soluciones para estaciones de trabajo de tesorería y administración de efectivo. El equipo buscaba una solución de páginas activas para servidores (ASP) capaz de satisfacer todas sus necesidades funcionales y, además, ofrecer protección para la recuperación ante desastres al ser totalmente móvil y, por lo tanto, reubicable según fuera necesario.

El departamento recibió seis respuestas iniciales de posibles proveedores; pero a medida que avanzaba el proyecto de selección, se hizo evidente que algunos proveedores no podían o no querían trabajar dentro de las rigurosas exigencias del proceso de adquisiciones del estado. Este proceso está muy estructurado y regulado, lo que significa que cualquier desviación de la práctica habitual por parte del departamento tendría que ser debidamente autorizada por el fiscal general del estado. En la práctica, la mayoría de los que respondieron inicialmente simplemente no cumplieron formalmente con los requisitos de contratación del estado. Esta falta de flexibilidad hizo que se retiraran o eliminaran del proceso de selección de las estaciones de trabajo de tesorería. De hecho, algunas soluciones potencialmente viables se eliminaron por sí mismas.

De hecho, quedaban dos contendientes fuertes para las etapas finales de este ejercicio de adquisición. Finalmente, el equipo estatal seleccionó a Ripple Treasury como su proveedor preferido de estaciones de trabajo de tesorería para la administración de efectivo. La decisión se basó en varios motivos principales, entre los que se encontraban la calidad de la respuesta de Ripple Treasury a las solicitudes de propuestas en comparación con la de sus competidores, su sólida trayectoria de servicio al cliente (revelada a través de las referencias de los clientes), su enfoque flexible ante el riguroso proceso de adquisición estatal y sus precios competitivos.

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«Ripple Treasury reunió a todo el personal administrativo y técnico necesario para garantizar que se entregaran e implementaran soluciones completas y efectivas».

Michelle Prebula

Gestor de caja

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Inicialmente se planificó que la implementación durara un período de tres meses, pero su duración final fue de nueve meses. Debo recalcar que no considero que esto sea problemático de ninguna manera significativa; mi opinión general sobre la implementación de Ripple Treasury es que se llevó a cabo sin problemas y, en comparación con muchos otros proyectos de complejidad e importancia análogas, relativamente rápida.

Insisto muy especialmente en la alta calidad, precisión y eficiencia de los proyectos de los que soy responsable y puedo decir que esta fase de ejecución avanzó y concluyó muy bien en comparación con estos exigentes estándares. La clave de este buen desempeño radica en comprender los problemas detallados que surgieron durante la implementación y las formas en que se gestionaron y resolvieron de manera efectiva, mediante un trabajo en equipo sólido y efectivo entre el personal profesional del Tesoro del Estado y del Tesoro de Ripple.

El problema más importante que se encontró durante la implementación se relacionó con la funcionalidad del libro mayor de caja. La administración del libro de caja es una característica esencial de las actividades diarias de administración de efectivo de la división del tesoro estatal, y la implementación inicial del sistema no cumplió con nuestros requisitos en este sentido. El equipo de implementación de Ripple Treasury estuvo a la altura del desafío de cerrar esta brecha creando una solución alternativa eficaz, que la tesorería pudo probar y aprobar. Esta solución alternativa se logró utilizando la herramienta de redacción de informes de Ripple Treasury, los servicios de informes de SQL Server (SSRS) de Microsoft, para crear las funciones necesarias. La solución era absolutamente necesaria para gestionar correctamente los saldos iniciales y transferidos necesarios para el correcto funcionamiento de la contabilidad de caja del estado.

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Debo enfatizar que Ripple Treasury contrató a todo el personal administrativo y técnico necesario para garantizar que se entregara e implementara una solución completa y efectiva a este problema vital para la administración del efectivo del estado. La solución se creó mediante el registro de los saldos iniciales, que Ripple Treasury actualizaba automáticamente con los cambios diarios que reflejaban los movimientos reales de efectivo de débito y crédito que pasaban por el sistema. A lo largo de un año de operaciones de flujo de caja, se acumulan de forma natural grandes volúmenes de datos, lo que llena la base de datos y degrada lentamente el rendimiento del sistema. El problema se resolvió trabajando con Ripple Treasury para establecer un proceso anual, en el que se realiza un ejercicio de cierre de la contabilidad de caja aproximadamente dos meses después del final del año fiscal. En este proceso, la base de datos se almacena, se borra y, a continuación, se vuelve a cargar con los datos del saldo inicial actual; a continuación, se reinicia el ciclo de gestión del libro de caja y continúa durante el año fiscal siguiente.

Un problema interesante que el equipo encontró durante la implementación fue la gestión de ciertos procesos de extracción de datos, en situaciones en las que se descubrió que faltaban campos de referencia durante el ejercicio de validación, como resultado de errores y omisiones durante las operaciones de entrada de datos originales. Ripple Treasury pudo elaborar un informe que gestionaba completamente esta situación, lo que permitió al departamento de tesorería implementar las reparaciones necesarias de manera eficaz.

La solución Ripple Treasury que se ha implementado también gestiona la función de control más importante de la conciliación de las posiciones de efectivo. Se trata de un ejercicio de conciliación a tres bandas, que se realiza entre el saldo de las cuentas de los bancos y los informes de transacciones, el libro de caja del Tesoro y el sistema de contabilidad del estado de Alaska. En la actualidad, el Estado tiene alrededor de 150 cuentas bancarias en cinco bancos diferentes.

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Un beneficio de implementación importante que el equipo obtuvo de su inversión en Ripple Treasury es la estandarización de sus procesos y procedimientos de administración de efectivo, lo que se traduce en beneficios de automatización y ganancias en el control de la administración de efectivo. En la práctica, esto incluye la asignación automática del código de contabilidad general (GL) correcto a las transacciones en efectivo entrantes. El equipo de administración de efectivo del estado se complace en comprobar que la solución de Ripple Treasury ofrece un alto grado de flexibilidad, precisión y eficiencia a este problema de mapeo: hoy en día, alrededor del 98% de los flujos de caja se asignan correctamente de forma automática a la cuenta contable correcta.

El 2% residual son entradas no conformes o aquellas que se tratan por separado por elección. Estos incluyen todos los débitos inexplicables a las cuentas bancarias del estado, que, según la política, deben investigarse y aprobarse individualmente. Además, otras transacciones que requieren algún tipo de procesamiento manual son los débitos y créditos, que requieren operaciones de división, y las entradas de efectivo incompletas, que requieren reparación. Estos artículos excepcionales se canalizan a través de la intervención y corrección humanas.

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El rango de volumen de efectivo diario típico de las operaciones de administración de efectivo de la división del Tesoro del Estado de Alaska entre 1000 y 2000 millones de dólares refleja el procesamiento de unos 400 a 500 movimientos de efectivo por día. Este importante complejo de flujo de caja proviene principalmente de los ingresos y regalías del estado derivados del petróleo. Los demás débitos y créditos importantes relacionados con el flujo de caja están relacionados con proyectos de construcción, otras compras importantes, la administración de la nómina estatal y la gestión de las inversiones, los ingresos y los reembolsos, además de la gestión del pago de las cotizaciones y las pensiones del fondo estatal de pensiones, de 22 000 millones de dólares.

Es importante para mí recalcar lo bien que creo que el equipo del Tesoro de Ripple se desempeñó bajo el riguroso régimen del proceso oficial de adquisiciones del estado de Alaska y en su gestión de los estrictos requisitos del Departamento de Hacienda para implementar la solución.

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En mi opinión, era absolutamente fundamental para el éxito del proyecto que el equipo de administración de efectivo del estado trabajara, en la práctica, de manera estrecha y efectiva con el equipo de prestación de servicios profesionales de Ripple Treasury durante todo el ejercicio de implementación. La gente de Ripple Treasury realmente merece una calificación muy alta por haber brindado una calidad de servicio excelente y sostenida. Con mucha frecuencia, en este tipo de implementación tecnológica, el equipo del proveedor no logra brindar capacitación y soporte efectivos y bien informados al nuevo cliente de su empresa. En nuestro caso, definitivamente no fue así: durante todo el proyecto, ambos equipos aportaron un gran valor al diseño y la entrega de soluciones sólidas para los problemas que se planteaban.

El resultado del proyecto Ripple Treasury es que la operación de administración de efectivo del estado de Alaska ahora se basa en una infraestructura tecnológica mucho más sólida. El departamento de tesorería confía plenamente en la continuidad asegurada de sus operaciones de tesorería, que ahora están aseguradas contra los riesgos operacionales más factibles. La inversión en la estación de trabajo Ripple Treasury es una inversión en infraestructura totalmente apropiada, que ayuda a garantizar una operación financiera sustancial, llevada a cabo en nombre de los ciudadanos y empleados del Estado.

El proyecto de reemplazo de la estación de trabajo de tesorería ya está completo. La siguiente etapa de la evolución se producirá con la implementación de un sistema de contabilidad sustitutivo, que será el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) AMS Advantage. Preveo que el proceso de creación e implementación de la interfaz con Ripple Treasury será relativamente sencillo, aunque seguiré insistiendo en unos estándares altos para ofrecer soluciones puntuales y precisas. Una posible novedad futura consistiría en implementar un módulo adicional de Ripple Treasury para analizar el rendimiento de los bancos. El equipo ha evaluado el uso de dichas soluciones periódicamente durante los últimos 10 años y queda por ver si un análisis de la oferta de Ripple Treasury indica que habrá suficientes costo/beneficios realizables para justificar esta inversión adicional.