Success Story
State of Alaska
State of Alaska mejoró la continuidad de la gestión de efectivo con operaciones de tesorería móviles.
cuentas bancarias
de los flujos de caja asignados automáticamente a la cuenta correcta del libro mayor
movimientos de efectivo procesados por día
About
La División de Tesorería del Estado de Alaska gestiona las operaciones de efectivo gubernamentales que respaldan la nómina, los ingresos, los pagos a proveedores y las actividades de inversión. Como equipo de tesorería del sector público, opera dentro de un entorno de adquisiciones altamente estructurado y supervisa una importante actividad de efectivo diaria en múltiples bancos y cuentas.
Challenges
El Estado de Alaska necesitaba reemplazar una estación de trabajo de tesorería obsoleta después de que una revisión de recuperación ante desastres revelara un riesgo operativo inaceptable. Los principales desafíos incluían:
- Portabilidad limitada que reducía la confianza en restaurar las operaciones desde una instalación de respaldo tras una interrupción
- Incapacidad para reconstruir de manera confiable la posición de efectivo si el equipo tenía que reubicar rápidamente las operaciones
- Alto riesgo operativo y financiero vinculado a la administración de la nómina, el procesamiento de ingresos, los pagos a proveedores y la continuidad de la gestión de inversiones
- Rigurosos requisitos de adquisiciones estatales que eliminaron a varios proveedores durante el proceso de solicitud de propuestas (RFP)
Solution
Al asociarse con Ripple Treasury, impulsada por GTreasury, el Estado de Alaska reemplazó su estación de trabajo de tesorería heredada por una solución ASP (páginas de servidor activas) diseñada para la movilidad y la preparación ante la recuperación de desastres. El equipo eligió Ripple Treasury en función de la calidad de su respuesta a la RFP, su historial de servicio al cliente, la flexibilidad dentro del proceso de adquisiciones del estado y sus precios competitivos. Se implementaron estas soluciones:
- Informes del libro de efectivo con Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS): Se construyó una solución alternativa probada utilizando la herramienta de creación de informes de Ripple Treasury y SSRS para cumplir con los requisitos del libro de efectivo, incluidos los saldos iniciales y arrastrados.
- Reconciliación de la posición de efectivo: Se respaldó una reconciliación de tres vías entre los informes de saldos y transacciones bancarias, el libro de efectivo de Ripple Treasury y el sistema contable del estado de Alaska.
- Automatización de la codificación del libro mayor (GL): Se estandarizaron los procesos de gestión de efectivo mediante la automatización de la asignación del código correcto del libro mayor a las transacciones de efectivo entrantes, dirigiendo las excepciones para su revisión y aprobación.
- Informes de reparación de calidad de datos: Se creó un sistema de informes para identificar campos de referencia faltantes y ayudar al equipo a corregir errores y omisiones detectados durante la validación.
Benefits
Con Ripple Treasury, el Estado de Alaska aportó consistencia a sus operaciones de gestión de efectivo, obteniendo controles más sólidos, mayor confianza en la continuidad y más automatización en los flujos de trabajo diarios:
- Estandarizó los procesos y procedimientos de gestión de efectivo, mejorando el control y respaldando la automatización en los flujos de trabajo diarios
- Automatizó la codificación del libro mayor para la mayoría de la actividad de efectivo entrante, reduciendo el esfuerzo manual mientras mantenía las excepciones basadas en políticas bajo revisión humana
- Mejoró la confianza en la continuidad mediante una operación de tesorería más portátil y reubicable, alineada con las necesidades de recuperación ante desastres
- Mantuvo el desempeño operativo al establecer un proceso anual de cierre del libro de efectivo para gestionar el tamaño de la base de datos y sostener la capacidad de respuesta del sistema
Conclusion
El Estado de Alaska pasó de una estación de trabajo heredada a una operación de gestión de efectivo más resiliente, construida para la continuidad, el control y la escala. El equipo de tesorería ahora ejecuta flujos de trabajo estandarizados, una reconciliación más sólida y una automatización mejorada, mientras planifica la futura integración con un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de reemplazo y evalúa módulos adicionales como el análisis del desempeño bancario.
“Ripple Treasury brought all the necessary management and technical staff to ensure that a complete and effective solutions was delivered and implemented.”