A previsão de contas a receber é um dos elementos mais importantes e desafiadores de um processo de previsão de fluxo de caixa para equipes de finanças e tesouraria da sede.

É o elemento da previsão de fluxo de caixa de uma empresa que estima o montante de dinheiro que ela deve receber durante um período determinado. A maioria desses recebíveis virá dos clientes da empresa.

Nesta publicação do blog, apresentaremos algumas etapas simples para aumentar a precisão das previsões de contas a receber.

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Por que a Previsão de Contas a Receber é Importante?

Uma previsão de contas a receber precisa e confiável pode ter um grande impacto no capital de giro de uma empresa. Em particular, a clareza sobre as contas a receber de curto prazo pode reduzir a dependência de facilidades de financiamento externo de curto prazo. Portanto, uma previsão de contas a receber aprimorada não só permite que uma empresa se torne mais ágil e eficiente em relação ao uso do dinheiro, mas também impacta diretamente o resultado final.

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Por que a Previsão de Contas a Receber é Difícil?

Os desafios para uma equipe da sede que gerencia um processo de previsão são numerosos devido ao grande volume de dados, à variedade de sistemas e ao número de entidades envolvidas. A previsão de contas a receber é particularmente desafiadora, pois grande parte dela está fora do controle da empresa recebedora. Embora os prazos de pagamento sejam acordados, eles nem sempre são cumpridos.

É mais fácil dividir a previsão de recebíveis em duas partes: curto prazo e longo prazo. A previsão de longo prazo tende a ser mais direta, pois os clientes, em geral, acabarão pagando suas contas. A previsão de curto prazo é mais difícil porque pode haver variabilidade em quando essas contas são pagas, bem como variabilidade em quando o dinheiro será realmente recebido. Um cliente pode atrasar pagamentos devido a dificuldades na cadeia de suprimentos (ou seja, eles próprios estão aguardando pagamentos de fornecedores terceirizados), porque estão retendo dinheiro para fins de relatórios, ou por muitas outras razões.

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Como Melhorar a Previsão de Contas a Receber de Curto Prazo

Como a previsão é uma atividade prospectiva, não existe uma solução mágica que resolva todos os problemas. No entanto, com base em nossa experiência ajudando grandes empresas a configurar e gerenciar processos de previsão, seguir as seguintes etapas básicas pode melhorar drasticamente a qualidade e a precisão das previsões de contas a receber.

Etapa 1 – Análise de Dados Históricos

Desenvolver uma compreensão do comportamento passado das contas a receber é o primeiro passo para tentar prever com mais precisão os recebimentos futuros dos clientes. Não há um método rígido e rápido para esta análise, mas, em última análise, o que se aprende é mais importante do que como é feito.

Em um nível básico, uma análise dos dados históricos de contas a receber deve destacar:

1. Áreas problemáticas dentro das contas a receber, como clientes que consistentemente não pagam no prazo.
2. Os maiores clientes e o seu comportamento de pagamento.
3. Os componentes mais voláteis do livro-razão de contas a receber (por exemplo, certas unidades de negócio, linhas de produtos ou clientes).
4. Sazonalidade tanto a nível macro como micro.

O objetivo deste exercício é definir quais áreas do livro-razão de contas a receber causam mais problemas e são as mais difíceis de prever. Isso permitirá que os esforços de melhoria sejam focados nessas áreas. A aplicação da regra 80:20 a todos os aspetos desta análise acelerará significativamente o processo.

Passo 2 – Dividir as Contas a Receber em Subcategorias

A análise histórica facilitará a divisão do livro-razão de contas a receber em várias subcategorias de relatórios, dependendo do que precisa ser focado e melhorado.

Uma subcategorização comum baseia-se no tamanho do cliente. Analisar as contas a receber como um número único é desafiador, pois, mesmo em empresas de médio porte, elas compreendem muitas partes móveis. Uma simples divisão 80:20 focará rapidamente a análise nos maiores clientes e no seu comportamento de pagamento.

Categorias de clientes adicionais podem incluir:

• Condições de pagamento
• Dia da semana ou do mês em que o pagamento é esperado (por exemplo, última semana do mês)
• Qualidade/pontuação de crédito

Este tipo de categorização é fundamental para a análise contínua e eficiente do comportamento das contas a receber.

Passo 3 – Monitorizar e Ajustar Pressupostos

Previsão de contas a receber e a análise é um exercício contínuo. Os passos descritos acima lançam as bases para uma análise contínua que, por sua vez, leva a ajustes nas suposições de previsão ou a ações que melhoram as cobranças de fluxo de caixa.

A análise de variância é a principal peça de análise que será realizada como parte de qualquer esforço para melhorar a previsão de contas a receber. A análise de variância demonstra como as previsões se comportam em relação aos dados reais. Isso, por sua vez, mostra como os pressupostos se comportaram e o que precisa ser alterado para a próxima iteração da previsão.

Este processo de ‘monitorizar – atualizar – iterar’ ajudará a medição da precisão da previsão de caixa e a mover uma previsão de baixa para alta qualidade, num período de tempo relativamente curto.

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Utilizando Ferramentas Especializadas de Previsão

Assim como na maioria das etapas do processo de previsão de fluxo de caixa, a previsão de contas a receber pode ser feita manualmente em planilhas, reunindo todos os dados de entrada necessários e inserindo-os em seus modelos.

No entanto, o uso de software especializado pode ajudar não apenas automatizando o processo de coleta/compilação de dados em diversas fontes, mas também na análise e melhoria da precisão. O uso de software especializado também possibilita a análise preditiva como método de análise, oferecendo uma visão aprofundada sobre o que pode estar afetando a precisão da previsão.

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Revisando Seu Processo de Previsão de Caixa

Se você está considerando configurar um novo processo de previsão de caixa, escrevemos um guia de configuração de previsão de fluxo de caixa, que o convidamos a baixar.

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