Cada vez mais, as organizações estão descobrindo que a Automação de Processos Robóticos (RPA) pode ser uma forma econômica de otimizar operações, melhorar a qualidade dos dados e permitir uma tomada de decisão mais assertiva. O que impulsiona essa tendência é a capacidade da RPA de aumentar a eficiência e reduzir custos ao mimetizar a forma como os humanos interagem com os aplicativos.

Em uma pesquisa recente, a consultoria de gestão Deloitte constatou que mais da metade (53 por cento) dos entrevistados globais já utilizam RPA. A maioria relata que a RPA não apenas atendeu ou superou suas expectativas de redução de custos, mas também proporcionou benefícios não financeiros, como maior precisão, pontualidade, flexibilidade e conformidade. A Deloitte prevê que, se a adesão continuar no nível atual, a RPA alcançará uma adoção quase universal nos próximos cinco anos.

Quem utiliza RPA?

A crescente popularidade da RPA significa que seus usuários podem ser encontrados em diversos setores, desde serviços financeiros até manufatura, telecomunicações e varejo. Algumas organizações, que anteriormente terceirizavam funções de back office, agora veem a RPA como uma oportunidade de trazer processos de volta para dentro da empresa, já que ela pode aprimorar a gestão de risco de dados e melhorar a conformidade com controles internos, além de ser economicamente viável.

Embora a RPA tenda a ser mais comum em grandes organizações, ela é igualmente adequada para qualquer empresa com processos padronizados que envolvam tarefas repetitivas de alto volume.

Como a RPA funciona?

A RPA é um software que interage com os sistemas existentes de uma organização para automatizar determinadas tarefas.

Quando aplicada a processos padronizados, a RPA pode auxiliar e/ou substituir ações humanas repetitivas. Por exemplo, ela pode fazer login em um sistema de contas como se fosse um humano, extrair dados de contas a receber e a pagar e alimentar automaticamente essas informações no sistema de previsão de fluxo de caixa.

Preenchimento de formulários, reconciliação ou consolidação de dados, movimentação de arquivos e pastas — qualquer tarefa que possa ser padronizada e baseada em regras pode ser adequada para a RPA.

Como a RPA é implementada?

Uma vantagem frequentemente citada da RPA é que os sistemas subjacentes da organização não precisam ser substituídos. Isso minimiza os custos de implementação e facilita uma rápida implementação. No entanto, como a RPA interage com sistemas existentes, podem surgir problemas se houver alterações na interface do usuário ou nos dados subjacentes. Portanto, como em qualquer projeto, são necessários um planejamento e uma gestão cuidadosos. Os fluxos de trabalho devem ser analisados e padronizados antes de iniciar a RPA e, uma vez implementados, os processos automatizados devem ser mantidos, atualizados e mantidos em segurança.

Qual é o ROI da RPA?

Quando aplicada a tarefas apropriadas, o potencial da RPA para reduzir custos é significativo. A EY publicou um artigo observando que a redução de custos pode chegar a 50—70 por cento em algumas atividades contábeis e financeiras automatizadas.

Outra vantagem é que o retorno sobre o investimento é alcançável em um prazo relativamente curto. O estudo da Deloitte citado acima constatou que o retorno foi relatado em menos de 12 meses.

A economia de tempo potencial pode ser drástica. O grupo CIMB, sediado na Malásia, que implementou a RPA em setembro de 2017, afirma que, em apenas um mês, 9 dos 15 processos bancários apresentaram uma redução significativa de até 90 por cento no tempo de resposta.

Como a RPA impacta a conformidade e a gestão de riscos?

Em setores altamente regulamentados, como seguros e bancos, um estudo da McKinsey mostrou que as empresas estão descobrindo que a automação é uma forma rápida e barata de aplicar capacidades superiores ao problema da conformidade. As aplicações podem incluir assistência em processos de "conheça seu cliente" (KYC), gestão de limites, monitoramento e investigação de prevenção à lavagem de dinheiro (AML), processamento de remediação, monitoramento e relatórios.

Outras empresas também estão descobrindo benefícios na conformidade. O Diretor Financeiro do Reino Unido do Royal Mail, Mike Prince, observou que a robótica abre caminho para a melhoria de processos porque, ao contrário dos humanos, “o robô não aceita a não conformidade nem cria etapas adicionais... É uma maneira brilhante de melhorar a adesão aos processos”.

Como a RPA ajuda as equipes de finanças e tesouraria?

A capacidade da RPA de acelerar o processamento, melhorar a precisão e permitir que as tarefas sejam concluídas fora do horário de pico significa que ela possui muitas aplicações potenciais em finanças e tesouraria, onde os dados frequentemente precisam ser copiados e compartilhados entre diferentes sistemas. Como os processos manuais e a dependência excessiva de planilhas podem estar sujeitos a erros, a capacidade da RPA de minimizar o risco de erro humano é particularmente benéfica.

As equipes de contabilidade podem usar a RPA para realizar cálculos, verificações de estoque, análises de crédito de clientes e conferências de fornecedores em listas de aprovados. Para as equipes de tesouraria, a coleta de dados de faturas e sua inserção no sistema de contas a pagar, a coleta de dados de planilhas ou outras fontes para lançamento no razão geral e outras transferências de dados entre sistemas podem ser concluídas automaticamente usando a RPA.

Como a RPA ajuda na previsão de caixa?

Quando implementada corretamente, a RPA pode extrair automaticamente dados reais do sistema ERP ou de contas de uma organização e inseri-los diretamente no sistema de previsão de caixa. Com um processo de previsão de caixa automatizado , assim que novos detalhes ficam disponíveis, os dados podem ser atualizados e apresentados em um painel intuitivo, oferecendo a capacidade de detalhar até o nível de granularidade necessário ou consolidar em números gerais. À medida que mais dados de melhor qualidade ficam disponíveis, a tomada de decisão e o planejamento são aprimorados.

Da mesma forma, a capacidade da RPA de extrair dados de várias fontes cria oportunidades para melhorar a análise, o que, por sua vez, aprimora a capacidade de previsão da equipe de tesouraria e finanças.

Outros usos potenciais da RPA na tesouraria incluem o processamento de acordos de nível de serviço, a realização de liquidações e o envio de confirmações de negociações.

O que vem a seguir para a RPA?

A inteligência artificial é o próximo horizonte para a automação na função financeira. A IA já está demonstrando que aprender com padrões de comportamento e combinar a RPA com tecnologias cognitivas aumenta a gama de processos que podem ser automatizados e reduz a necessidade de intervenção humana.

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