Cada vez más, las organizaciones descubren que la automatización robótica de procesos (RPA) puede ser una forma rentable de optimizar las operaciones, mejorar la calidad de los datos y permitir una mejor toma de decisiones. Lo que impulsa la tendencia es la capacidad de la RPA para mejorar la eficiencia y reducir los costos al imitar la forma en que los humanos interactúan con las aplicaciones.

En un encuesta reciente, la consultora de gestión Deloitte descubrió que más de la mitad (53 por ciento) de los encuestados de todo el mundo ya utilizan la RPA. La mayoría informa que la RPA no solo cumplió o superó sus expectativas de reducción de costos, sino que también brindó beneficios no financieros, como una mayor precisión, puntualidad, flexibilidad y cumplimiento. Deloitte predice que si la adopción continúa al nivel actual, la RPA alcanzará una adopción casi universal en los próximos cinco años.

¿Quién usa la RPA?

La creciente popularidad de la RPA significa que se pueden encontrar usuarios en muchos sectores, desde los servicios financieros hasta la fabricación, las telecomunicaciones y el comercio minorista. Algunas organizaciones, que antes subcontrataban funciones administrativas, ahora ven en la RPA una oportunidad para volver a integrar los procesos en la empresa, ya que puede mejorar la gestión de los riesgos de los datos y mejorar el cumplimiento de los controles internos, además de ser rentable.

Si bien la RPA tiende a ser más común en las grandes organizaciones, es igualmente adecuada para cualquier empresa con procesos estandarizados que impliquen tareas repetitivas de gran volumen.

¿Cómo funciona la RPA?

La RPA es un software que interactúa con los sistemas existentes de una organización para automatizar ciertas tareas.

Cuando se aplica a procesos estandarizados, la RPA puede ayudar o reemplazar las acciones humanas repetitivas. Por ejemplo, puede iniciar sesión en un sistema de cuentas como si fuera humano, extraer datos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar e introducir automáticamente esta información en el sistema de previsión de tesorería.

Rellenar formularios, conciliar o consolidar datos, mover archivos y carpetas: cualquier tarea que pueda estandarizarse y esté basada en reglas puede ser adecuada para la RPA.

¿Cómo se implementa la RPA?

Una ventaja de la RPA que se cita con frecuencia es que no es necesario reemplazar los sistemas subyacentes de la organización. Esto minimiza los costos de implementación y facilita un despliegue rápido. Sin embargo, dado que la RPA interactúa con los sistemas existentes, pueden surgir problemas si se producen cambios en la interfaz de usuario o en los datos subyacentes. Por lo tanto, como ocurre con cualquier proyecto, se requieren una planificación y una gestión cuidadosas. Los flujos de trabajo deben analizarse y estandarizarse antes de iniciar la RPA y, una vez implementados, los procesos automatizados deben mantenerse, actualizarse y mantenerse seguros.

¿Cuál es el ROI de la RPA?

Cuando se aplica a las tareas adecuadas, el potencial de la RPA para reducir los costos es significativo. EY publicó un artículo en el que señalaba que la reducción de costos puede alcanzar entre el 50 y el 70 por ciento en el caso de algunas actividades automatizadas de contabilidad y finanzas.

Otra ventaja es que la amortización se puede lograr en un período de tiempo relativamente corto. El estudio de Deloitte citado anteriormente encontró que la amortización se informó en menos de 12 meses.

Los posibles ahorros de tiempo pueden ser dramáticos. El grupo CIMB, con sede en Malasia, que implementó la RPA en septiembre de 2017, afirma que solo en un mes, 9 de cada 15 procesos bancarios mostraron una reducción significativa de hasta un 90 por ciento en el tiempo de respuesta.

¿Cómo afecta la RPA al cumplimiento y a la gestión de riesgos?

En sectores altamente regulados, como los seguros y la banca, un estudio de McKinsey mostró que las empresas están descubriendo que la automatización es una forma barata y rápida de aplicar una capacidad superior al problema del cumplimiento. Las aplicaciones pueden incluir la asistencia en los procesos de conocimiento del cliente, la administración de límites, la supervisión e investigación del AML, el procesamiento de soluciones, el monitoreo y la presentación de informes.

Otras empresas también están descubriendo los beneficios del cumplimiento. El director de finanzas de Royal Mail en el Reino Unido, Mike Prince, ha observado que la robótica abre una vía hacia la mejora de los procesos porque, a diferencia de los humanos, «el robot no aceptará el incumplimiento ni creará medidas adicionales... Es una forma brillante de mejorar el cumplimiento del proceso».

¿Cómo ayuda la RPA a los equipos de finanzas y tesorería?

La capacidad de la RPA para acelerar el procesamiento, mejorar la precisión y permitir que las tareas se completen fuera de las horas punta, significa que tiene muchas aplicaciones potenciales en finanzas y tesorería, donde los datos a menudo tienen que copiarse y compartirse en diferentes sistemas. Dado que los procesos manuales y la excesiva dependencia de las hojas de cálculo pueden ser propensos a errores, la capacidad de RPA para minimizar el riesgo de errores humanos es particularmente beneficiosa.

Los equipos de contabilidad que pueden utilizar para la RPA incluyen la realización de cálculos, verificaciones de existencias, verificaciones de crédito de los clientes y la verificación de los proveedores comparándolos con una lista de proveedores aprobados. Los equipos de tesorería pueden recopilar los datos de las facturas e introducirlos en el sistema de cuentas por pagar, recopilar datos de hojas de cálculo u otras fuentes para contabilizarlos en la contabilidad general y realizar otras transferencias de datos entre sistemas de forma automática mediante la RPA.

¿Cómo ayuda la RPA a pronosticar el efectivo?

Cuando se implementa correctamente, la RPA puede extraer automáticamente los datos reales del sistema ERP o de cuentas de una organización e introducirlos directamente en el sistema de previsión de efectivo. Con un previsión de caja automatizada proceso, tan pronto como haya nuevos detalles disponibles, los datos se pueden actualizar y presentar en un panel intuitivo que ofrece la posibilidad de profundizar hasta el grado de granularidad requerido o resumirlos en números generales de los titulares. A medida que se dispone de más datos de mejor calidad, se mejora la toma de decisiones y la planificación.

Del mismo modo, la capacidad de RPA para extraer datos de varias fuentes crea oportunidades para mejorar los análisis, lo que a su vez mejora la capacidad de previsión del equipo de finanzas.

Otros posibles usos de la RPA en tesorería incluyen el procesamiento de acuerdos de nivel de servicio, la realización de liquidaciones y el envío de confirmaciones de acuerdos.

¿Qué sigue para la RPA?

Inteligencia artificial es el próximo horizonte para la automatización de la función financiera. La IA ya está demostrando que aprender de los patrones de comportamiento y combinar la RPA con las tecnologías cognitivas aumenta la gama de procesos que pueden automatizarse y reduce la necesidad de intervención humana.

‍