Immer mehr Unternehmen entdecken, dass Robotic Process Automation (RPA) eine kostengünstige Möglichkeit sein kann, Abläufe zu rationalisieren, die Datenqualität zu verbessern und bessere Entscheidungen zu ermöglichen. Treiber des Trends ist die Fähigkeit von RPA, die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken, indem es nachahmt, wie Menschen mit Anwendungen interagieren.

In einem aktuelle Umfragestellte die Unternehmensberatungsfirma Deloitte fest, dass mehr als die Hälfte (53 Prozent) der weltweiten Befragten bereits RPA verwenden. Die meisten berichten, dass RPA nicht nur ihre Erwartungen an die Kostensenkung erfüllte oder übertraf, sondern auch nichtfinanzielle Vorteile wie verbesserte Genauigkeit, Pünktlichkeit, Flexibilität und Compliance mit sich brachte. Deloitte prognostiziert, dass RPA innerhalb der nächsten fünf Jahre nahezu flächendeckend eingeführt werden wird, wenn die Einführung auf dem aktuellen Niveau anhält.

Wer verwendet RPA?

Die wachsende Beliebtheit von RPA bedeutet, dass Anwender in vielen Branchen zu finden sind, von Finanzdienstleistungen über Fertigung, Telekommunikation bis hin zum Einzelhandel. Einige Unternehmen, die zuvor Backoffice-Funktionen ausgelagert haben, sehen RPA nun als Gelegenheit, Prozesse wieder intern zu integrieren, da es das Datenrisikomanagement verbessern und die Einhaltung interner Kontrollen verbessern kann und zudem kostengünstig ist.

RPA ist zwar in großen Unternehmen in der Regel üblicher, eignet sich aber auch für Unternehmen mit standardisierten Prozessen, die umfangreiche, sich wiederholende Aufgaben beinhalten.

Wie funktioniert RPA?

RPA ist eine Software, die mit den bestehenden Systemen eines Unternehmens interagiert, um bestimmte Aufgaben zu automatisieren.

Wenn RPA auf standardisierte Prozesse angewendet wird, kann es sich wiederholende menschliche Handlungen unterstützen und/oder ersetzen. Es kann sich beispielsweise wie ein Mensch in ein Buchhaltungssystem einloggen, Debitoren- und Kreditorendaten extrahieren und diese Informationen automatisch in das Liquiditätsprognosesystem einspeisen.

Ausfüllen von Formularen, Abgleichen oder Konsolidieren von Daten, Verschieben von Dateien und Ordnern — jede Aufgabe, die standardisiert werden kann und auf Regeln basiert, kann für RPA geeignet sein.

Wie wird RPA implementiert?

Ein häufig genannter RPA-Vorteil besteht darin, dass die zugrunde liegenden Systeme des Unternehmens nicht ersetzt werden müssen. Dies minimiert die Implementierungskosten und erleichtert eine schnelle Einführung. Da RPA jedoch mit bestehenden Systemen interagiert, können Probleme auftreten, wenn Änderungen an der zugrunde liegenden Benutzeroberfläche oder den Daten vorgenommen werden. Daher sind, wie bei jedem Projekt, eine sorgfältige Planung und Verwaltung erforderlich. Arbeitsabläufe müssen analysiert und standardisiert werden, bevor RPA initiiert wird. Nach der Implementierung müssen automatisierte Prozesse gewartet, aktualisiert und geschützt werden.

Wie hoch ist der ROI von RPA?

Wenn RPA auf entsprechende Aufgaben angewendet wird, ist das Potenzial von RPA zur Kostensenkung erheblich. EY veröffentlichte einen Artikel, in dem festgestellt wurde, dass bei einigen automatisierten Buchhaltungs- und Finanzaktivitäten die Kosten um 50 bis 70 Prozent gesenkt werden können.

Ein weiterer Vorteil ist, dass die Amortisation innerhalb eines relativ kurzen Zeitrahmens erreicht werden kann. Die oben zitierte Deloitte-Studie ergab, dass die Amortisation nach weniger als 12 Monaten gemeldet wurde.

Mögliche Zeiteinsparungen können dramatisch sein. Die in Malaysia ansässige CIMB-Gruppe, die RPA im September 2017 eingeführt hat, berichtet, dass allein in einem Monat bei 9 von 15 Bankprozessen die Bearbeitungszeit deutlich um bis zu 90 Prozent reduziert wurde.

Wie wirkt sich RPA auf Compliance und Risikomanagement aus?

In stark regulierten Branchen wie Versicherungen und Banken Eine McKinsey-Studie zeigte dass Unternehmen feststellen, dass Automatisierung eine kostengünstige und schnelle Methode ist, um das Problem der Einhaltung von Vorschriften mit überragenden Fähigkeiten zu lösen. Zu den Anwendungen gehören unter anderem die Unterstützung bei Know-Your-Customer-Prozessen, Limitmanagement, AML-Überwachung und -Untersuchung, Bearbeitung von Abhilfemaßnahmen, Überwachung und Berichterstattung.

Auch andere Unternehmen entdecken die Vorteile der Einhaltung von Vorschriften. Mike Prince, Direktor für Finanzen im Vereinigten Königreich bei Royal Mail, hat das beobachtet Robotik eröffnet einen Weg zur Prozessverbesserung denn im Gegensatz zu Menschen „akzeptiert der Roboter keine Verstöße und leitet keine zusätzlichen Schritte ein... Das ist eine hervorragende Methode, um die Einhaltung von Prozessen zu verbessern.“

Wie hilft RPA den Finanz- und Treasury-Teams?

Die Fähigkeit von RPA, die Verarbeitung zu beschleunigen, die Genauigkeit zu verbessern und es zu ermöglichen, Aufgaben außerhalb der Spitzenzeiten zu erledigen, bedeutet, dass es viele potenzielle Anwendungen im Finanz- und Treasury-Bereich hat, wo Daten häufig kopiert und über verschiedene Systeme hinweg geteilt werden müssen. Da manuelle Prozesse und die übermäßige Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen fehleranfällig sein können, ist die Fähigkeit von RPA, das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren, besonders vorteilhaft.

Buchhaltungsteams können für RPA unter anderem Berechnungen, Bestandsprüfungen, Kreditprüfungen von Kunden und Prüfungen von Lieferanten anhand einer Liste zugelassener Lieferanten verwenden. Für Treasury-Teams können die Erfassung von Rechnungsdaten und deren Eingabe in das Kreditorenbuchhaltungssystem, die Erfassung von Daten aus Tabellenkalkulationen oder anderen Quellen zur Verbuchung in das Hauptbuch sowie andere Datenübertragungen zwischen Systemen mithilfe von RPA automatisch abgeschlossen werden.

Wie hilft RPA bei der Liquiditätsprognose?

Bei korrekter Implementierung kann RPA automatisch aktuelle Daten aus dem ERP- oder Buchhaltungssystem eines Unternehmens extrahieren und direkt in das Cash-Forecasting-System einspeisen. Mit einem automatisierte Liquiditätsprognosen Prozess: Sobald neue Details verfügbar sind, können die Daten aktualisiert und auf einem intuitiven Dashboard präsentiert werden, das die Möglichkeit bietet, bis zum erforderlichen Grad an Granularität aufzuschlüsseln oder sie auf allgemeine Schlagzahlen hochzuziehen. Je mehr und qualitativ bessere Daten verfügbar werden, desto besser werden Entscheidungsfindung und Planung.

In ähnlicher Weise bietet die Fähigkeit von RPA, Daten aus verschiedenen Quellen zu extrahieren, Möglichkeiten zur Verbesserung der Analytik, was wiederum die Prognosefähigkeit des Treasury of Finance-Teams verbessert.

Zu den weiteren potenziellen Einsatzmöglichkeiten von RPA im Treasury gehören die Bearbeitung von Service Level Agreements, die Durchführung von Abrechnungen und der Versand von Geschäftsbestätigungen.

Was kommt als Nächstes für RPA?

Künstliche Intelligenz ist der nächste Horizont für die Automatisierung in der Finanzfunktion. KI zeigt bereits, dass das Lernen aus Verhaltensmustern und die Kombination von RPA mit kognitiven Technologien die Bandbreite der automatisierbaren Prozesse erhöht und den Bedarf an menschlichem Eingreifen reduziert.

‍