Baird

Em 2016, a Baird estava implementando um sistema de gestão de tesouraria (TMS) para gestão de caixa e liquidez e pagamentos — uma aplicação relativamente nova para corretagem e gestão de patrimônio. A empresa buscava melhorar processos, reduzir erros e minimizar o risco de reputação como um negócio de serviço ao cliente. A quantidade de trabalho que compõe o ciclo de liquidação havia se tornado cada vez mais intensiva em mão de obra e a Baird precisava manter toda a documentação em movimento para direcionar os fundos para e das contas corretas. Isso estava sendo feito manualmente, por um departamento de tesouraria de três pessoas.

A avaliação dos sistemas de gestão de tesouraria revelou que a Baird precisava de capacidades além daquelas que os motores de regras de TMS oferecem 'prontas para uso' para o registro automático de pagamentos no razão do cliente. Era necessário algo mais inteligente e sofisticado que pudesse capturar esse registro e validá-lo contra o sistema de back office para demonstrar que os dados que estavam sendo enviados para o razão para serem registrados eram, de fato, dados bons e válidos.

Embora fosse claro que a tesouraria obteria valor de um TMS, um nível mais elevado de automação ainda era necessário. Em colaboração com o fornecedor de TMS escolhido, foi desenvolvida uma estratégia para automatizar um processo em tempo real e de ponta a ponta. Além disso, alguns membros do grupo de TI da Baird estavam procurando um caso de uso para construir um servidor web para hospedar APIs e se apegaram a este projeto para construir esse ambiente hospedado com a intenção de escalá-lo para outras aplicações em toda a empresa. Para este projeto, as APIs permitem que o TMS se comunique com os sistemas de front e back office, e permitem que o sistema de back office informe ao TMS que o número que está sendo enviado é válido.

O TMS pode então validá-lo como uma instrução válida. Correspondências falhas são enviadas para uma fila de exceções para análise posterior. A Baird hospeda todos os dados em seu sistema de back office e publica nós de dados no servidor web para pontos muito específicos, mas não deseja que o TMS tenha acesso a todos os dados pessoais do cliente que um registro possa conter. As APIs permitem esse acesso discreto às informações pelo TMS.

Os profissionais de tesouraria corporativa são os agentes de mudança necessários para impulsionar a inovação em todos os ecossistemas de parceiros. Os bancos estão começando a usar APIs e outras tecnologias para melhorar os negócios com as corporações, mas precisam que as corporações iniciem a inovação com projetos como este. Ao combinar uma solução de tesouraria SaaS multi-inquilino, tecnologia API e os princípios de RPA, não é apenas uma solução para a Baird, mas também uma base para a indústria de tesouraria corporativa como um todo para alcançar o processamento de transações em tempo real e de ponta a ponta. Isso é evidente pelas muitas perguntas que a Baird recebe sobre este projeto de seus pares da tesouraria corporativa.

A automação de transações de clientes em tempo real para o sistema de back office reduziu o risco de erro humano, economizou tempo, aumentou o volume e permitiu fazer mais sem aumentar o número de funcionários. A solução permite que a Baird transfira alguns dos processos de front-end da tesouraria para as respectivas unidades de negócios, conforme ditam as melhores práticas. Automatizar o processo de GL, e fazê-lo de forma que os dados possam ser validados, significa que toda vez que há uma correspondência, um associado não precisa procurar no razão geral para tentar validar se é uma boa correspondência.

Os benefícios gerais para a Baird são a mitigação de riscos e um serviço ao cliente de ponta. A Baird agora também possui um servidor web API que está sendo usado para aplicações em toda a empresa para apoiar o negócio.

“Embora as equipes de tesouraria e finanças estejam recebendo o reconhecimento, este foi realmente um esforço colaborativo entre TI, risco, finanças e operações. Quando nossos colegas de TI apresentaram a ideia de usar API em 2015, poucos de nós do 'lado do negócio' entendíamos o que isso significava, tínhamos apenas uma visão. Foi preciso um esforço de equipe para transformar essa visão em realidade, e a ambição de buscar algo de ponta. Encontrar os parceiros de negócios certos no espaço de TMS provou ser vital, assim como a capacidade de alavancar laços estreitos com nossos bancos. O fato de que, quase quatro anos depois, este projeto ainda está sendo reconhecido pela inovação em tesouraria, mesmo com as APIs sendo agora uma solução comumente usada, realmente mostra onde estávamos na época. Esperamos que este projeto inspire outros tesoureiros corporativos a inovar diariamente, a serem agentes de mudança em suas organizações e a nunca duvidarem do que pode ser alcançado através da colaboração”, diz Steve Huse, SVP de Operações, Operações de Mercado de Capitais, Baird.

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“No nosso negócio, o nosso nome e a nossa marca são tudo. Com todo aquele dinheiro a circular pelas nossas portas todos os dias, há muito em jogo em termos de risco reputacional. O nosso TMS é uma ferramenta de relatórios excelente e sofisticada, mas é 100% uma ferramenta de mitigação de riscos.”

Steve Huse, Vice-Presidente Sênior

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