Success Story
Baird
About
A Baird é uma empresa de gestão de patrimônio, mercados de capitais, gestão de ativos e private equity de propriedade dos funcionários, com ativos de clientes que superam US$ 200 bilhões. Atende indivíduos, famílias, empresas e comunidades em todos os EUA, além de clientes institucionais em mais de 100 escritórios em três continentes.
Solutions leveraged:
Challenges
Em 2016, a Baird estava implementando um sistema de gestão de tesouraria (TMS) para gestão de caixa e liquidez e pagamentos — uma aplicação relativamente nova para o setor de corretagem e gestão de patrimônio. A empresa buscava melhorar processos, reduzir erros e minimizar o risco de reputação como um negócio de atendimento ao cliente. A quantidade de trabalho que compõe o ciclo de liquidação vinha se tornando cada vez mais intensiva em mão de obra, e a Baird precisava manter toda a documentação em movimento para direcionar fundos para e das contas corretas. Isso era feito manualmente, por um departamento de tesouraria de três pessoas.
A avaliação de sistemas de gestão de tesouraria revelou que a Baird precisava de recursos além do que os motores de regras dos TMS oferecem “de fábrica” para registrar automaticamente pagamentos no livro-razão do cliente. Era necessário algo mais inteligente e sofisticado, capaz de capturar esse registro e depois validá-lo em relação ao sistema de back office, para comprovar que os dados que estavam sendo enviados ao livro-razão para registro eram, de fato, dados bons e válidos.
Solution
Embora fosse claro que a tesouraria obteria valor de um TMS, ainda era necessária uma automação de nível superior. Em colaboração com o fornecedor de TMS escolhido, foi desenvolvida uma estratégia para automatizar um processo direto e em tempo real. Além disso, alguns membros do grupo de TI da Baird estavam procurando um caso de uso para construir um servidor web para hospedar APIs e aproveitaram este projeto para construir esse ambiente hospedado, com a intenção de escaloná-lo para outras aplicações em toda a empresa. Para este projeto, as APIs permitem que o TMS se comunique com os sistemas de front e back office, e permitem que o sistema de back office informe ao TMS que o número que está sendo enviado é válido.
O TMS pode então validá-lo como uma instrução válida. As correspondências falhas são enviadas para uma fila de exceções para análise posterior. A Baird hospeda todos os dados em seu sistema de back office e publica nós de dados no servidor web para pontos muito específicos, mas não deseja que o TMS tenha acesso a todos os dados pessoais dos clientes que um registro possa conter. As APIs permitem esse acesso discreto às informações pelo TMS.
“In our business, our name and our brand is everything. With all that cash flowing through our doors each day, there’s a lot on the line in reputational risk. Our TMS is a great and fancy reporting tool, but it is 100% a risk-mitigation tool.”
Benefits
A automação das transações de clientes em tempo real para o sistema de back office reduziu o risco de erro humano, economizou tempo, aumentou o volume e permitiu fazer mais sem aumentar o quadro de funcionários. A solução permite que a Baird transfira alguns dos processos de front-end da tesouraria para as respectivas unidades de negócio, conforme dita a melhor prática. Automatizar o processo do livro-razão, e fazê-lo de forma que os dados possam ser validados, significa que, sempre que há uma correspondência, um colaborador não precisa procurar no livro-razão geral para tentar validar se é uma boa correspondência.
Os benefícios gerais para a Baird são a mitigação de riscos e um atendimento ao cliente de ponta. A Baird agora também possui um servidor web de API que está sendo usado para aplicações em toda a empresa para apoiar o negócio.
“Embora as equipes de tesouraria e finanças estejam recebendo o reconhecimento, esse foi, na verdade, um esforço colaborativo entre TI, risco, finanças e operações. Quando nossos colegas de TI apresentaram a ideia de usar API em 2015, poucos de nós do ‘lado do negócio’ entendíamos o que isso significava, tínhamos apenas uma visão. Foi necessário um esforço de equipe para transformar essa visão em realidade, e a ambição de buscar algo inovador. Encontrar os parceiros de negócio certos no espaço de TMS foi essencial, assim como a capacidade de aproveitar os laços estreitos com nossos bancos. O fato de que, quase quatro anos depois, este projeto ainda é reconhecido por inovação em tesouraria, mesmo com as APIs sendo agora uma solução comumente usada, realmente mostra onde estávamos naquele momento. Esperamos que este projeto inspire outros tesoureiros corporativos a inovar diariamente, a serem agentes de mudança dentro de suas organizações e a nunca duvidar do que pode ser alcançado por meio da colaboração”, diz Steve Huse, SVP de Operações, Operações de Mercado de Capitais, Baird.