Caso de Sucesso
Charter Hall
Desde o seu lançamento em 1991, o Charter Hall Group cresceu e tornou-se um dos principais grupos imobiliários da Austrália, com um portfólio total de propriedades geridas de 12,1 mil milhões de dólares. A Charter Hall possui e gere 209 propriedades comerciais em toda a Austrália, incluindo edifícios de escritórios, centros comerciais com supermercados e um conjunto de ativos industriais em rápido crescimento, em nome dos seus investidores institucionais, grossistas e de retalho.
Eliminou o potencial de erro humano na produção de cálculos de tesouraria
Processamento automatizado de lançamentos contábeis (GL) no sistema de contabilidade da Charter Hall
Obteve a capacidade de capturar e reportar a amortização de ativos
Desafios
Em 2013, a equipa de Tesouraria da Charter Hall identificou a necessidade de um modelo de Tesouraria centralizado para as funções de front, middle e back office para todos os fundos da Charter Hall — cada um com as suas próprias linhas de crédito. Stuart King, Tesoureiro do Grupo, e Ian Ko, Gestor de Operações de Tesouraria da Charter Hall, lideraram a reestruturação e selecionaram o sistema de gestão de tesouraria (TMS) Ripple Treasury para desempenhar um papel fundamental na reestruturação da gestão de tesouraria.
“Os resultados imediatos da interface GL foram significativos. O que originalmente levava 20 contabilistas de fundos um dia por mês para processar em 25 fundos, agora é gerido centralmente por uma interface automatizada. Esta melhoria de processo permitiu que os contabilistas de fundos transitassem de uma função de processamento de dados para se concentrarem noutras atividades de valor acrescentado.”
Ian Ko
Gestor de Operações de Tesouraria
Solução
A reestruturação da gestão de tesouraria foi impulsionada pela necessidade de melhorar os processos internos e construir uma melhor integração com as várias equipas da Charter Hall.
Após um exercício detalhado de levantamento de requisitos e contacto com múltiplos intervenientes, os requisitos chave do sistema foram identificados.
Estes foram:
• Redesenho e reforço das operações de tesouraria com uma estrutura de controlo interno reforçada.
• Implementação de uma interface de razão geral (GL) para automatizar o lançamento de eventos contábeis de tesouraria e reduzir o envolvimento manual.
• Harmonização dos princípios contábeis da Charter Hall em todo o negócio.
• Automação dos cálculos de Tesouraria.
• Melhoria da estabilidade, confiabilidade e flexibilidade do sistema através do uso de uma infraestrutura de back-end SQL robusta e acessada via serviço de nuvem privada.
• Plano de recuperação de desastres terceirizado.
Durante todo o período de implementação, a Charter Hall participou de auditorias internas e externas para garantir a viabilidade da solução e que o projeto estava cumprindo os marcos principais. Este processo resultou na identificação de problemas imprevistos e novas oportunidades, o que significou que os requisitos de escopo foram alterados conforme a necessidade. Ao longo deste processo, a equipe de implementação da Ripple Treasury conseguiu responder às preocupações levantadas pela equipe de tesouraria da Charter Hall de forma rápida e eficaz, resolvendo quaisquer problemas e criando soluções personalizadas para atender a quaisquer requisitos novos ou variáveis.
Ian Ko explica: “As Tesourarias Corporativas frequentemente se deparam com medidas internas contínuas e necessárias para garantir a execução bem-sucedida de algo desta natureza, escopo e tamanho. Embora essa pressão interna possa frequentemente levar a atrasos nos projetos, a flexibilidade que a Ripple Treasury conseguiu oferecer permitiu que o projeto progredisse com o mínimo de interrupção. Isso possibilitou uma implementação oportuna e bem-sucedida”.
Uma vez que a solução final reengenheirada foi implementada e os testes de aceitação do usuário foram concluídos, os auditores internos e externos da Charter Hall revisaram e aprovaram o TMS, garantindo que ele atendia aos padrões estabelecidos pela empresa.
Resultado
A implementação do novo sistema de gestão de tesouraria já produziu resultados sólidos para a Charter Hall, principalmente através da economia de tempo, melhoria dos processos de fluxo de trabalho e automação de cálculos complexos.
Interface GL: Um dos principais sucessos da adoção do sistema Ripple Treasury é a sua solução de interface GL, que permitiu a automação bem-sucedida de lançamentos contábeis (GL journals) anteriormente processados manualmente no Yardi — o sistema contábil preferencial da Charter Hall. A implementação da interface transformou um processo anteriormente manual que exigia a produção de 1500 linhas de lançamentos contábeis por mês. A automação deste processo economizou cerca de 20 dias úteis por mês, juntamente com os custos indiretos associados a essas horas de trabalho.
A automação dos lançamentos contábeis também melhorou significativamente os controles internos, mitigando o risco de erro humano e atividade fraudulenta. Como parte da solução GL, a Charter Hall empreendeu um processo para harmonizar o tratamento contábil de todas as transações de Tesouraria em todos os fundos da Charter Hall, com o tratamento contábil sendo gerenciado centralmente via Mapeamento GL dentro do Ripple Treasury.
Automação dos cálculos de tesouraria: Cálculos de tesouraria, como acréscimos sobre dívidas, derivativos e taxas, e amortização, eram anteriormente calculados manualmente em planilhas, aumentando o risco de erro. A automação desses cálculos de tesouraria reduziu o impacto do erro humano na produção desses números, além de eliminar quaisquer metodologias inconsistentes usadas em todo o Grupo.
Amortização: Durante a implementação do novo sistema de gestão de tesouraria, percebeu-se a necessidade de capturar e reportar a amortização de ativos. Como resultado, o escopo do projeto foi expandido para cobrir a amortização dos custos de empréstimo, com os cronogramas de amortização gerenciados centralmente dentro do Ripple Treasury para produzir lançamentos regulares durante a vida útil dos custos de empréstimo.