Success Story
Excellence Logging
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About
A Excellence Logging estava usando um sistema baseado em planilhas para apoiar suas operações de relatórios e previsão de caixa. Com a aquisição de novos negócios de diferentes países, rapidamente superaram as limitações das planilhas e desejaram um processo menos intensivo em mão de obra para obter uma visão clara do caixa em todo o grupo. O objetivo principal era uma solução centralizada que automatizasse a coleta de dados, abrindo caminho para melhor visibilidade e, por fim, uma tomada de decisões mais inteligente.
Solutions leveraged:
Challenges
A Excellence Logging, uma empresa especializada em serviços de campos petrolíferos, estava usando um sistema baseado em Excel para sua previsão contínua de 13 semanas, consolidando envios de mais de 30 entidades informantes em todo o negócio.
Em 2018 e 2019, a Excellence Logging realizou aquisições transformadoras em várias regiões. Com um forte foco em caixa e para impulsionar a eficiência no negócio expandido, a equipe reconheceu que uma solução capaz de automatizar grande parte do processo seria mais rápida e econômica. Concordaram em adotar uma solução baseada em nuvem, que harmonizaria as organizações recém-adquiridas em um processo unificado de previsão de caixa, para melhorar a precisão e fornecer dados em tempo real sobre a posição de caixa.
Patrick Clarke, Tesoureiro do Grupo, defende que ter uma ferramenta que possa analisar com precisão possíveis problemas de liquidez é absolutamente crucial.
O processo de gerenciar previsões em planilhas pode, por si só, inibir a visibilidade sobre o caixa e a liquidez futuros, introduzindo erros ou não permitindo a análise necessária e, como resultado, a própria confiabilidade diminui.
Tendo usado anteriormente a solução de previsão da Ripple Treasury em outro negócio, Patrick tinha certeza de que nossa solução poderia ajudar a eliminar a complexidade de seu processo manual de previsão de caixa.
Requisitos principais
- Uma plataforma para relatórios e previsão de caixa eficientes e precisos, que possa ser implementada facilmente em todo o negócio
- A capacidade de produzir análises detalhadas de variação e comparação (real vs. previsão, previsão vs. previsão)
- A capacidade de rastrear e gerenciar eficientemente os fluxos intercompanhias dentro do grupo
- Classificação automatizada de valores reais, vinculada ao modelo de previsão
- Consolidação automatizada em múltiplas moedas e recursos de relatórios personalizáveis
- Capacidades de relatórios aprimoradas e insights sobre a precisão e o desempenho da previsão
Solution
A Excellence Logging usa a Previsão de Caixa da Ripple Treasury como a espinha dorsal de seus relatórios e previsão de fluxo de caixa. A Ripple Treasury fornece às empresas visibilidade sobre o caixa e a liquidez futuros, ajudando-as a entender o que acontece entre agora e esses pontos futuros no tempo.
Implementação sem interrupções e suporte contínuo ao cliente
Antes de contratar a Ripple Treasury, a equipe da Excellence Logging destacou a necessidade de uma implementação rápida do sistema. “A Ripple Treasury foi melhor do que qualquer outra implementação de sistema que já fiz. O sistema estava em funcionamento em duas semanas. Este não é um sistema excessivamente complicado, mas para esse tipo de sistema, eu esperaria mais de seis semanas ou dois meses”, afirma Patrick.
Ter o suporte adequado para a implementação do sistema não apenas garante uma aplicação bem-sucedida, mas também permite que nossos clientes acelerem seus objetivos de negócio com mais rapidez. Por meio de um Gerente de Sucesso dedicado e sessões de treinamento baseadas na web, o sistema foi implementado com eficiência em cada entidade.
“Sempre que eu tinha dúvidas sobre o que estava fazendo no sistema, a equipe respondia em 10 minutos. Nunca fiquei esperando, e não acho que houve atrasos”, acrescentou Patrick. “A Ripple Treasury é muito focada no cliente e transformadora. Você obtém muito mais valor do que paga. É a ferramenta perfeita para empresas do nosso tamanho e complexidade.”
Qualidade aprimorada da previsão de caixa
Devido à complexidade do negócio, a Excellence Logging precisa de um sistema em que possa confiar ao tomar decisões críticas de negócio. A Ripple Treasury facilita a captura de dados de pessoas em vários departamentos, em muitas unidades de negócio, de vários locais em todo o mundo. “Em 5 semanas de implementação, a Ripple Treasury fez uma diferença significativa na qualidade de nossa previsão e na confiança que a equipe de gestão tem em nossa posição de caixa prevista. E agora, 6 meses depois, a qualidade continua a melhorar, e estamos trabalhando com a Ripple Treasury para desenvolver funcionalidades adicionais para aproveitar nossa abordagem mais robusta”, menciona Patrick.
Além dos dados quantitativos que são carregados automaticamente em seu novo modelo de previsão, entradas de dados qualitativos no processo de previsão também são possibilitadas, garantindo resultados da mais alta precisão. “Temos 36 unidades de negócio diferentes enviando relatórios. A Ripple Treasury nos ajuda a identificar erros e corrigi-los. A Ripple Treasury também ajudou a melhorar a qualidade da previsão, e acho que muitos usuários gostam de usar o sistema”, acrescenta Patrick.
Relatórios personalizados centralizados
As tarefas de relatórios foram simplificadas e otimizadas. A Ripple Treasury permite que seus usuários personalizem seus próprios relatórios, liberando recursos para analisar dados e para outras iniciativas estratégicas.
“What I like most about Ripple Treasury is the flexibility and speed of being able to generate different types of reports from the same data. It’s very easy to turn things on and off and cut the data in very different ways that a lot of systems aren’t as capable of doing.”
Benefits
- Relatórios de caixa centralizados: Implementação de uma solução unificada baseada em nuvem que harmonizou os processos de previsão de caixa em mais de 30 entidades informantes, substituindo sistemas manuais baseados em Excel.
- Coleta automatizada de dados: Otimização da coleta de dados de fluxo de caixa, reduzindo processos intensivos em mão de obra e minimizando erros associados à entrada manual de dados.
- Gestão de liquidez aprimorada: Fornecimento de ferramentas para avaliar com precisão possíveis problemas de liquidez, permitindo uma gestão proativa dos recursos de caixa.
- Maior precisão nas previsões: Melhoria na precisão das previsões de caixa, gerando maior confiança entre a alta gestão e servindo como base para decisões importantes.
- Análise de variação detalhada: Viabilização de análises abrangentes de variação e comparação, como real vs. previsão e previsão vs. previsão, aprimorando os insights financeiros.