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Ao ingressar na Innospec em 2018, Andy Hawes, Tesoureiro do Grupo, enfrentou o desafio de introduzir um processo de previsão de caixa em todo o grupo. A equipe de Tesouraria da Innospec é responsável pela previsão de caixa e pelo planejamento de liquidez, incluindo operações em vinte e quatro países. Pouco depois da implementação de um processo de previsão de caixa baseado em Excel, a Innospec reconheceu a necessidade de uma melhor resiliência de dados em todo o negócio. Isso levou à busca por uma solução de previsão de caixa baseada em nuvem.
Solutions leveraged:
Challenges
Antes de usar o sistema da Ripple Treasury, Andy inicialmente configurou um processo de previsão no Excel, que foi implementado globalmente na Innospec. Anteriormente, cada equipe financeira das várias entidades preparava sua previsão de caixa manualmente no Excel. Isso era então enviado para a equipe de Tesouraria do Grupo para consolidação. No entanto, gerenciar grandes quantidades de dados em planilhas, que se acumulam muito rapidamente, tornou-se árduo.
As planilhas do Excel que a Innospec operava anteriormente não permitiam complexidades como transações intercompanhias. “Estávamos usando um sistema baseado em Excel, mas exigia bastante trabalho para chegar a uma previsão e não lidava bem com complexidades como transações intercompanhias”, disse Andy Hawes, Tesoureiro do Grupo. A visibilidade de contas bancárias em todo o grupo era difícil de navegar, resultando em falta de visibilidade do caixa.
Andy reconheceu que a Innospec precisava de uma solução que eliminasse a dificuldade associada a relatórios manuais, economizasse tempo e melhorasse a visibilidade. O aumento dos requisitos de segurança em todo o negócio significou que um processo já administrativo se expandiu ao ponto de que os relatórios de consolidação global precisos se tornaram enormemente desafiadores.
“O que era um trabalho razoavelmente intenso se tornou um trabalho muito intenso à medida que a complexidade crescia, e é claro que a pontualidade e a precisão foram afetadas. Você precisa produzir sua previsão de caixa na primeira semana do mês”, disse Andy.
Tendo usado anteriormente a Previsão de Caixa da Ripple Treasury em um cargo anterior, Andy confiava que nossa solução ajudaria sua equipe a economizar tempo e obter visibilidade clara sobre o caixa atual e futuro, e a liquidez em todo o negócio.
Requisitos principais
- Entrega de um processo de previsão de fluxo de caixa robusto, oportuno e preciso
- Gestão precisa do fluxo de caixa intercompanhias
- Integrações de dados com relatórios bancários e classificação automatizada
- Relatórios com um toque de botão, incluindo análise de precisão detalhada
Solution
Insights de caixa que fazem a diferença
“A Ripple Treasury nos ajuda a gerenciar riscos”, disse Andy. Ao automatizar o processo de previsão de caixa em todo o grupo, Andy e sua equipe identificaram insights que permitem reagir e agregar valor real.
Precisão e análise de variação costumam ser as peças que faltam nos processos de previsão de caixa. A Ripple Treasury criou um forte ciclo de feedback entre a equipe de Tesouraria e suas subsidiárias. A equipe de Tesouraria pode detectar e aprofundar-se nas causas subjacentes das variações e facilmente investigar a precisão, algo que Andy agora incorporou em seu processo. “Antes da Ripple Treasury, eu passava muito tempo tentando encontrar a variação ou entender o que ela era; agora, quando tenho uma variação, sei onde ela está. Posso vê-la”, acrescentou Andy.
Andy também usa a Ripple Treasury como ferramenta de gestão de risco de FX, uma área difícil de gerenciar sem visibilidade detalhada. Ele agora pode realizar uma análise detalhada de como as exposições cambiais surgem no negócio e gerenciar esses riscos.
Relatórios bancários automatizados
A Ripple Treasury automatiza o processo de coleta, consolidação e classificação de dados de contas bancárias diariamente. Antes de usar a Ripple Treasury, o processo era lento, realizado manualmente com planilhas circuladas pelas várias entidades, e exigia login em vários portais bancários. Ao conectar seus bancos diretamente à Ripple Treasury, Andy e sua equipe agora têm uma visão imediata e em tempo real de todos os saldos e transações bancárias. Regras de mapeamento inteligentes automatizam a classificação e categorização dos dados de fluxo de caixa diariamente, garantindo que os dados sejam instantaneamente úteis tanto para relatórios quanto para previsão.
100% de relatórios em todo o grupo
A Ripple Treasury tem uma interface semelhante ao Excel, muito fácil de usar. Isso tem sido uma grande vantagem para Andy ao implementá-la em todo o grupo. Espelhando exatamente seus requisitos de relatórios e modelos de linha de item, foi imediatamente familiar para novos usuários, resultando em rápida adoção. “A interface é muito semelhante a como fazíamos previsões no Excel. Quando os usuários de nossas unidades começaram a usar o sistema, eles já sabiam o que estavam fazendo”, acrescentou Andy.
Grandes quantidades de dados em todo o negócio agora são facilmente consolidadas em um único resultado simplificado, reduzindo o tempo gasto em previsão de fluxo de caixa em dias e aumentando a precisão.
Andy também nos informa como acha útil a ferramenta de comparação, uma análise adicional agora incorporada em seu processo, pela qual ele pode analisar previsão vs. previsão e previsão vs. real, para entender tendências e mudar expectativas em todo o modelo de previsão.
Como resultado direto, a Innospec obteve uma visão clara do desempenho do negócio. “Implementar o sistema nos permite ter visibilidade em todo o negócio, e o CFO confia nas previsões”, afirma Andy.
“I’d describe Ripple Treasury as intuitive. The team is very knowledgeable and personable, there is a real willingness to help!”