Antes de utilizar el sistema Ripple Treasury, Andy configuró inicialmente un proceso de previsión en Excel, que se implementó a nivel mundial en Innospec. Anteriormente, cada equipo de finanzas de las distintas entidades preparaba sus previsiones de tesorería manualmente en Excel. Posteriormente, esta información se envió al equipo de tesorería del grupo para su consolidación. Sin embargo, administrar enormes cantidades de datos en hojas de cálculo, que se acumulan muy rápidamente, se convirtió en una tarea ardua.

Las hojas de cálculo de Excel que Innospec utilizaba anteriormente no permitían complejidades como las transacciones entre empresas. «Utilizábamos un sistema basado en Excel, pero nos costaba bastante trabajo elaborar una previsión y no solucionaba las complejidades de las transacciones interempresariales», afirma Andy Hawes, tesorero del grupo. Era difícil controlar la visibilidad de las cuentas bancarias en todo el grupo, lo que se traducía en una falta de visibilidad del efectivo.

Andy reconoció que Innospec necesitaba una solución que eliminara la dificultad asociada con los informes manuales, ahorrara tiempo y mejorara la visibilidad. El aumento de los requisitos de seguridad en toda la empresa hizo que un proceso ya administrativo se disparara hasta el punto de que la elaboración de informes precisos sobre la consolidación global se convirtió en un enorme desafío.

«Lo que era un trabajo bastante intenso se convirtió en un trabajo muy intenso a medida que la complejidad crecía y, por supuesto, la puntualidad y la precisión se vieron afectadas. Tienes que elaborar tu previsión de tesorería en la primera semana del mes», afirma Andy.

Tras haber utilizado Ripple Treasury Cash Forecasting en un puesto anterior, Andy confiaba en que nuestra solución ayudaría a su equipo a ahorrar tiempo y a obtener una visibilidad clara del efectivo y la liquidez actuales y futuros en toda la empresa.

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• Entrega de un proceso de previsión del flujo de caja sólido, oportuno y preciso
• Gestión precisa del flujo de caja entre empresas
• Integraciones de datos con informes bancarios y clasificación automatizada
• Informes con solo tocar un botón, incluido un análisis detallado de precisión

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Perspectivas sobre el efectivo que mueven la aguja

«Ripple Treasury nos ayuda a gestionar los riesgos», dijo Andy. Al automatizar el proceso de previsión de tesorería en todo el grupo, Andy y su equipo han identificado información que le permite reaccionar y añadir un valor real.

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«Yo describiría Ripple Treasury como intuitivo. El equipo está muy bien informado y es agradable, ¡hay una verdadera voluntad de ayudar!»

Andy Hawes, tesorero del grupo

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Los análisis de precisión y varianza suelen ser las piezas que faltan en los procesos de previsión de efectivo. Ripple Treasury ha creado un fuerte circuito de retroalimentación entre el equipo de tesorería y sus subsidiarias. El equipo de tesorería puede detectar y profundizar en las causas subyacentes de las variaciones e interrogar fácilmente si son precisas, algo que Andy ya ha incorporado a su proceso. «Antes de Ripple Treasury, pasaba mucho tiempo intentando encontrar la varianza o saber cuáles eran, ahora, cuando tengo una varianza, sé dónde está. Lo puedo ver», añadió Andy.

Andy también usa Ripple Treasury como una herramienta de gestión de riesgos cambiarios, un área difícil de administrar sin una visibilidad profunda. Ahora puede realizar un análisis detallado de cómo surgen las exposiciones cambiarias en el negocio y gestionar estos riesgos.

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«Antes de Ripple Treasury, tenía que dedicar mucho tiempo a tratar de encontrar las variantes o lo que eran, ahora, cuando tengo una variación, sé dónde está. Lo puedo ver».

— Andy Hawes, tesorero del grupo

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Informes bancarios automatizados

Ripple Treasury automatiza el proceso de recopilación, consolidación y clasificación de los datos de las cuentas bancarias a diario. Antes de utilizar Ripple Treasury, el proceso era lento, ya que se realizaba manualmente con hojas de cálculo distribuidas por las distintas entidades y la necesidad de iniciar sesión en varios portales bancarios. Al conectar sus bancos directamente con Ripple Treasury, Andy y su equipo ahora tienen una visión inmediata y en tiempo real de todos los saldos y transacciones bancarias. Las reglas de mapeo inteligentes automatizan la clasificación y la categorización de los datos de flujo de caja todos los días, lo que garantiza que los datos sean útiles al instante tanto para la elaboración de informes como para la previsión.

Informes al 100% para todo el grupo

Ripple Treasury tiene una interfaz similar a Excel que es muy fácil de usar. Esto ha supuesto una gran ventaja para que Andy lo distribuya en todo el grupo. Al reflejar sus requisitos exactos de generación de informes y plantillas de partidas, los nuevos usuarios lo conocieron de inmediato, lo que se tradujo en una rápida adopción por parte de los usuarios. «La interfaz es muy similar a la que predijimos en Excel. Cuando los usuarios de nuestra unidad empezaron a utilizar el sistema, ya sabían lo que hacían», añadió Andy.

Ahora, grandes cantidades de datos de toda la empresa se consolidan fácilmente en un resultado simplificado, lo que reduce en días el tiempo dedicado a la previsión del flujo de caja y aumenta la precisión.

Andy también nos informa de lo útil que le parece la herramienta de comparación, una pieza de análisis adicional que ahora está integrada en su proceso, mediante la cual puede analizar las previsiones frente a las previsiones y las previsiones frente a los reales, para comprender las tendencias y cambiar las expectativas en todo el modelo de previsión.

Como resultado directo, Innospec ha obtenido una visión clara del rendimiento empresarial. «La implementación del sistema nos permite tener visibilidad de toda la empresa y el director financiero confía en las previsiones», afirma Andy.

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