Richardson Electronics

Por mais de 75 anos, a empresa americana Richardson Electronics tem sido uma fornecedora global de soluções de engenharia e uma distribuidora líder de componentes eletrônicos para o mercado de dispositivos eletrônicos. Este caso de estudo descreve como a Richardson, que agora tem operações em mais de 30 países diferentes, implementou tecnologia de tesouraria para obter visibilidade e controle sobre seu caixa global.

A Richardson opera apenas um pequeno departamento de tesouraria, com um gerente assistente de caixa e eu, como gerente de tesouraria, reportando-me ao diretor financeiro (CFO). As responsabilidades da tesouraria incluem gestão de relacionamento bancário global, gestão de riscos de tesouraria e seguros, gestão e investimento de caixa global, a gestão do programa global de cartões da empresa, administração do plano de pensão 401(k), repatriação de caixa e recompra de ações.

O volume mensal de pagamentos da empresa para o negócio nos EUA compreende aproximadamente 506 transações de câmara de compensação automatizada (ACH), 74 transferências eletrônicas, 28 cheques e, para a Europa, 242 transações da área única de pagamentos em euros (SEPA) e de serviços automatizados de compensação bancária do Reino Unido (BACS), bem como 61 transferências eletrônicas. A Richardson trabalha com mais de 2.400 fornecedores únicos que exigem a gestão das instruções bancárias eletrônicas e supervisão para automação completa de pagamentos.

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Antes da instalação de sua nova plataforma, o departamento de tesouraria da empresa utilizava uma combinação de planilhas e software bancário para gestão de caixa e tesouraria. No entanto, essa solução carecia cada vez mais da funcionalidade, controle e transparência para suportar os níveis de risco financeiro que o negócio estava gerando.

Ao mesmo tempo, a empresa estava migrando para um novo sistema de gestão de relacionamento com o cliente e planejamento de recursos empresariais (CRM/ERP) – Microsoft Dynamics CRM e Microsoft Dynamics Great Plains. A Tesouraria decidiu garantir a aprovação para um projeto de substituição da tecnologia de tesouraria, que daria ao departamento uma plataforma segura para suas operações atuais e futuras. Os objetivos primários eram identificar e implementar uma solução que proporcionasse controle centralizado e visibilidade da posição de caixa global da Richardson e servir como uma fábrica de pagamentos global para centralizar todos os desembolsos a serem originados do escritório corporativo.

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Um projeto extenso foi implementado por uma pequena equipe de tesouraria composta pelo CFO da empresa, por mim e pelo gerente assistente de caixa, mas sem suporte interno da TI, onde os recursos são escassos.

A abordagem da equipe para a seleção foi organizar uma série de demonstrações de fornecedores, com conversas de acompanhamento para garantir que todas as partes compreendessem completamente os requisitos do sistema da Richardson e a forma como as soluções propostas poderiam atendê-los. Os membros da equipe confiaram significativamente em seu conhecimento de mercado, no material da Association for Financial Professionals (AFP) sobre estações de trabalho de tesouraria e em conversas com nossos colegas. Assumi a responsabilidade pela negociação do contrato.

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Os fornecedores foram solicitados a apresentar planos de projeto de amostra que comprovassem suas capacidades específicas, bem como sua capacidade de apoiar o projeto. A equipe avaliou duas soluções potenciais em detalhe e, eventualmente, escolheu o Ripple Treasury. Os membros gostaram do fato de a empresa ser relativamente pequena, com reputação de ouvir e se adaptar. Isso foi comprovado pela sua capacidade de desenvolver novas facetas para a solução à medida que o projeto avançava. Outros pontos positivos incluíram a lista de clientes do fornecedor e, especialmente, o fato de terem implementado uma fábrica de pagamentos para a General Electric (GE).

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“A equipe avaliou duas soluções potenciais em detalhe e, eventualmente, escolheu o Ripple Treasury. Os membros gostaram do fato de a empresa ser relativamente pequena, com reputação de ouvir e se adaptar. Isso foi comprovado pela sua capacidade de desenvolver novas facetas para a solução à medida que o projeto avançava.”

Michelle Perricone

CTP, Gerente de Tesouraria

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Como a capacidade de TI corporativa da Richardson é limitada, o projeto de implementação foi liderado e executado pela equipe de tesouraria, sem assistência externa além da prestação de serviços profissionais do fornecedor, mais consultores dos nossos bancos de gestão de caixa JP Morgan (JPM) e Bank of America (BoA). A equipe elaborou um plano de projeto e os membros descobriram que precisavam ser flexíveis para se adaptar às mudanças na implementação do sistema ERP da empresa, que também estava ocorrendo simultaneamente. O fornecedor aceitou o fato de que cada função de tesouraria é diferente nos detalhes de seus requisitos específicos. Essa valiosa flexibilidade e suporte prático permitiram à equipe configurar e entregar uma solução que atendesse adequadamente às necessidades da empresa.

A execução do plano foi monitorada através de chamadas de revisão semanais com todas as partes envolvidas, o que garantiu que quaisquer erros e omissões fossem detectados, tratados e quaisquer modificações essenciais introduzidas. O projeto, entregue no prazo e dentro do orçamento, alcançou com sucesso todos os objetivos da equipe, e o sistema foi colocado em operação para a Fase 1 das operações de tesouraria da Richardson nos EUA e na Europa.

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O sistema operacional gerencia cerca de 90 contas de depósito à vista (DDAs) e 20 contas de investimento com os dois bancos de gestão de caixa da Richardson. A próxima fase de consolidação bancária será reduzir o número de contas bancárias para compensar desembolsos para cerca de 45. Os objetivos de gestão de contas bancárias da equipe têm sido propensos a atrasos devido ao tempo decorrido necessário para os bancos validarem e realizarem as operações exigidas, mudanças na implementação do ERP da empresa e decisões finais relacionadas aos seus objetivos de globalização interna. Os membros anteciparam que esta tarefa seria demorada e, com uma equipe de tesouraria de apenas duas pessoas, os atrasos inevitavelmente sobrecarregaram os escassos recursos do projeto.

O escopo da implementação do Ripple Treasury inclui comunicações host-to-host com JPM e BoA, para recuperar saldos de contas bancárias e extratos de transações, e para executar os diferentes tipos de pagamento utilizados, relatórios multibanco para contas que não sejam do BOA ou JPM, triangulação de taxas de câmbio (FX), além da integração com o ERP. O processo de gestão de mudanças deu à tesouraria central total visibilidade e controle sobre o caixa para todas as regiões e a capacidade de realizar pagamentos totalmente automatizados para os EUA e Europa, Oriente Médio e África (EMEA) através do sistema Ripple Treasury.

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Além dos ganhos de melhoria do processo central de gestão de caixa realizados, a tesouraria está obtendo vários outros benefícios da nova estação de trabalho.

Primeiro, forneceu um meio eficaz de cumprir a regulamentação de relatórios de contas bancárias estrangeiras dos EUA (FBAR) – um requisito de relatório potencialmente muito exigente, que sobrecarregaria os recursos da tesouraria se os relatórios tivessem que ser preparados manualmente, como acontecia no passado.

Além disso, no decorrer do projeto, a equipe identificou uma necessidade adicional de suporte do sistema para a triangulação de FX da Richardson. Este requisito envolve o uso de taxas de câmbio atuais para tradução na contabilidade de atividades comerciais corporativas em 30 países. O fornecedor desenvolveu de forma flexível uma solução para importar um feed diário de taxas XE (expressas em unidades monetárias por dólar americano (USD) e em formato inverso) e exportá-las para o Microsoft GP. Essa automação economiza um esforço manual considerável.

Antes do novo prazo de 1º de agosto de 2014 para a migração, os ajustes necessários para a conformidade com a área única de pagamentos em euros (SEPA) foram alcançados de forma bastante direta, essencialmente mudando do uso de números de compensação e roteamento bancário locais para números de contas bancárias internacionais (IBAN) em coordenação com nossos banqueiros pan-europeus, JP Morgan.

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A próxima fase para a solução de gestão de caixa da Richardson é implementá-la nas operações da Ásia/Pacífico e América Latina, que estará ativa no segundo trimestre de 2014. Até este outono, o novo ERP deverá estar totalmente operacional e, nesse ponto, a tesouraria terá total visibilidade e controle de todo o caixa e desembolsos da organização, e terá concluído a entrega de uma fábrica de pagamentos global.

Em uma fase posterior, planejada para 2015, a tesouraria planeja estender a integração entre seu sistema ERP Microsoft Dynamics GP e a estação de trabalho Ripple Treasury para que a estação de trabalho possa ser utilizada para conciliações de contas bancárias e compensação interempresarial. Isso melhorará ainda mais o controle da tesouraria e alcançará as eficiências de custo disponíveis pela redução dos volumes de transações de pagamento.

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A equipe de implementação orgulha-se da forma como o projeto de tecnologia de tesouraria já alcançou seus objetivos principais e continua a agregar valor à medida que seu escopo é ampliado. As projeções de custo/benefício indicam que a empresa alcançará economias de custo mensais, uma vez que a solução esteja totalmente integrada e a centralização esteja completa. Esta análise inclui as taxas mensais da estação de trabalho e de transmissão direta bancária, economias obtidas com o fechamento de algumas contas, custos de transação reduzidos através da utilização de sistemas de compensação locais, taxas de auditoria reduzidas através da consolidação de caixa e os custos reduzidos da automação dos processos de pagamentos e conciliação.

O conselho do autor a outros profissionais financeiros que planejam um exercício semelhante é ter em mente a necessidade de organizar recursos humanos suficientes para a tarefa, o que é fundamental para que se alcance valor real. A exigência de recursos estende-se à provisão da educação necessária na configuração e operação da solução selecionada. Por fim, deve-se mencionar que ter um patrocinador de projeto forte — como tivemos — é vital para o sucesso do projeto.