Success Story
Vetropack
About
A Vetropack Holding AG é uma holding sediada na Suíça, dedicada à fabricação de embalagens de vidro para a indústria de alimentos e bebidas. O Grupo oferece serviços como design, produção e entrega de vidro personalizado, além de serviços de consultoria e suporte na área de análise de embalagens, envase, condicionamento, tecnologia de fechamento, acabamento decorativo e rotulagem. O Grupo Vetropack opera sete unidades de produção e 16 fornos de fusão, com uma capacidade de produção total agregada de mais de 4.000 toneladas por dia.
Solutions leveraged:
Challenges
A empresa opera centros de coleta em seus locais de produção para que o vidro usado possa ser recolhido para reciclagem. Em 31 de dezembro de 2011, a empresa operava 11 subsidiárias localizadas na Suíça, Áustria, República Tcheca, Eslováquia, Ucrânia, Croácia e Eslovênia.
O sistema de contabilidade SAP da Vetropack é dividido em diferentes áreas contábeis, e apenas a Contabilidade Corporativa tem acesso total e uma visão geral. Os pagamentos intercompanhias mensais eram preparados pelo departamento de Contas a Pagar de cada subsidiária. O valor total a pagar para cada contraparte era inserido em uma planilha do Excel e enviado para a sede, sem quaisquer detalhes das faturas. Era na sede corporativa que as contas a receber esperadas eram reconciliadas com as contas a pagar confirmadas. Era um processo trabalhoso discutir e negociar com os pagadores os valores ausentes ou incorretos. Tudo isso era feito principalmente de forma manual e por telefone. Os valores finais acordados eram pagos fisicamente ou registrados em contas correntes no sistema SAP TRM. Os detalhes das faturas pagas precisavam ser enviados separadamente aos receptores.
Solution
Hoje, tanto as contas a receber quanto as contas a pagar em nível de fatura são carregadas no Ripple Treasury Netting por meio de uma interface do SAP 6.0. O sistema é configurado para executar o netting orientado por contas a receber e faz uma correspondência automática dessas contas a receber (de AR) com as contas a pagar (de AP). O pagador pode então discutir online com a contraparte quaisquer diferenças entre os detalhes de AR e AP. Discrepâncias podem então ser marcadas e, em caso de não haver acordo, contestadas.
Portanto, as subsidiárias têm visibilidade e controle totais, e o pagador ainda pode bloquear um pagamento de acordo com um conjunto de regras. A Contabilidade Corporativa não está mais envolvida na reconciliação das faturas. Após a execução do pagamento, um arquivo é distribuído às subsidiárias com todas as faturas pagas, que pode ser carregado no SAP para limpar os livros antes do fim do mês. Todo mês, o calendário de netting configurado no sistema define a data limite de entrada, que fica por volta do dia 10 do mês; as subsidiárias então têm 3 dias para reconciliar discrepâncias e itens ausentes. O resultado do netting é debitado ou creditado no sistema de tesouraria do SAP. Atualmente, todas as subsidiárias com transações intercompanhias estão incluídas nesta solução.
Benefits
A Vetropack registrou uma queda significativa na carga de trabalho dentro da contabilidade corporativa, obtendo visibilidade total sobre todas as faturas intercompanhias em qualquer momento. A correspondência automática entre AR e AP removeu as etapas manuais de reconciliação do processo da empresa, enquanto um módulo integrado de comunicação e disputas facilitou a resolução rápida de problemas. Juntas, essas melhorias aumentaram a disciplina de pagamento em toda a organização. E com uma plataforma comum, puramente baseada em navegador, cada subsidiária da Vetropack agora trabalha a partir do mesmo sistema, independentemente da localização ou configuração.