O ciclo de conversão de caixa (CCC) de uma empresa é uma medida do tempo necessário para transformar um investimento em dinheiro no negócio em um retorno financeiro por meio de vendas.

Se a sua empresa gerencia estoque, oferece crédito a clientes e obtém crédito de fornecedores, tomar medidas para melhorar o CCC ao longo do tempo pode aumentar o fluxo de caixa, otimizar as operações e proporcionar uma base mais estável para o crescimento. Veja como calcular o ciclo de conversão de caixa da sua empresa e as etapas que mais recomendamos para melhorá-lo.

Como calcular o seu Ciclo de Conversão de Caixa

Para calcular o seu ciclo de conversão de caixa, primeiro você precisará determinar o período para o qual deseja realizar o cálculo (por exemplo, o trimestre, o ano, etc.). Geralmente, recomendamos um período de 13 semanas, já que a maioria das empresas possui dados de fluxo de caixa suficientes para um cálculo preciso nesse intervalo.

Em seguida, você precisará de algumas informações das suas demonstrações de resultados e balanços patrimoniais:

• Valor do estoque no início/fim do período
• Contas a receber no início/fim do período
• Contas a pagar no início/fim do período
• Receita do período
• Custo das mercadorias vendidas (CMV) do período

Com essas informações, calcularemos as métricas individuais necessárias para determinar o seu ciclo de conversão de caixa usando a fórmula do ciclo de conversão de caixa:

Ciclo de Conversão de Caixa (CCC) = PME + PMR – PMP

Veja como calcular cada componente da equação acima usando as informações que você reuniu em seus relatórios financeiros.

Calcular o Prazo Médio de Estoque (PME)

O Prazo Médio de Estoque é o número médio de dias que leva para vender todo o seu estoque. O PME é calculado usando a seguinte fórmula:

PME = ((Valor do Estoque Inicial + Valor do Estoque Final)/(CMV/2)) * Período

De modo geral, quanto menor for o seu PME (ou seja, manter o estoque por menos tempo), mais eficientemente a sua empresa está convertendo capital de giro em estoque e vice-versa.

Calcular o Prazo Médio de Recebimento (PMR)

O Prazo Médio de Recebimento (DSO - Days Sales Outstanding) é o número médio de dias que sua empresa leva para receber os pagamentos de seus clientes. O DSO é calculado usando a seguinte fórmula:

DSO = ((Contas a Receber Inicial + Contas a Receber Final) / (Receita*2)) * Período

Reduzir o DSO acelerará o fluxo de caixa da sua empresa. Portanto, um número menor é geralmente melhor neste caso. Por exemplo, empresas que exigem pagamento imediato terão um DSO de zero, enquanto empresas que oferecem prazos de pagamento de 15 ou 30 dias, por exemplo, terão um número positivo para seu DSO.

Calcule o Prazo Médio de Pagamento (DPO)

O Prazo Médio de Pagamento (DPO - Days Payables Outstanding) é o número médio de dias que sua empresa leva para pagar suas contas. O DPO é calculado usando a seguinte fórmula:

DPO = ((Contas a Pagar Inicial + Contas a Pagar Final)/CPV *2))* Período

Normalmente, quanto mais tempo você tiver para pagar suas contas, mais curto será seu ciclo de conversão de caixa, pois isso significa que você consegue manter o dinheiro em caixa por mais tempo após a venda do estoque. Portanto, de modo geral, um DPO maior é melhor (falaremos mais sobre quando isso pode não ser verdade ao discutirmos como melhorar seu CCC abaixo).

Calcule seu CCC (Um Exemplo)

Assim que tiver os valores para DIO, DSO e DPO, basta inseri-los na fórmula do ciclo de conversão de caixa acima para determinar o número médio de dias que leva para investir dinheiro em estoque e obter um retorno.

Por exemplo, se sua empresa leva em média 14,2 dias para girar o estoque (DIO = 14,2), 15,6 dias para receber o pagamento dos clientes (DSO = 15,6) e 17,3 dias para pagar os fornecedores (DPO = 17,3), seu ciclo de conversão de caixa seria de 12,5 dias (ou 14,2 + 15,6 - 17,3).

O que é um bom Ciclo de Conversão de Caixa?

De modo geral, um ciclo de conversão de caixa mais curto é melhor do que um mais longo, pois significa que a empresa está operando com mais eficiência. No entanto, o CCC é mais útil como métrica quando comparado ao desempenho passado ou ao CCC de concorrentes do setor, pois muitas vezes é influenciado por fatores externos à sua organização.

Por exemplo, o relatório Índice de Capital de Giro de 2020 do JP Morgan constatou que as empresas viram seu ciclo de conversão de caixa aumentar em 5,3 dias, em média, entre 2018 e 2019. O relatório observou que esse aumento se deve, em grande parte, ao crescimento dos estoques e à extensão dos prazos de recebimento, impulsionados por mudanças de mercado e regulatórias.

Portanto, se sua empresa teve um ciclo de conversão de caixa de 45 dias em 2019, essa métrica, por si só, não diria se o resultado é bom ou não. Você precisaria analisar a tendência em relação ao seu CCC de anos anteriores e ao restante do seu setor para compreendê-lo dentro do contexto.

O que significa um CCC negativo?

Um ciclo de conversão de caixa negativo significa que o estoque é vendido antes que você precise pagar por ele. Ou, em outras palavras, seus fornecedores estão financiando as operações da sua empresa.

Um ciclo de conversão de caixa negativo é uma situação desejável para muitas empresas. No entanto, na prática, é difícil para a maioria das empresas alcançá-lo sem tomar medidas extremas (insustentáveis). Portanto, em vez de focar em levar seu ciclo de conversão de caixa para o negativo (ou mesmo para zero), é melhor focar em reduzi-lo de forma sustentável e usar benchmarks para determinar seu desempenho.

Como reduzir seu Ciclo de Conversão de Caixa (de forma sustentável)

Para reduzir o seu CCC, você deve monitorar de perto e melhorar indicadores de capital de giro como DSO, DIO e DPO. No entanto, é importante notar que muitos dos passos óbvios para melhorar essas ações podem acabar prejudicando você a longo prazo se forem levados longe demais.

Por exemplo, estender o prazo de pagamento aos fornecedores ajuda a aumentar o DPO. Por isso, é o primeiro lugar onde muitas empresas fazem alterações. No entanto, atrasar demais os pagamentos aos fornecedores pode prejudicar seus relacionamentos comerciais e impactar a capacidade deles de fornecer os bens ou serviços que você precisa para produzir os seus.

Da mesma forma, acelerar o recebimento de valores dos clientes ajudará a melhorar o DSO. Mas uma cobrança agressiva pode prejudicar o relacionamento com os clientes e resultar em perda de negócios. Sem mencionar que a cobrança agressiva consome tempo e é cara, o que reduz o benefício geral de obter um CCC mais curto.

Não estamos dizendo que esses métodos para melhorar seu ciclo de conversão de caixa sejam ruins. Na verdade, revisar os prazos de pagamento com clientes e fornecedores é uma parte essencial para melhorar seu ciclo de conversão de caixa. No entanto, eles devem ser otimizados gradualmente ao longo do tempo (e equilibrados com outras ações, descritas abaixo) em vez de serem usados como uma solução paliativa de curto prazo.

1. Avalie a saúde e a estabilidade dos fornecedores

Fornecedores confiáveis facilitam a otimização da produção e do restante da sua cadeia de suprimentos para minimizar seu ciclo de conversão de caixa. Por exemplo, se você pode contar com um fornecedor para entregar no prazo prometido, fica mais fácil otimizar as campanhas de produção para reduzir o tempo que o estoque fica parado antes de ser vendido.

Fornecedores financeiramente saudáveis também ajudam a reduzir o risco de interrupções na cadeia de suprimentos que poderiam impactar suas receitas brutas e líquidas.

2. Avalie os processos de faturamento e contas a receber

Se é difícil para seus clientes pagarem você, geralmente levará mais tempo para que o façam. Portanto, para reduzir seu DSO e seu ciclo de conversão de caixa, é importante revisar regularmente seus processos de contas a receber e faturamento para garantir que eles funcionem bem para seus clientes.

Certifique-se de que suas faturas sejam precisas, contenham todas as informações que seus clientes precisam e sejam enviadas no prazo. Use pagamentos eletrônicos, se possível, para agilizar o processo de pagamento.

3. Reavalie os critérios de crédito ao cliente

Clientes com empresas saudáveis e estáveis têm maior probabilidade de pagar em dia. Portanto, revisar os critérios de crédito ao cliente e as políticas para novos clientes pode melhorar a qualidade dos clientes com os quais você se relaciona e ajudar a reduzir o tempo necessário para receber.

Certifique-se de consultar suas equipes de vendas e sucesso do cliente sobre quaisquer alterações feitas nos prazos de pagamento, mudanças de crédito ou processos de pagamento. Você vai querer garantir que qualquer alteração feita não impacte a capacidade deles de fechar negócios ou reter clientes.

4. Otimize os processos de gestão de estoque

Reduzir o tempo necessário para o giro de estoque reduzirá seu ciclo de conversão de caixa. Por esse motivo, muitas empresas adotam uma abordagem "just-in-time" para a gestão de estoque, a fim de minimizar o tempo que o estoque fica parado antes da venda.

No entanto, embora reduzir o tempo que o estoque fica parado seja uma parte fundamental da otimização do giro de estoque, há um limite para o quão "just-in-time" o reabastecimento pode ser antes que uma única interrupção possa arruinar suas receitas brutas e líquidas. Por exemplo, se um insumo de matéria-prima chega atrasado ao processo de produção, toda a produção do produto acabado pode ser atrasada ou interrompida, o que pode impactar o relacionamento com o cliente.

Em vez disso, é melhor manter mais estoque e reavaliar suas previsões de demanda regularmente com dados históricos para garantir que as campanhas de produção e o tempo de reabastecimento sejam otimizados sem colocar o negócio em risco.

Melhorias sustentáveis no ciclo de conversão de caixa exigem dados confiáveis em tempo real

Sem dados precisos e em tempo real à disposição, é difícil perceber como pequenos ajustes hoje podem ajudar a melhorar o seu ciclo de conversão de caixa a longo prazo.

No entanto, extrair insights de dados que gerem melhorias em tempo real é um desafio para a maioria das médias e grandes empresas que precisam coletar, manipular e analisar conjuntos massivos de dados manualmente para conseguir isso. É por isso que a automação da coleta e do relatório de dados financeiros simplificou imensamente os esforços dos nossos clientes para otimizar seus processos de fluxo de caixa.