El ciclo de conversión de efectivo (CCC) de una empresa es una medida del tiempo que lleva convertir una inversión en efectivo en la empresa en una rentabilidad en efectivo en forma de ventas.

Si su empresa administra el inventario, ofrece crédito a los clientes y obtiene crédito de los proveedores, tomar medidas para mejorar el CCC de su empresa con el tiempo puede aumentar el flujo de caja, agilizar las operaciones y proporcionar una plataforma más estable para el crecimiento. A continuación, te explicamos cómo calcular el ciclo de conversión de efectivo de tu empresa y los pasos que recomendamos con más frecuencia para mejorarlo.

Cómo calcular su ciclo de conversión de efectivo

Para calcular tu ciclo de conversión de efectivo, primero tendrás que determinar el período para el que deseas calcularlo (es decir, para el trimestre, el año, etc.). Por lo general, recomendamos un período de 13 semanas, ya que la mayoría de las empresas tendrán suficientes datos de flujo de caja para hacer un cálculo preciso para ese período.

A continuación, necesitará un puñado de información de sus estados de resultados y balances:

• Valor del inventario al principio o al final del período
• Cuentas por cobrar al inicio/final del período
• Cuentas por pagar al inicio/final del período
• Ingresos del período
• Costo de los bienes vendidos (COGS) para el período

Con esta información, calcularemos las métricas individuales que necesitamos para determinar tu ciclo de conversión de efectivo mediante la fórmula del ciclo de conversión de efectivo:

Ciclo de conversión de efectivo (CCC) = DIO + DSO — DPO

A continuación, te explicamos cómo calcular cada entidad de la ecuación anterior con la información que recopilaste de tus informes financieros.

Calcular los días de inventario pendiente (DIO)

Los días de inventario pendiente son el promedio de días que se tarda en vender todo tu inventario. El DIO se calcula con la siguiente fórmula:

DIO = ((Valor de inventario inicial + Valor de inventario final)/(COGS/2)) * Período

En términos generales, cuanto más pequeña sea su DIO (es decir, si conserva el inventario durante menos tiempo), más eficientemente su empresa convierte el capital circulante en inventario y viceversa.

Calcular los días de ventas pendientes (DSO)

Los días de ventas pendientes (DSO) son la cantidad promedio de días que tarda tu empresa en cobrar los pagos de sus clientes. El DSO se calcula con la siguiente fórmula:

DSO = ((Cuentas por cobrar iniciales + Cuentas por cobrar finales)/(Ingresos*2)) * Período

La reducción del DSO acelerará el flujo de caja de su empresa. Por lo tanto, un número más pequeño es generalmente mejor en este caso. Por ejemplo, las empresas que exijan un pago inmediato tendrán un DSO de cero, mientras que las empresas que ofrezcan condiciones de pago netas de 15 o 30, por ejemplo, tendrán un número positivo para su DSO.

Calcular los días pendientes de pago (DPO)

Los días pendientes de pago son la cantidad promedio de días que tarda su empresa en pagar sus facturas. El DPO se calcula con la siguiente fórmula:

DPO = ((Cuentas por pagar iniciales y cuentas por pagar finales) /COGS *2)) * Período

Por lo general, cuanto más tiempo tengas que pagar tus facturas, más se acortará tu ciclo de conversión de efectivo, ya que significa que podrás retener efectivo durante más tiempo después de la venta del inventario. Por lo tanto, en términos generales, un DPO más grande es mejor (más adelante hablaremos sobre cuándo puede que esto no sea cierto cuando hablemos de cómo mejorar tu CCC).

Calcule su CCC (un ejemplo)

Una vez que tengas los valores de DIO, DSO y DPO, simplemente introdúcelos en la fórmula del ciclo de conversión de efectivo anterior para determinar la cantidad promedio de días que se tarda en invertir efectivo en inventario y obtener una rentabilidad.

Por ejemplo, si tu empresa tarda una media de 14,2 días en entregar el inventario (DIO = 14,2), 15,6 días en recibir el pago de los clientes (DSO = 15,6) y 17,3 días en pagar a los proveedores (DPO = 17,3), tu ciclo de conversión de efectivo sería de 12,5 días (o 14,2+15,6 — 17,3).

¿Qué es un buen ciclo de conversión de efectivo?

En términos generales, un ciclo de conversión de efectivo más corto es mejor que uno más largo porque significa que una empresa opera de manera más eficiente. Sin embargo, el CCC es más útil como medida cuando se compara con el rendimiento anterior o con el CCC de los competidores del sector, ya que suele estar influenciado por factores ajenos a la organización.

Por ejemplo, el 2020 de JP Morgan Índice de capital circulante El informe reveló que las empresas vieron aumentar su ciclo de conversión de efectivo 5,3 días en promedio entre 2018 y 2019. Señaló que este aumento se debe en gran medida al aumento del inventario y a las ampliaciones en la recaudación de pagos, impulsados por cambios en el mercado y en la normativa.

Por lo tanto, si su empresa tuviera un ciclo de conversión de efectivo de 45 días en 2019, esa medición no le diría si es bueno o no por sí solo. Para entenderlo en su contexto, tendrías que compararlo con tu CCC de años anteriores y con el resto de tu sector.

¿Qué significa un CCC negativo?

Un ciclo de conversión de efectivo negativo significa que el inventario se vende antes de que tengas que pagarlo. O, en otras palabras, sus proveedores financian sus operaciones comerciales.

Un ciclo de conversión de efectivo negativo es una situación deseable para muchas empresas. Sin embargo, en la práctica, es difícil para la mayoría de las empresas lograrlo sin tomar medidas extremas (insostenibles). Así que, en lugar de centrarte en hacer que tu ciclo de conversión de efectivo sea negativo (o incluso cero), es mejor centrarse en reducirlo de forma sostenible y en hacer una evaluación comparativa para determinar tu desempeño.

Cómo acortar su ciclo de conversión de efectivo (de manera sostenible)

Para acortar su CCC, debe supervisar de cerca y mejorar métricas de capital circulante como DSO, DIO y DPO. Sin embargo, es importante tener en cuenta que muchas de las medidas obvias para mejorar estas acciones pueden terminar perjudicándote a largo plazo si las tomas demasiado lejos.

Por ejemplo, extender la cantidad de tiempo que tiene para pagar a los proveedores ayuda a extender el DPO. Por lo tanto, es el primer lugar en el que muchas empresas harán cambios. Sin embargo, retrasar demasiado los pagos a los proveedores puede dañar sus relaciones comerciales y afectar a su capacidad de proporcionar los bienes o servicios que usted necesita para producir los suyos propios.

Del mismo modo, aumentar la recaudación de efectivo de los clientes ayudará a mejorar el DSO. Sin embargo, la recaudación agresiva de efectivo podría dañar las relaciones con los clientes y provocar la pérdida de negocios. Sin mencionar que la recaudación agresiva de efectivo lleva mucho tiempo y dinero, lo que reduce el beneficio general de obtener un CCC más corto desde el principio.

No estamos diciendo que estos métodos para mejorar tu ciclo de conversión de efectivo sean malos. De hecho, revisar las condiciones de pago con los clientes y proveedores es una parte esencial para mejorar el ciclo de conversión de efectivo. Sin embargo, deberían optimizarse gradualmente a lo largo del tiempo (y equilibrarse con otras acciones, que se describen a continuación) en lugar de utilizarlas como medidas provisionales a corto plazo.

1. Evalúe el estado y la estabilidad del proveedor

Los proveedores confiables facilitan la optimización de la producción y el resto de la cadena de suministro para minimizar el ciclo de conversión de efectivo. Por ejemplo, si puedes contar con que un proveedor entregará cuando diga que lo hará, será más fácil optimizar las campañas de producción para reducir el tiempo que el inventario permanece en espera de venderse.

Los proveedores con buena salud financiera también ayudan a reducir el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro que podrían afectar a sus ingresos finales y superiores.

2. Evalúe los procesos de facturación y cuentas por cobrar

Si a tus clientes les resulta difícil pagarte, por lo general tardarán más en hacerlo. Por eso, para acortar el ciclo de conversión de efectivo y DSO, es importante revisar periódicamente los procesos de facturación y cuentas por cobrar para garantizar que funcionan para tus clientes.

Asegúrese de que sus facturas sean precisas, contengan toda la información que sus clientes necesitan y se envíen a tiempo. Utilice los pagos electrónicos, si es posible, para agilizar el proceso de pago.

3. Vuelva a evaluar los criterios crediticios de los clientes

Los clientes con negocios sólidos y estables tienen más probabilidades de pagarte a tiempo. Por lo tanto, revisar los criterios crediticios de los clientes y las políticas para los nuevos clientes puede mejorar la calidad de los clientes con los que interactúas y ayudar a reducir el tiempo que se tarda en recibir los pagos.

Asegúrate de consultar a tus equipos de ventas y atención al cliente sobre cualquier cambio que realices en las condiciones de pago de los clientes, los cambios en los créditos o los procesos de pago. Asegúrate de que los cambios que realices no afecten a su capacidad para cerrar negocios o retener clientes.

4. Optimice los procesos de gestión de inventario

Reducir la cantidad de tiempo que tarda el inventario en entregarse reducirá tu ciclo de conversión de efectivo. Por este motivo, muchas empresas adoptan un enfoque «justo a tiempo» para gestionar el inventario a fin de minimizar el tiempo que el inventario permanece en espera de la venta.

Sin embargo, si bien reducir la cantidad de tiempo que permanece el inventario es una parte clave de la racionalización de la rotación de inventario, existe un límite en cuanto al reabastecimiento de inventario «justo a tiempo» antes de que una sola interrupción pueda arruinar sus ingresos totales y netos. Por ejemplo, si una materia prima llega tarde al proceso de producción, toda la producción del producto terminado podría retrasarse o interrumpirse, lo que podría afectar a las relaciones con los clientes.

En su lugar, es mejor tener más existencias y volver a evaluar las previsiones de demanda de forma regular con datos históricos para garantizar que las campañas de producción y los tiempos de reabastecimiento se optimicen sin poner en riesgo la empresa.

Las mejoras sostenibles de la CCC requieren datos confiables en tiempo real

Sin datos precisos y en tiempo real al alcance de la mano, es difícil ver cómo los pequeños ajustes actuales pueden ayudarlo a mejorar su ciclo de conversión de efectivo a largo plazo.

Sin embargo, extraer información de los datos que generen mejoras en tiempo real es un desafío para la mayoría de las empresas medianas y grandes que necesitan recopilar, manipular y analizar conjuntos de datos masivos a mano para poder hacerlo. Por eso, la automatización de la recopilación de datos e informes financieros ha simplificado en gran medida los esfuerzos de nuestros clientes por optimizar sus procesos de flujo de caja.