História de Sucesso
Love's
Quando uma empresa cresce, sua base de funcionários geralmente cresce junto, tanto no lado operacional quanto no administrativo do negócio. No caso do departamento de tesouraria da Love’s Travel Stops & Country Stores, uma rede nacional de postos de gasolina e lojas de conveniência, o negócio cresceu tremendamente, enquanto o número de funcionários da tesouraria aumentou em apenas uma pessoa — tudo isso enquanto proporcionava uma gestão de caixa e relatórios financeiros aprimorados.
A Love’s começou como um único posto de gasolina em Watonga, Oklahoma, em 1964, inaugurado por Tom Love. O negócio familiar expandiu-se para 230 paradas de viagem e lojas de conveniência em 34 estados. Nos últimos 10 anos, a empresa cresceu de US$ 3 bilhões para US$ 17 bilhões em receitas. A equipe de tesouraria permaneceu com três pessoas até 2007, quando a empresa adicionou uma quarta. A tesouraria da Love’s não só acompanhou o aumento do número de transações nesse período, mas também melhorou a qualidade e a eficiência da tesouraria.
Monitora informações de caixa do dia para maior visibilidade
Exporta automaticamente até 45.000 transações por mês
Transparência financeira e comunicação aprimoradas
Eficiências da Automação da Tesouraria
Carol Willett, gerente de serviços de tesouraria da Love's, atribui o uso do sistema de gestão de tesouraria e gestão de caixa Ripple Treasury pela empresa à capacidade do departamento de lidar com uma carga de trabalho radicalmente crescente através da automação e previsão de tesouraria. A Love’s começou a usar o software de gestão de tesouraria da Ripple Treasury, com sede em Lake Zurich, Illinois — um fornecedor líder de software e serviços de gestão de tesouraria — em 1999 para melhor rastrear suas contas e evitar procedimentos manuais demorados. Desde então, a Love’s migrou para o sistema baseado em ASP da Ripple Treasury, que se tornou o ponto focal diário para as operações de caixa.
A Love’s confia no software da Ripple Treasury para coletar e baixar saldos bancários, estabelecer a posição diária de caixa e os saldos finais das contas corporativas, atribuir números de razão geral e criar previsões de depósitos de lojas usando o módulo de previsão da Ripple Treasury. O software de provedor de serviços de aplicativos (ASP) ajudou a Love’s a economizar tempo e otimizar processos através do seguinte:
• Importação diária de saldos bancários
• Reconciliação diária de contas de lojas
• Geração automática de transferências de concentração de caixa
• Transferências eletrônicas e pagamentos ACH recorrentes usando modelos
• Reconciliação mensal com poucos ou nenhum erro
• Exportação mensal de transações para o razão geral corporativo
Processos de Tesouraria Disciplinados
A Love's implementou relatórios financeiros precisos em todas as suas lojas. No final de cada dia, as lojas fazem depósitos e reportam os totais de caixa à tesouraria. Como algumas das lojas da Love's estão em locais remotos, em pequenas cidades e ao longo de autoestradas interestaduais, a empresa tem cerca de 110 relacionamentos bancários, muitos deles com bancos comunitários menores.
“Temos milhares de regras para fazer essas atribuições automaticamente todos os dias, para que possamos exportar automaticamente de 40.000 a 45.000 transações por mês para o Razão Geral. Isso representa uma enorme economia de tempo.”
Carol Willett, Gerente de Tesouraria
Serviços, Love’s Travel Stops & Country Stores
A Love’s baixa os saldos diretamente através do Ripple Treasury para cerca de metade desses bancos. Os saldos restantes são coletados pela equipe de tesouraria, que reúne informações de sistemas bancários online, as insere em um banco de dados Access e as importa para o Ripple Treasury usando sua ferramenta de importação.
Como resultado, a tesouraria da Love’s tem as informações necessárias para conciliar as contas das lojas diariamente. “Não conseguíamos fazer isso antes”, relatou Willett. “Conciliávamos uma vez por mês, então não saberíamos por 35 a 40 dias após o ocorrido se um depósito estava faltando.”
A tesouraria da Love’s usa o Ripple Treasury para estabelecer a posição diária de caixa na conta corporativa. As informações de caixa do dia atual são alimentadas em planilhas, para que Willett saiba a posição diária de caixa por volta das 10h ou 10h30 e tome decisões de acordo.
O módulo de previsão de caixa do Ripple Treasury permite que a Love’s planeje suas necessidades de caixa. O Ripple Treasury mantém um relatório histórico das operações das lojas. A partir dessas informações, a tesouraria da Love’s determina quanto deve ser transferido diariamente das contas das lojas para uma conta de concentração corporativa. Quando a transferência está pronta, Willett clica em um botão, e o Ripple Treasury cria e realiza cerca de 200 a 300 transferências para concentrar os fundos.
Outra grande economia de tempo vem da capacidade do Ripple Treasury de se conectar ao sistema de contabilidade corporativa da Love’s. O Ripple Treasury inclui um sistema baseado em regras que atribui automaticamente a maioria dos códigos do razão geral às transações para exportação para o razão geral. “Temos milhares de regras para fazer essas atribuições automaticamente todos os dias”, disse Willett, “para que possamos exportar automaticamente de 40.000 a 45.000 transações por mês para o Razão Geral. Isso representa uma enorme economia de tempo.”
“Temos milhares de regras para fazer essas atribuições automaticamente todos os dias, para que possamos exportar automaticamente de 40.000 a 45.000 transações por mês para o Razão Geral. Isso representa uma enorme economia de tempo.”
Carol Willett, Gerente de Serviços de Tesouraria
Maior Transparência
A Love's também tem operações financeiras mais transparentes como resultado dos relatórios do Ripple Treasury, o que melhora as comunicações e operações financeiras em toda a empresa. “Conseguimos compartilhar informações com outros departamentos mais facilmente”, diz Willett.
Por exemplo, outros departamentos financeiros têm acesso a relatórios específicos do Ripple Treasury, o que lhes permite encontrar as informações de que precisam sem ligar para a equipe de tesouraria. “Não somos os únicos que podem ver as transações de tesouraria, então não recebemos tantas ligações.”
“Antes de passarmos para a versão ASP, fazíamos transferências eletrônicas através de bancos... Se não tivéssemos mudado, teríamos tido problemas. Com o Ripple Treasury, nosso sistema está sempre em equilíbrio.” — Carol Willett, Gerente de Serviços de Tesouraria, Love’s Travel Stops & Country Stores
Por exemplo, o negócio de atacado de combustível da Love’s realiza transações de combustível a granel que são pagas por transferência eletrônica. Com as informações bancárias disponíveis no Ripple Treasury e através de forte segurança, a equipe do departamento de atacado pode ver quando as transferências eletrônicas chegam à conta sem precisar ligar para a tesouraria da Love’s ou acessar os sites dos bancos.
A transição da Love’s para a versão ASP do sistema em 2006 ajudou a aliviar a carga de trabalho adicional do número crescente de transferências eletrônicas da divisão de atacado de combustível e manteve o aumento de pessoal no mínimo. “Tivemos muita sorte com o timing”, disse Willett. “Antes de passarmos para a versão ASP, fazíamos transferências eletrônicas através de bancos. Fomos para o ASP em 2006 sem perceber que o volume de transferências eletrônicas aumentaria. Se não tivéssemos mudado, teríamos tido problemas. Com o Ripple Treasury, nosso sistema está sempre em equilíbrio.”