À medida que o papel do tesoureiro corporativo continua a tornar-se cada vez mais complexo, muitos estão a recorrer à automação e ao software para dar conta das tarefas diárias.

Um exemplo comum é o software de gestão de caixa – uma solução frequentemente procurada por tesoureiros com pouco tempo que procuram melhorar a eficiência e a segurança num ambiente operacional onde as organizações enfrentam desafios de gestão de caixa diariamente.

Uma gestão de caixa de tesouraria bem-sucedida envolve obter uma visibilidade clara da situação da gestão de caixa para que a situação do fluxo de caixa seja conhecida, a liquidez possa ser melhorada, os dias de contas a receber reduzidos, as taxas de cobrança aumentadas e a rentabilidade financeira geral impulsionada. Tudo isto pode ser auxiliado pelas soluções de gestão de caixa certas.

Uma solução eficaz de gestão de caixa, ou ‘fábrica de pagamentos’, permite a uma organização centralizar, automatizar e otimizar pagamentos e a gestão de caixa dentro das unidades de negócio ou em toda a organização. Isto resulta em eficiências operacionais melhoradas, mitigação de riscos, maior visibilidade do caixa e redução de custos.” De acordo com Craig Jeffery, sócio-gerente da Strategic Treasurer, os benefícios do software de gestão de caixa enquadram-se em cada um dos elementos do modelo FIVEC: flexibilidade, perceção, visibilidade, eficiência e controlo. Alguns exemplos chave fornecidos por Jeffery incluem:

• Visibilidade em tempo real das suas contas bancárias em qualquer parte do mundo por país, moeda ou banco. As melhores soluções oferecem conectividade a cada um dos bancos de um cliente para que os dados possam ser extraídos automaticamente dos portais/sistemas bancários assim que disponíveis e exibidos centralmente através de uma única interface.
• Dashboards flexíveis dashboards que permitem à gestão e às operações visualizar a) itens que requerem atenção b) limites e conformidade com políticas c) níveis de risco d) vistas personalizadas. Estes dashboards incluem frequentemente a funcionalidade de “drilldown” que permite aos utilizadores visualizar informações adicionais sobre quaisquer itens de interesse.
• Controlo automático de processos dentro do sistema; isto pode incluir controlos de segurança para reduzir o risco de fraude, e controlo sobre fluxos de trabalho específicos para que processos/dashboards/vistas possam ser personalizados para se adequarem às preferências do cliente.
• Lógica de contabilidade poderosa que reduz o tempo necessário para apoiar o processo de registo e diminui os erros. Muitas soluções líderes de gestão de caixa também podem integrar-se facilmente com os sistemas de back-office de um cliente, como um ERP, para relatórios e fluxos de trabalho de contabilidade otimizados.
• Melhor funcionalidade de gestão de risco – desde a recolha de exposições, à execução de transações e ao tratamento dos relatórios.

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A Seleção da Solução de Software de Gestão de Caixa

Os benefícios dos sistemas de gestão de caixa são claros – então, que passos pode uma empresa dar para garantir que obtém a solução de software certa? “Comece pelo caso de negócio e pelos objetivos empresariais finais e trabalhe de trás para a frente”, diz Conor Deegan, diretor-geral da Cash Analytics. “As funcionalidades oferecidas pelo software de gestão de caixa podem ser bastante amplas e, portanto, os benefícios proporcionados dependerão do caso de uso exato. Assim, defina claramente as uma, duas ou três coisas principais que a nova solução de software deve fazer e envolva-se com fornecedores que tenham uma oferta claramente demonstrada e um histórico comprovado nestas áreas.

Depois disto, vai querer ver o produto em ação, compreender como os requisitos específicos da empresa podem ser satisfeitos, ao mesmo tempo que obtém uma perspetiva sobre como outros clientes do fornecedor utilizam a solução. “Uma solução completa de gestão de caixa terá capacidades de pagamento, relatórios bancários e previsão de fluxo de caixa. A procura do mercado é por soluções de análise melhores e mais avançadas, de todos os fornecedores. Simplesmente automatizar um processo já não é suficiente. As empresas querem agora que os fornecedores as ajudem a fazer as coisas dramaticamente melhor do que no passado, não apenas ligeiramente melhor.

Jeffery acrescenta: “Para qualquer empresa que esteja a considerar seriamente a adoção de uma solução de gestão de tesouraria, há duas questões primárias que devem ser respondidas. Primeiro, como deve ser a minha infraestrutura tecnológica para que os meus requisitos atuais sejam satisfeitos sem comprometer futuros desenvolvimentos e crescimento? Esta questão exige que a tesouraria considere tanto os seus requisitos atuais como futuros. Que funcionalidades e capacidades preciso agora e num futuro próximo, para que evitemos intencionalmente criar sistemas que se tornem obsoletos a curto prazo. Segundo, quem são os principais intervenientes neste espaço e como é que os próprios fornecedores se comparam uns com os outros?

Uma vez que uma empresa tenha uma compreensão sólida das necessidades atuais e futuras, deve então analisar o panorama dos fornecedores e determinar qual o fornecedor de soluções que está na melhor posição para satisfazer as suas necessidades. “Para uma pesquisa eficaz, é importante incluir múltiplos pontos de análise. Por exemplo, os fatores em foco devem incluir áreas de funcionalidade, estrutura de serviço ao cliente, número de clientes atuais, solidez financeira, custo e a trajetória para o crescimento futuro e I&D. Os benefícios da adoção de uma solução dependem de mais do que apenas a própria solução. Pesquisar vários elementos do panorama pode ajudar a identificar o fornecedor e a solução certos.”

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Funcionalidades do Software

Para ajudar na escolha da solução ideal de gestão de tesouraria, Marshall afirma que existem vários requisitos significativos para qualquer solução de gestão de tesouraria:

• Início de sessão seguro e autenticação multifator
• Relatórios de extratos centralizados em tempo real/intra-dia. Isto está a tornar-se um pré-requisito fundamental para as empresas, uma vez que os relatórios de fim de dia são insuficientes para as funções de tesouraria atuais
• Múltiplos fluxos de trabalho de pagamento – por exemplo, Bacs, ACH local, SEPA e conectividade com as várias plataformas.
• Integração perfeita com sistemas externos e a transformação de diferentes tipos de dados
• Serviços na nuvem – as empresas procuram agora um serviço completo de outsourcing alojado na infraestrutura própria dos fornecedores
• Conectividade multibancária robusta
• Auditoria completa de todas as atividades de utilizador/pagamento
• Risco e conformidade – As ferramentas de Gestão de Risco e Fraude Cibernética aumentam a segurança organizacional, proporcionando visibilidade centralizada sobre o comportamento do utilizador em toda a organização. Um controlo rigoroso sobre as funções de pagamentos e processamento ajudará a reduzir perdas por fraude e roubo de dados. A triagem eficaz de sanções também ajuda a garantir a conformidade com as sanções e os requisitos de combate ao branqueamento de capitais.

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Suporte Contínuo

Além das funcionalidades da solução de software, Deegan salienta que é importante que os departamentos de tesouraria tenham acesso a um suporte contínuo eficaz – e que procurem isso durante a busca por uma solução adequada. “O suporte telefónico e por e-mail durante o horário comercial, fornecido por um fornecedor a todos os utilizadores de um sistema, é agora a norma da indústria”, explica. “O serviço tornou-se uma parte enorme das ofertas de software e as empresas têm agora expectativas muito elevadas em relação ao serviço prestado pelos seus parceiros de software.

De uma perspetiva técnica, os Acordos de Nível de Serviço (SLAs) devem delinear estruturas oficiais de resposta e resolução, mas na maioria dos casos, o cliente não deveria precisar de consultar um SLA, devido à abordagem proativa do fornecedor na resolução do problema.”

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