A medida que el papel del tesorero corporativo se vuelve cada vez más complejo, muchos recurren a la automatización y al software en un intento por mantenerse al tanto de las tareas diarias.

Un ejemplo común es software de administración de efectivo — una solución a la que suelen recurrir los tesoreros con poco tiempo que buscan mejorar la eficiencia y la seguridad en un entorno operativo al que se enfrentan las organizaciones administración de efectivo desafíos diarios.

La gestión exitosa del efectivo de tesorería implica obtener una visibilidad clara de la situación de la administración del efectivo para que se conozca la situación del flujo de caja, se pueda mejorar la liquidez, reducir los días de cuentas por cobrar, aumentar las tasas de cobro y aumentar la rentabilidad financiera general. Todo lo anterior se puede solucionar con las soluciones de administración de efectivo adecuadas.

Una solución eficaz de gestión del efectivo, o «fábrica de pagos», permite a una organización centralizar, automatizar y agilizar los pagos y la gestión del efectivo dentro de las unidades de negocio o en toda la organización. Esto se traduce en una mejora de la eficiencia operativa, la mitigación del riesgo, una mayor visibilidad del efectivo y una reducción de los costos». Según Craig Jeffery, socio gerente de Strategic Treasurer, los beneficios del software de administración de efectivo se encuentran en cada uno de los elementos del modelo FIVEC: flexibilidad, conocimiento, visibilidad, eficiencia y control. Algunos ejemplos clave proporcionados por Jeffery incluyen:

• Visibilidad en tiempo real de sus cuentas bancarias en cualquier parte del mundo por país, moneda o banco. Las mejores soluciones ofrecen conectividad a cada uno de los bancos de los clientes, de modo que los datos puedan extraerse automáticamente de los portales/sistemas bancarios a medida que estén disponibles y mostrarse de forma centralizada a través de una única interfaz.
• Flexible tableros que permiten a la administración y las operaciones ver a) los elementos que requieren atención b) los límites y el cumplimiento de las políticas c) los niveles de riesgo d) las vistas personalizadas. Estos paneles suelen incluir una función de «desglose» que permite a los usuarios ver información adicional sobre cualquier elemento de interés.
• Control automático de los procesos dentro del sistema; esto puede incluir controles de seguridad para reducir el riesgo de fraude y el control de flujos de trabajo específicos para que los procesos, paneles y vistas se puedan personalizar según las preferencias del cliente.
• Poderosa lógica contable que reduce el tiempo necesario para respaldar el proceso de registro y reduce los errores. Muchas de las principales soluciones de administración de efectivo también se pueden integrar fácilmente con los sistemas administrativos del cliente, como un ERP, para agilizar los flujos de trabajo de elaboración de informes y contabilidad.
• Mejor funcionalidad de gestión de riesgos: desde la recopilación de exposiciones hasta la ejecución de operaciones y la gestión de los informes.

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Selección de la solución de software de administración de efectivo

Los beneficios de los sistemas de administración de efectivo son claros, entonces, ¿qué medidas puede tomar una empresa para asegurarse de tener la solución de software adecuada? «Empieza con el argumento empresarial y los objetivos empresariales definitivos y trabaja en retrospectiva», afirma Conor Deegan, director general de Cash Analytics. «Las funciones que ofrece el software de gestión de efectivo pueden ser bastante amplias y, por lo tanto, las ventajas que ofrece dependerán del caso de uso exacto. Por lo tanto, defina claramente cuáles son las principales funciones que debe cumplir la nueva solución de software e interactúe con los proveedores que tengan una oferta claramente demostrada y un historial en estas áreas.

Después de esto, querrá ver el producto en acción, comprender cómo se pueden cumplir los requisitos específicos de la empresa y, al mismo tiempo, obtener una idea de cómo otros clientes del proveedor utilizan la solución. «Una solución completa de gestión del efectivo incluirá funciones de pago, elaboración de informes bancarios y previsión del flujo de caja. La demanda del mercado es de soluciones analíticas mejores y más avanzadas por parte de todos los proveedores. La simple automatización de un proceso ya no es suficiente. Las empresas ahora quieren que los proveedores les ayuden a hacer las cosas mucho mejor que en el pasado, no solo un poco mejor.

Jeffery agrega: «Para cualquier empresa que esté considerando seriamente la adopción de una solución de administración de efectivo, hay dos preguntas principales que deben responderse. «En primer lugar, ¿qué aspecto debe tener mi infraestructura tecnológica para cumplir con mis requisitos actuales sin poner en peligro el desarrollo y el crecimiento futuros? Esta pregunta exige que la tesorería tenga en cuenta sus requisitos actuales y futuros. ¿Qué funcionalidades y capacidades necesito ahora y en el futuro previsible? De este modo, evitamos intencionadamente crear sistemas que se vuelvan obsoletos a corto plazo. «En segundo lugar, ¿quiénes son los principales actores del sector y cómo se comparan los propios proveedores entre sí?

Una vez que la empresa tiene un conocimiento sólido de las necesidades estatales actuales y futuras, debe analizar el panorama de los proveedores y determinar qué proveedor de soluciones se encuentra en la mejor posición para satisfacer sus necesidades. «Para una investigación eficaz, es importante incluir varios puntos de análisis. Por ejemplo, entre los factores prioritarios se deben incluir las áreas de funcionalidad, la estructura del servicio de atención al cliente, el número de clientes actuales, la solidez financiera, los costos y la trayectoria de crecimiento e I+D futuros. Los beneficios de adoptar una solución dependen de algo más que de la solución en sí misma. Investigar varios elementos del panorama puede ayudar a identificar el proveedor y la solución adecuados».

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Características del software

Para ayudarlo a elegir la solución de administración de efectivo ideal, Marshall afirma que hay varios requisitos importantes para cualquier solución de administración de efectivo:

• Inicio de sesión seguro y autenticación multifactor
• Informes de estados de cuenta centralizados en tiempo real y dentro del día. Esto se está convirtiendo en un requisito previo clave para las empresas, ya que la presentación de informes al final del día es insuficiente para las funciones de tesorería actuales
• Múltiples flujos de trabajo de pago, por ejemplo, Bacs, ACH local, SEPA y conectividad con las distintas plataformas.
• Integración perfecta con sistemas externos y transformación de diferentes tipos de datos
• Servicios en la nube: las empresas ahora buscan un servicio subcontratado completo alojado en la propia infraestructura del proveedor
• Conectividad multibanco sólida
• Auditoría completa de todas las actividades de usuario y pago
• Riesgo y cumplimiento: las herramientas de ciberfraude y gestión de riesgos aumentan la seguridad organizacional y brindan una visibilidad central del comportamiento de los usuarios en toda la organización. Un control estricto de las funciones de pago y procesamiento ayudará a reducir las pérdidas por fraude y el robo de datos. El control efectivo de las sanciones también ayuda a garantizar el cumplimiento de las sanciones y los requisitos contra el lavado de dinero

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Soporte continuo

Además de las características de la solución de software, Deegan señala que es importante que los departamentos de tesorería tengan acceso a un soporte continuo y efectivo, y que lo busquen durante la búsqueda de una solución adecuada. «La asistencia telefónica y por correo electrónico ofrecida por un proveedor a todos los usuarios de un sistema en horario laboral es ahora la norma del sector», explica. «El servicio se ha convertido en una parte fundamental de las ofertas de software y las empresas ahora tienen expectativas muy altas con respecto al servicio que brindan sus socios de software.

Desde una perspectiva técnica, los acuerdos de nivel de servicio (SLA) deben describir los marcos oficiales de respuesta y resolución, pero en la mayoría de los casos, el cliente no debería necesitar hacer referencia a un SLA porque el proveedor adopta un enfoque proactivo para resolver el problema».

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