Caso de Sucesso
Allan Myers
A Allan Myers é uma empresa de construção sediada na Pensilvânia, EUA, com operações comerciais concentradas nos estados do Médio Atlântico: Pensilvânia, Maryland, Delaware e Virgínia. Com mais de 75 anos de experiência, é responsável pela construção de estradas, pontes, estações de tratamento, empreendimentos residenciais e comerciais e oleodutos que ligam as comunidades da região a serviços, água potável e entre si, em cumprimento dos valores corporativos fundamentais de 'Melhor, Mais Rápido, Seguro'.
A operação de tesouraria da empresa estava a sofrer stress operacional devido à sua dependência de uma solução ineficiente de posicionamento e relatórios de caixa. Uma nova solução automatizada agora oferece suporte eficiente, gera relatórios aprimorados, otimiza o processamento e melhora o controlo e a segurança.
Substituiu sistemas manuais por uma solução automatizada de gestão de caixa
Visibilidade de caixa, previsão e relatórios aprimorados para a equipa de tesouraria
Interface flexível e fácil de usar permite relatórios eficientes
O Ambiente da Tesouraria
O departamento de tesouraria é composto por um tesoureiro e dois profissionais de finanças, que dividem o seu tempo entre a tesouraria e outras funções financeiras. As operações da tesouraria focam-se na gestão de caixa. A empresa trabalha com cinco bancos de gestão de caixa, operando 12 contas com saldos de até US$20 milhões. Os volumes de transações mensais são de aproximadamente 3.500 cheques compensados, 700 transferências ACH (automated clearing house), 30 transferências eletrónicas, 200 depósitos de cartão de crédito e cerca de 200 depósitos em lockbox e cheques.
O posicionamento de caixa é central para as operações de tesouraria da indústria da construção e o processo de gestão de caixa possui várias características especiais, que incluem:
• Atualizações constantes de contas a receber (AR).
• Ciclos específicos de faturação e cobrança sazonais, impactados pelas intempéries do tempo e do clima.
• 'Retenção contratual', sob a qual os clientes retêm uma parte acordada do preço do contrato até que o trabalho esteja substancialmente concluído.
• Gerir o pagamento de subcontratados, no cumprimento de cláusulas contratuais de 'pagamento após recebimento' onde há um prazo de resposta especificado para os empreiteiros pagarem os subcontratados após eles próprios receberem o pagamento.
• Manter uma visão clara dos cheques pendentes, para garantir uma posição de caixa adequada para quando os cheques forem apresentados.
• Requisitos de início de novos projetos, para situações em que a empresa de construção deve ter saídas de caixa antes de ser paga pelo trabalho.
A tesouraria da Allan Myers utilizava um sistema baseado em folhas de cálculo Excel desenvolvidas internamente e uma base de dados Access97; uma solução cada vez mais sobrecarregada pelas exigências de uma carga de trabalho crescente. Levava horas de esforço para produzir uma posição de caixa diária fiável e atempada e o esforço total de trabalho necessário tornou-se inaceitável para a gestão. Consequentemente, decidiu-se iniciar um projeto para selecionar e implementar um sistema automatizado, para substituir a base de dados Access, eliminar a necessidade de múltiplos portais bancários e gerar uma posição de caixa diária fiável e atempada que melhorasse a visibilidade do caixa.
O projeto decorreu de abril de 2014, sendo concluído em novembro do mesmo ano. Os esforços da equipa de tesouraria foram apoiados pelos recursos de TI, contabilidade/finanças e jurídicos da Allan Myers, para garantir que todos os intervenientes estivessem devidamente representados.
Após avaliar diversas alternativas, a equipa selecionou a solução Ripple Treasury; escolhida por ser um sistema considerado muito fácil de usar, com preço competitivo e por oferecer facilidades flexíveis de manipulação de dados. A equipa também considerou que o sistema não era excessivamente complexo, o que significou, na prática, que o processo de implementação foi simples.
“Após avaliar diversas alternativas, a equipa selecionou a solução Ripple Treasury; escolhida por ser um sistema considerado muito fácil de usar, com preço competitivo e por oferecer facilidades flexíveis de manipulação de dados. A equipa também considerou que o sistema não era excessivamente complexo, o que significou, na prática, que o processo de implementação foi simples.”
Craig Little, Tesoureiro
Benefícios
A operação de tesouraria da Allan Myers agora usufrui de uma série de benefícios da sua solução de sistema, cumprindo os objetivos originais do projeto tecnológico de acelerar e melhorar o exercício diário de posicionamento de caixa:
Armazenamento de dados: A base de dados do sistema serve como um armazém central para os dados históricos da empresa. A tesouraria já não depende da manipulação de uma base de dados Access, utilizando múltiplos critérios de pesquisa do sistema para extrair dados para relatórios operacionais, de gestão e ad-hoc. A equipa pode agora manipular rapidamente os dados com vários relatórios, ou exportar facilmente informações selecionadas para o Excel e começou por importar dois anos de dados históricos para enriquecer as capacidades de pesquisa e relatórios da tesouraria.
Relatórios de posicionamento de caixa: Todas as informações necessárias agora são geradas a partir de duas folhas de cálculo do Ripple Treasury como o relatório diário de posição de caixa. Este relatório crítico pode ser feito remotamente, não havendo dependência de portais bancários e tokens de segurança para fazer login, extrair os dados e executar o relatório.
Visibilidade de caixa: A tesouraria pode criar relatórios ou folhas de cálculo para visualizar os dados da semana anterior, mês e outros períodos. Além disso, a equipa consegue detalhar e ver os pormenores de cada movimento ACH ou transferência bancária, em vez de seguir o método anterior de apenas obter descrições de códigos de utilizador bancários para realizar esta pesquisa manualmente.
Solução completa: A equipa de tesouraria da Allan Myers já não precisa de fazer login em vários portais bancários diferentes para descarregar ficheiros do dia anterior; e a equipa pode agora aprovar a libertação de pagamentos de qualquer um dos seus bancos. Os tokens de segurança bancários já não são necessários, e podemos carregar o nosso ficheiro de pagamento positivo conforme necessário. A solução automatizada Ripple Treasury oferece uma plataforma segura e eficiente para controlar e gerir os nossos fluxos de caixa financeiros.
Benefícios da automação: Os ficheiros bancários já são descarregados automaticamente todas as manhãs, assim como informações do sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) da empresa, como novos cheques emitidos e transferências eletrónicas de fundos (EFTs) registadas. Isto significa que os dados base de posicionamento de caixa estão disponíveis para processamento no início de cada dia útil.
Previsão de Caixa: A tesouraria utiliza os dados do Ripple Treasury para atualizar os valores reais do dia anterior e projetar para o resto da semana e do mês.
Experiência de Serviço
A equipe está satisfeita com a qualidade do serviço que recebemos do nosso fornecedor. A resposta do serviço é significativamente superior, em comparação com a nossa experiência anterior de telefonar para os bancos e falar com um novo representante de atendimento ao cliente a cada vez.
O Ripple Treasury oferece webinars e um fórum da comunidade para os clientes aprenderem mais sobre as funcionalidades do sistema, o que nos ajuda a maximizar o valor do nosso investimento em tecnologia. Além disso, os usuários não precisam ser 'especialistas' em Microsoft Excel ou Access para usar o sistema de forma eficaz.
Reduções de Risco Realizadas
Hoje, a entrada manual foi minimizada. A equipe não precisa mais se ocupar com processos essencialmente improdutivos — como alterar descrições bancárias, corrigir erros de fórmulas do Excel e inserir saldos de contas. Isso reduz o risco de erro em várias operações financeiras críticas.
O sistema Ripple Treasury realiza verificações como código de usuário bancário versus saldos calculados, aprimorando o controle da gestão de caixa ao eliminar a necessidade de entrada manual. A tesouraria ganhou visibilidade sobre contas auxiliares diariamente, melhorando sua compreensão da posição de caixa da organização. O sistema consolida efetivamente as funções dos usuários, eliminando a necessidade de trabalhar com múltiplos portais bancários, reduzindo a exposição a erros.
O sistema impõe automaticamente restrições de acesso de usuário. Isso permite que a tesouraria aumente a segurança dos dados e processos, segregando funções, de modo que os membros da equipe tenham controle total sobre quem tem acesso ao sistema e quem está autorizado a realizar várias operações.
Conselhos Para Quem Considera Projetos Semelhantes
Pense nas suas necessidades de longo prazo e planeje com flexibilidade para acomodar futuras mudanças. Não perca de vista seus objetivos originais, para garantir que o projeto entregue uma gama completa de resultados úteis, alinhados com seus objetivos planejados.
A equipe aproveitou todos os benefícios de adicionar nossos dados históricos em um estágio inicial, o que permitirá que você aproveite ao máximo o sistema imediatamente para fins de pesquisa, análise e relatórios.
Conclusão
A tesouraria da Allan Myers agora opera um processo eficiente de gestão de caixa, que tem capacidade para acomodar futuras mudanças. A equipe reduziu as exposições a riscos e eliminou tarefas manuais demoradas e propensas a erros. A solução atende às demandas específicas de gestão de caixa da indústria da construção.