El departamento de tesorería cuenta con un tesorero y dos profesionales de finanzas, que dividen su tiempo entre la tesorería y otras funciones financieras. Las operaciones de tesorería se centran en la administración del efectivo. La compañía trabaja con cinco bancos de administración de efectivo y opera 12 cuentas con saldos de hasta 20 millones de dólares. Los volúmenes de transacciones mensuales son de aproximadamente 3.500 cheques de compensación, 700 transferencias automáticas de la cámara de compensación (ACH), 30 transferencias electrónicas, 200 depósitos con tarjetas de crédito y alrededor de 200 depósitos en cajas fuertes y cheques.

El posicionamiento del efectivo es fundamental para las operaciones de tesorería de la industria de la construcción y el proceso de administración del efectivo tiene varias características especiales, que incluyen:

• Actualizaciones constantes de cuentas por cobrar (AR).

• Ciclos de facturación y cobro estacionales específicos, afectados por los caprichos del tiempo y el clima.

• La «retención» del contrato, en virtud del cual los clientes retienen una parte acordada del precio del contrato hasta que la obra esté sustancialmente terminada.

• Gestionar el pago a los subcontratistas, en cumplimiento de las cláusulas contractuales de pago cuando se paga, en las que hay un plazo específico para que los contratistas paguen a los subcontratistas después de recibir el pago.

• Mantener una visión clara de los cheques pendientes, para garantizar que haya una posición de caja adecuada para cuando se presenten los cheques.

• Requisitos para la creación de nuevos puestos de trabajo, para situaciones en las que la empresa constructora debe experimentar salidas de efectivo antes de que se le pague por la obra.

La tesorería de Allan Myers utilizaba un sistema basado en hojas de cálculo Excel creadas internamente y en una base de datos Access97; una solución cada vez más difícil debido a las exigencias de una carga de trabajo cada vez mayor. Se necesitaron horas de esfuerzo para crear una situación de caja diaria fiable y puntual, y el esfuerzo total de trabajo necesario se hizo inaceptable para la administración. En consecuencia, se decidió iniciar un proyecto para seleccionar e implementar un sistema automatizado que sustituyera la base de datos Access, eliminara la necesidad de múltiples portales bancarios y generara una posición de caja diaria fiable y puntual que mejorara la visibilidad del efectivo.

El proyecto se llevó a cabo en abril de 2014 y finalizó en noviembre siguiente. Los esfuerzos del equipo de tesorería contaron con el apoyo de los recursos informáticos, contables y financieros y legales de Allan Myers, para garantizar que todas las partes interesadas estuvieran debidamente representadas.

Tras evaluar varias alternativas, el equipo seleccionó la solución Ripple Treasury; la eligió porque se descubrió que este sistema era muy fácil de usar, tenía un precio competitivo y ofrecía instalaciones flexibles de manipulación de datos. El equipo también consideró que el sistema no estaba sobrediseñado, lo que en la práctica significaba que el proceso de implementación era sencillo.

‍

«Tras evaluar varias alternativas, el equipo seleccionó la solución Ripple Treasury; la eligió porque se descubrió que este sistema era muy fácil de usar, tenía un precio competitivo y ofrecía instalaciones flexibles de manipulación de datos. El equipo también consideró que el sistema no estaba sobrediseñado, lo que en la práctica significaba que el proceso de implementación era sencillo».

Craig Little, tesorero

‍

La operación de tesorería de Allan Myers ahora disfruta de una serie de beneficios gracias a su solución de sistema, que cumple los objetivos originales del proyecto tecnológico de acelerar y mejorar el ejercicio diario de posicionamiento de efectivo:

Almacenamiento de datos: La base de datos del sistema sirve como almacén central para los datos históricos de la empresa. La tesorería ya no depende de la manipulación de una base de datos de Access, sino que utiliza los múltiples criterios de búsqueda del sistema para extraer datos con el fin de elaborar informes operativos, de gestión y ad hoc. El equipo ahora puede manipular rápidamente los datos con varios informes o exportar fácilmente la información seleccionada a Excel y empezar por importar datos históricos de dos años para enriquecer las capacidades de investigación y elaboración de informes de la tesorería.

Informes de posicionamiento de caja: Toda la información requerida ahora proviene de dos hojas de trabajo de Ripple Treasury como informe diario de posición de caja. Este informe crítico se puede realizar de forma remota, por lo que no hay que depender de los portales bancarios y los tokens de seguridad para iniciar sesión, extraer los datos y ejecutar el informe.

Visibilidad del efectivo: La tesorería puede crear informes u hojas de trabajo para ver los datos de la semana, el mes y otros períodos anteriores. Además, el equipo puede desglosar y ver los detalles de cada movimiento de ACH o transferencia electrónica, en lugar de seguir el método anterior, que consistía en obtener las descripciones de los códigos de usuario de los bancos para realizar esta investigación de forma manual.

Ventanilla única: El equipo de tesorería de Allan Myers ya no tiene que iniciar sesión en varios portales bancarios diferentes para descargar los archivos del día anterior; además, el equipo ahora puede aprobar la liberación de los pagos de cualquiera de sus bancos. Los tokens de seguridad bancarios ya no son necesarios y podemos subir nuestro fichero de pagos positivos cuando sea necesario. La solución automatizada Ripple Treasury proporciona una plataforma segura y eficiente para controlar y administrar nuestros flujos de caja financieros.

Ventajas de la automatización: Los archivos bancarios ya se descargan automáticamente cada mañana, al igual que la información del sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de la empresa, como los nuevos recortes de cheques y las transferencias electrónicas de fondos (EFT) publicadas. Esto significa que los datos básicos de posicionamiento de caja están disponibles para su procesamiento al comienzo de cada jornada laboral.

Previsión de efectivo: Treasury utiliza los datos de Ripple Treasury para actualizar los datos reales del día anterior y hacer previsiones para la semana y el mes restantes.

Experiencia de servicio

El equipo está satisfecho con la calidad del servicio que recibimos de nuestro proveedor. La respuesta del servicio es significativamente superior, en comparación con nuestra experiencia anterior de llamar por teléfono a los bancos y hablar con un nuevo representante del servicio de atención al cliente cada vez.

Ripple Treasury ofrece seminarios web y un foro comunitario para que los clientes obtengan más información sobre las instalaciones del sistema, lo que nos ayuda a maximizar el valor de nuestra inversión en tecnología. Además, los usuarios no tienen que ser «expertos» en Microsoft Excel o Access para utilizar el sistema de forma eficaz.

Reducciones de riesgo realizadas

Hoy en día, la entrada manual se ha minimizado. El equipo ya no tiene que dedicarse a procesos esencialmente improductivos, como cambiar las descripciones de los bancos, corregir errores en las fórmulas de Excel e introducir los saldos de las cuentas. Esto reduce el riesgo de error en varias operaciones financieras críticas.

El sistema Ripple Treasury realiza comprobaciones como el código de usuario del banco frente a los saldos calculados, lo que mejora el control de la gestión del efectivo al eliminar la necesidad de introducir datos manualmente. La tesorería ha adquirido cada día más visibilidad sobre las cuentas auxiliares, lo que ha mejorado su comprensión de la situación de caja de la organización. El sistema consolida eficazmente las funciones de los usuarios al eliminar la necesidad de trabajar con varios portales bancarios, lo que reduce la exposición a errores.

El sistema impone automáticamente restricciones de acceso a los usuarios. Esto permite a la tesorería aumentar la seguridad de los datos y los procesos al separar las funciones, de modo que los miembros del equipo tienen el control total sobre quién tiene acceso al sistema y quién está autorizado a realizar diversas operaciones.

‍

‍

Consejos para quienes estén considerando proyectos similares

Piense en sus necesidades a largo plazo y planifique con flexibilidad para adaptarse a los cambios futuros. No pierda de vista sus objetivos originales para asegurarse de que el proyecto ofrezca una gama completa de resultados útiles en línea con los objetivos planificados.

El equipo disfrutó de todos los beneficios de agregar nuestros datos históricos en una etapa temprana, lo que le permitirá aprovechar al máximo el sistema de inmediato para fines de investigación, análisis e informes.

‍

Conclusión

La tesorería de Allan Myers ahora opera un proceso eficiente de administración de efectivo, que tiene la capacidad de adaptarse a los cambios futuros. El equipo ha reducido la exposición al riesgo y ha eliminado las tareas manuales que consumen mucho tiempo y son propensas a errores. La solución se adapta a las demandas específicas de administración de efectivo del sector de la construcción.