Al trabajar con equipos de tesorería y finanzas de todo el mundo, observamos una gran cantidad de procesos de previsión de efectivo con distintos grados de automatización. Algunos son procesos totalmente automatizados y «sin intervención», otros implementan la automatización en las etapas clave del proceso, mientras que otros son procesos totalmente manuales que requieren mucha mano de obra. En esta publicación analizamos qué es la automatización de las previsiones, cuáles son los beneficios de la automatización, qué componentes del proceso se pueden automatizar y cómo se puede lograr la automatización de las previsiones de efectivo

¿Qué es la automatización de la previsión de efectivo?

Hay muchos flujos de trabajo, entradas de datos y ejercicios de comunicación e informes que conforman un proceso de previsión de efectivo. La automatización de la previsión de tesorería puede referirse a la automatización del proceso en su totalidad o a la automatización de las partes constitutivas de este proceso.

Como se mencionó anteriormente, el grado en que el proceso está automatizado y, de hecho, cómo se automatiza el proceso, entran en un espectro. Algunas partes del proceso de previsión de tesorería pueden automatizarse mediante el aprendizaje automático (ML) o Inteligencia artificial tecnologías (IA), o esas tecnologías pueden usarse al final del proceso y desplegarse más en la salida. Esta publicación se centra en cómo se pueden automatizar los procesos de previsión del flujo de caja sin necesidad de usar la tecnología ML/AI.

¿Cómo puede la automatización beneficiar a los equipos de tesorería y finanzas?

La automatización del proceso de previsión del flujo de caja aporta muchos beneficios, a saber:

• Reducción de riesgos. La automatización de una parte o la totalidad del proceso reduce el riesgo de error humano, lo que mejora la confianza en la previsión.
• Eficiencia incrementada. Los equipos de tesorería, incluso los de las organizaciones más grandes, suelen ser pequeños. Por lo tanto, la automatización puede aumentar la eficiencia y aliviar la sobrecarga de trabajo. A su vez, esto cambia el enfoque de las actividades, pasando de la administración al análisis.
• Calidad mejorada. Cuando el proceso se diseña y mapea cuidadosamente desde el principio, la automatización puede aprovechar los datos que ya se encuentran en la infraestructura tecnológica corporativa (sistemas TMS, sistemas ERP, sistemas bancarios, etc.). Esto, cuando se combina con los factores enumerados anteriormente, significa que la automatización puede mejorar sustancialmente la calidad de los pronósticos producidos.

El resultado de estos beneficios es que la automatización no solo significa menos errores, si se aplica correctamente, sino que conduce a un proceso de previsión totalmente mejorado y basado en las mejores prácticas.

Automatización de datos de entrada

Por lo general, hay dos conjuntos de datos recopilados en un proceso de previsión de efectivo, los datos de previsión y los datos reales. La automatización de la entrada de estos datos en el proceso abarca tanto la recopilación como la clasificación de estos datos. Esto puede lograrse mediante una clasificación algorítmica o basada en reglas.

Datos de flujo de caja previstos

• Cuentas por pagar/cuentas por cobrar. La previsión de AP y AR es una parte integral del proceso de previsión de efectivo. Muy a menudo, las cuentas por pagar y por cobrar a corto plazo ya están registradas en los sistemas ERP y de cuentas. Por lo tanto, si estos datos están disponibles, es beneficioso incluirlos en el proceso de previsión.
• Sistemas de presupuestación y planificación. Los flujos de caja previstos a más largo plazo pueden estar contenidos en los sistemas de presupuestación y planificación.
• Sistemas de gestión de tesorería (TMS). Según el sistema y la forma en que se utilice, el TMS también puede contener algunos de los datos de flujo de caja previstos requeridos (como los flujos de caja financieros o interempresariales).

Datos de flujo de caja real

• Datos de la cuenta bancaria. La automatización de las entradas de las cuentas bancarias, que normalmente se almacenan en archivos MT940 o BAI2, significa identificar y extraer la información relevante automáticamente.
• Sistemas ERP/TMS. De manera similar, los datos del flujo de caja real pueden extraerse automáticamente de estos sistemas e introducirse directamente en el proceso de previsión de efectivo.

automatización del flujo de trabajo

Sin la automatización, un proceso de previsión del flujo de caja para los equipos de la oficina central puede implicar un importante trabajo manual, por lo que la automatización de los flujos de trabajo clave puede aliviar gran parte de esta carga administrativa.

flujos de trabajo de entrada

• Administración automatizada de envíos. Cuando vence un nuevo ciclo de presentación, un proceso automatizado configura la nueva versión, activa las acciones necesarias (como correos electrónicos de recordatorio) y cataloga la versión en consecuencia. Este control de versiones automático permite analizar más fácilmente la previsión frente a la previsión y la previsión frente a la real, una vez que la versión está completa.
• Activadores automatizados del flujo de. Por ejemplo, uno de los flujos de trabajo clave al principio del proceso consiste en enviar correos electrónicos de recordatorio a todos los colaboradores, informándoles de la fecha de entrega de un nuevo envío y pidiéndoles que introduzcan todos y cada uno de los datos requeridos. Con los activadores de flujo de trabajo automatizados, estos correos electrónicos se pueden generar y enviar automáticamente dentro del sistema. Además, al acercarse la fecha límite, los usuarios pueden recibir más recordatorios automáticos.
• Justificación de la varianza. Cuando los usuarios hayan enviado datos que superen un umbral predeterminado, un sistema automatizado puede detectar la varianza y prohibir que se envíen sin un comentario que explique la varianza. En este caso, el usuario tendría que dar su opinión sobre por qué se ha superado el umbral antes de poder enviar la información.
• Conciliación entre empresas. La conciliación entre empresas puede ser una tarea laboriosa y que consume mucho tiempo para el equipo financiero de la oficina central de una empresa. Para automatizar este elemento del proceso, todo el proceso debe diseñarse de manera que se tenga en cuenta desde el principio la automatización de la conciliación entre empresas. Por ejemplo, el sistema podría diseñarse para incluir un proceso totalmente dirigido por la contraparte o un proceso en el que se sistematizaran los informes de conciliación y varianza.

flujos de trabajo de salida

• Comentarios en tiempo real. Cuando se actualizan los flujos de caja reales (ya sea de forma manual o automática), se puede emitir automáticamente una notificación de retroalimentación para informar al usuario de cualquier variación en la previsión. Esto permite modificar las cifras previstas de forma rápida y sencilla, lo que mejora la precisión.
• Automatización de informes y análisis. Cuando el proceso está automatizado, los informes programados pueden generarse automáticamente a partir del sistema y distribuirse a las partes interesadas clave según sea necesario. Por ejemplo, esto puede consistir en un informe de flujo de caja semanal o diario, informes de cuentas bancarias o informes sobre los requisitos de financiación.

Uso de software especializado

Como se mencionó anteriormente, un proceso de previsión de efectivo puede automatizarse en su totalidad o puede dividirse en sus partes constitutivas, cada una de las cuales puede automatizarse de forma aislada. En cualquier caso, la automatización es difícil, si no imposible, de lograr sin el uso de especialistas software de previsión de flujo de caja.

Si tiene alguna pregunta o desea recibir asesoramiento sobre cómo automatizar alguno o todos los elementos de su proceso de previsión de efectivo, no dude en contacta con nosotros.

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