Estado do Alasca

Por mais de 10 anos, a operação de gestão de caixa do Estado do Alasca utilizou uma estação de trabalho de tesouraria originalmente baseada em sistema operacional de disco (DOS), que havia sido atualizada para uma versão Windows. O departamento decidiu que este sistema precisava ser substituído quando uma revisão de suas capacidades de recuperação de desastres foi realizada.

Na prática, faltava-lhe portabilidade — então, se o departamento fosse confrontado com uma situação em que tivesse que realocar as operações de tesouraria para uma instalação de backup, não havia muita confiança na capacidade de restaurar e usar sua tecnologia para reconstruir a posição de caixa. Tal falha significaria que a equipe de tesouraria seria incapaz de continuar as operações de gestão de caixa de forma suficientemente confiável. Este nível de risco operacional e financeiro era claramente inaceitável, dado o seu impacto potencialmente adverso na administração da folha de pagamento do estado, receita, pagamento de fornecedores e processos de gestão de investimentos.

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Após a revisão, a equipe de tesouraria iniciou — e concluiu com sucesso — os processos internos estaduais necessários para garantir o financiamento de um projeto de substituição da tecnologia de gestão de caixa. O próximo passo foi elaborar um pedido de proposta (RFP), que foi emitido para potenciais fornecedores no espaço de soluções de sistemas de gestão de caixa/estações de trabalho de tesouraria. A equipe procurava uma solução de páginas de servidor ativas (ASP) capaz de satisfazer todas as suas necessidades funcionais e que, adicionalmente, fornecesse proteção contra recuperação de desastres por ser totalmente móvel e, portanto, realocável conforme necessário.

O departamento recebeu seis respostas iniciais de potenciais fornecedores; mas, à medida que o projeto de seleção avançava, tornou-se evidente que alguns fornecedores não eram capazes, ou não estavam dispostos, a trabalhar dentro das exigências bastante rigorosas do processo de aquisição do estado. Este processo é altamente estruturado e regulamentado, o que significa que quaisquer desvios da prática padrão por parte do departamento teriam que ser devidamente autorizados pelo procurador-geral do estado. Na prática, a maioria dos respondentes iniciais simplesmente não cumpriu formalmente os requisitos de aquisição do estado. Essa falta de flexibilidade resultou na sua retirada, ou eliminação, do processo de seleção da estação de trabalho de tesouraria. Na verdade, algumas soluções potencialmente viáveis foram autoeliminadas.

No final, dois fortes concorrentes permaneceram para as fases finais deste processo de aquisição. Em última análise, a equipe do estado selecionou a Ripple Treasury como seu fornecedor preferencial de estação de trabalho de tesouraria para gestão de caixa. Várias razões principais fundamentaram a decisão, incluindo a qualidade da resposta da Ripple Treasury ao RFP em comparação com seus concorrentes, seu forte histórico de atendimento ao cliente (revelado por referências de clientes), sua abordagem flexível ao rigoroso processo de aquisição do estado e seus preços competitivos.

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“A Ripple Treasury trouxe toda a equipe de gestão e técnica necessária para garantir que uma solução completa e eficaz fosse entregue e implementada.”

Michelle Prebula

Gerente de Caixa

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A implementação foi inicialmente planeada para durar um período de três meses, mas a sua duração final foi de nove meses. Devo salientar que não considero isto problemático de forma significativa; o meu julgamento geral da implementação do Ripple Treasury é que foi tranquila e, em comparação com muitos outros projetos de complexidade e importância análogas, relativamente rápida.

Sou muito exigente quanto à alta qualidade, precisão e eficiência dos projetos pelos quais sou responsável e posso relatar que esta fase de implementação progrediu e concluiu-se muito bem, de acordo com estes padrões rigorosos. A chave para as fontes deste bom desempenho reside na compreensão das questões detalhadas que surgiram durante a implementação — e nas formas como foram eficazmente geridas e resolvidas, através de um trabalho de equipa forte e eficaz entre a tesouraria do estado e o pessoal profissional do Ripple Treasury.

A questão mais significativa encontrada durante a implementação relacionou-se com a funcionalidade do livro-razão de caixa. A gestão do livro-razão de caixa é uma característica essencial das atividades diárias de gestão de caixa da divisão de tesouraria do estado, e a implementação inicial do sistema não satisfez os nossos requisitos a este respeito. A equipa de implementação do Ripple Treasury superou o desafio de preencher esta lacuna, construindo uma solução de contorno eficaz, que a tesouraria pôde testar e aprovar. Esta solução de contorno foi realizada utilizando a ferramenta de escrita de relatórios do Ripple Treasury, o SQL Server Reporting Services (SSRS) da Microsoft, para construir as funções necessárias. A solução precisava absolutamente de gerir corretamente os saldos iniciais e transitados necessários para o correto funcionamento do livro-razão de caixa do estado.

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Devo enfatizar que o Ripple Treasury mobilizou todo o pessoal de gestão e técnico necessário para garantir que uma solução completa e eficaz para esta questão vital para a gestão de caixa do estado fosse entregue e implementada. A solução foi construída utilizando a entrada de saldos iniciais, que o Ripple Treasury atualizou automaticamente com as alterações diárias que refletem os movimentos de caixa reais de débito e crédito que passaram pelo sistema. No decurso de um ano de operações de fluxo de caixa, grandes volumes de dados acumulam-se naturalmente; isto preenche a base de dados e degrada lentamente o desempenho do sistema. A questão foi resolvida trabalhando com o Ripple Treasury para estabelecer um processo anual, no qual um exercício de corte do livro-razão de caixa é realizado cerca de dois meses após o fim do ano fiscal. Neste processo, a base de dados é armazenada, limpa e depois recarregada com os dados do saldo inicial atual; o ciclo de gestão do livro-razão de caixa é então reiniciado e continua ao longo do ano fiscal seguinte.

Uma questão interessante que a equipa encontrou durante a implementação foi a gestão de certos processos de extração de dados, em situações em que campos de referência foram encontrados em falta durante o exercício de validação, resultantes de erros e omissões durante as operações originais de entrada de dados. O Ripple Treasury conseguiu construir um relatório que geriu totalmente esta situação, permitindo ao departamento de tesouraria implementar as reparações necessárias de forma eficaz.

A solução Ripple Treasury que foi implementada gere adicionalmente a função de controlo mais importante de reconciliação da posição de caixa. Este é um exercício de reconciliação a três vias, que é realizado entre o saldo da conta e os relatórios de transações dos bancos, o livro-razão de caixa do GTreasury e o sistema de contabilidade do estado do Alasca. O Estado detém atualmente cerca de 150 contas bancárias em cinco bancos diferentes.

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Um benefício importante da implementação que a equipa obteve do seu investimento no Ripple Treasury é a padronização dos seus processos e procedimentos de gestão de caixa, resultando em benefícios de automação e ganhos de controlo da gestão de caixa. Na prática, isto inclui a atribuição automatizada do código correto do razão geral (GL) às transações de caixa de entrada. A equipa de gestão de caixa do estado ficou satisfeita ao constatar que existe um grau muito elevado de flexibilidade, precisão e eficiência na solução do Ripple Treasury para esta questão de mapeamento: hoje, cerca de 98% dos fluxos de caixa são atribuídos com sucesso à conta GL correta automaticamente.

Os 2% residuais são entradas não conformes, ou aquelas que são tratadas separadamente por opção. Estas incluem todos os débitos não explicados nas contas bancárias do estado, que devem, por política, ser individualmente investigados e aprovados. Além disso, outras transações que necessitam de algum processamento manual incluem débitos e créditos que exigem operações de divisão, e entradas de caixa incompletas que exigem reparação. Estes itens excecionais são encaminhados para intervenção e correção humana.

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O volume diário de caixa típico da operação de gestão de caixa da divisão de Tesouraria do Estado do Alasca, que varia entre US$1 bilhão e US$2 bilhões, reflete o processamento de cerca de 400 a 500 movimentos de caixa por dia. Este complexo e substancial fluxo de caixa provém principalmente das receitas e royalties do petróleo do estado. Os outros grandes débitos e créditos de fluxo de caixa relacionam-se com projetos de construção, outras grandes compras, a administração da folha de pagamentos do estado, e a gestão de investimentos, rendimentos e resgates, além da gestão de contribuições e pagamentos de pensões do fundo de pensões estadual de US$22 bilhões.

É importante para mim salientar o quão bem a equipa do Ripple Treasury se desempenhou sob o regime rigoroso do processo oficial de aquisição do estado do Alasca, e na sua gestão dos requisitos rigorosos do Departamento de Receita na implementação da solução.

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Na minha avaliação, foi absolutamente crucial para o sucesso do projeto que a equipe de gestão de caixa do estado trabalhasse, na prática, de forma próxima e eficaz com a equipe de entrega de serviços profissionais da Ripple Treasury durante todo o processo de implementação. A equipe da Ripple Treasury realmente merece muitos elogios por ter fornecido uma qualidade de serviço excelente e contínua. Muitas vezes, neste tipo de implementação tecnológica, a equipe do fornecedor falha em fornecer treinamento e suporte eficazes e especializados ao novo cliente de sua empresa. No nosso caso, isso definitivamente não aconteceu: durante todo o projeto, ambas as equipes contribuíram com grande valor no design e na entrega de soluções robustas para os problemas encontrados.

O resultado do projeto Ripple Treasury é que a operação de gestão de caixa do estado do Alasca agora se baseia em uma infraestrutura tecnológica muito mais robusta. O departamento do tesouro está muito confiante na continuidade assegurada de suas operações de tesouraria, que agora estão protegidas contra os riscos operacionais mais relevantes. O investimento na estação de trabalho Ripple Treasury é um investimento em infraestrutura totalmente apropriado, que está ajudando a garantir uma operação financeira substancial, conduzida em nome dos cidadãos e funcionários do Estado.

O projeto de substituição da estação de trabalho de tesouraria está agora concluído. A próxima etapa na evolução ocorrerá com a implementação de um sistema de contabilidade de substituição, que será o sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) AMS Advantage. Prevejo que o processo de construção e implementação da interface com a Ripple Treasury será relativamente fácil, embora eu continue a insistir em altos padrões para a entrega de soluções pontuais e precisas. Um possível desenvolvimento futuro adicional é implementar um módulo adicional da Ripple Treasury para análise de desempenho bancário. A equipe avaliou o uso de tais soluções periodicamente nos últimos 10 anos e resta saber se uma análise da oferta da Ripple Treasury indicará que haverá custos/benefícios realizáveis suficientes para justificar este investimento adicional.