7 formas de optimizar la gestión global de efectivo

Cuando la gestión de efectivo y liquidez de una empresa es ineficiente, los CFO tienen dificultades para tomar decisiones precisas debido a datos incompletos o inexactos. Como estos números están dispersos, el equipo de tesorería pierde horas y horas revisando distintas bases de datos, o el CFO termina contratando expertos externos para analizar los datos de la empresa. Se pierde tanto tiempo intentando averiguar las cifras correctas que se produce una parálisis, y la empresa pierde inversiones cruciales.

Según el Informe Global de Tesorería 2023 de PwC, los CFO y tesoreros tienen dificultades con previsiones de flujo de caja inexactas y el acceso a financiamiento y liquidez. Los departamentos de tesorería globales reconocen ahora que centralizar la gestión de efectivo ya no es opcional. Tampoco puede seguir siendo responsabilidad exclusiva del equipo de finanzas, y los departamentos ya no pueden operar como islas.

Optimizar cómo una empresa monitorea sus entradas y salidas de efectivo y maximiza su capital de trabajo es el primer paso crucial para seguir siendo competitivo, aprovechar oportunidades y prepararse adecuadamente para las disrupciones del mercado. Con la mejora de las tecnologías financieras, esta tarea es más alcanzable que nunca.

Aquí hay algunas estrategias para optimizar su gestión global de efectivo:

1. Adopte una disciplina de gestión de efectivo en toda la empresa

Todos entendemos la importancia de establecer una misión/visión para cualquier negocio. Sin embargo, es igualmente importante establecer objetivos operativos que prioricen una gestión de efectivo eficiente. Para que una empresa mantenga el control de su visibilidad y posición de efectivo, todos los departamentos —desde ventas hasta marketing, inventario y finanzas— deben seguir una política y un sistema estandarizados para gestionar pedidos, pagos y cobros. Una solución potencial es asociarse con empresas de software de gestión de efectivo para automatizar, integrar y conectar sus bases de datos y plataformas.

2. Sepa qué métricas monitorear

Una forma efectiva de establecer un sistema sólido de gestión de efectivo es tener claridad sobre qué indicadores clave de rendimiento (KPI) rastrear, incluyendo cómo determinar si una empresa está alcanzando sus objetivos. A continuación, algunas métricas a considerar.

• El ciclo de conversión de efectivo muestra cuántos días se tardan en convertir las inversiones en inventario en ventas
• El flujo de caja operativo mide la capacidad de la empresa para pagar sus facturas u obligaciones operativas
• Comparar cuentas por cobrar frente a cuentas por pagar es esencialmente determinar cuánto dinero entra en su negocio frente a cuánto sale
• El cambio neto en efectivo muestra cuánto ha cambiado el valor de efectivo dentro de un período específico
• El flujo de caja libre es el dinero que queda después de pagar todas las obligaciones financieras

3. Centralice la visibilidad y el posicionamiento del efectivo

Una vez que conoce sus KPI, el siguiente paso es asegurarse de que todos estén en sintonía. Es imposible conocer sus flujos de caja en tiempo real si tiene tres equipos tratando de consolidar cinco bases de datos en diez cuentas. Contar con un panel centralizado que consolide todo su efectivo, instrumentos financieros, deuda y exposiciones al riesgo garantiza que todos estén actualizados de manera uniforme. Además, tendrá una vista unificada de todas sus cuentas y un registro detallado para pistas de auditoría más transparentes. Debido a que la captura, el registro y la recuperación de datos están automatizados, tiene la garantía de que sus datos son precisos y confiables. Ripple Treasury, impulsada por GTreasury, lleva esto a otro nivel al proporcionar pantallas interactivas y habilitar vistas de detalle y de análisis multidimensional.

4. Identifique y maximice rápidamente el efectivo inactivo

La ventaja de la gestión centralizada de efectivo es que puede recibir notificaciones si hay efectivo inactivo en cuentas de bajo interés. Esto significa que ya no necesita depender de sus socios bancarios para gestionar este efectivo adicional. En cambio, puede usarlo para financiar proyectos de alto valor, invertir con mayores rendimientos o pagar deudas para reducir los costos de intereses. También existen sistemas de gestión de efectivo que automatizan los sweeps y la modelización de escenarios, para que sepa exactamente dónde invertir. Por ejemplo, la plataforma de Ripple Treasury puede automatizar las transferencias de efectivo inactivo hacia inversiones de alto rendimiento y corto plazo, y colocar el efectivo según reglas y políticas personalizables.

5. Mejore la precisión de la previsión de efectivo

La previsión de efectivo estima el flujo de caja dentro de un período específico. No solo minimiza el efectivo inactivo, sino que también predice las necesidades de liquidez futuras según las condiciones del mercado. Este es un proceso crucial, pero muchas empresas no lo priorizan o usan métodos manuales. Como resultado, los CFO se ven obligados a solicitar datos y análisis a socios internos. Priorizar la precisión garantiza que no lo sorprendan riesgos o interrupciones. Una solución de gestión de efectivo proporciona esta precisión mediante análisis en tiempo real impulsados por inteligencia artificial, que pueden captar patrones inusuales o tendencias emergentes para una mitigación proactiva.

6. Establezca banca interna y netting intercompañías

Configurar un banco interno que gestione todas las transacciones financieras y su procesamiento puede ayudarle a tener un control y supervisión estrictos sobre sus cuentas bancarias globales y subsidiarias. Además, un banco interno puede agregar todos sus saldos de efectivo en una sola cuenta, conocido como cash pooling, para ayudarle a evitar múltiples comisiones por transacción. Un banco interno también puede facilitar el netting intercompañías, donde las cuentas por cobrar y por pagar entre subsidiarias se procesan en un solo lote. Esta práctica puede prevenir la exposición a fluctuaciones de tipo de cambio. Por ejemplo, Ripple Treasury optimiza los bancos internos al combinarlos con soluciones de pago que pueden gestionar deuda y préstamos en moneda extranjera para eliminar las comisiones de FX.

7. Priorice la conectividad bancaria y con el ERP

Todas las inversiones en tecnología y centralización se desperdiciarán si estas herramientas y sistemas no están interconectados o son fácilmente accesibles. Las interfaces de programación de aplicaciones (API) de Open Banking o las aplicaciones han hecho posible que diferentes plataformas de software y de planificación de recursos empresariales (ERP) compartan datos en tiempo real. Por ejemplo, puede conectar SAP con un sistema de gestión de tesorería (TMS) para integrar las funciones operativas y de tesorería. Esto significa que solo generará un informe una vez, y estos conjuntos de datos se consolidarán automáticamente para un análisis integral. Mientras tanto, la conectividad bancaria garantiza que su TMS esté integrado con la API de su banco, para que pueda tener informes en tiempo real de sus transacciones y así lograr visibilidad de efectivo. ClearConnect de Ripple Treasury facilita la conectividad bancaria y con el ERP a través de sus más de 80 llamadas API, para ofrecer la mayor flexibilidad a las empresas.

Conclusión

La gestión de efectivo optimizada es la base de la estabilidad financiera. Garantizar que esta base sea sólida como una roca dará sus frutos en términos de sostenibilidad y crecimiento a largo plazo. Asociarse con empresas de software de gestión de efectivo puede ayudarle a automatizar sus operaciones de liquidez y flujo de caja.

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