Quizás la lección más importante que se puede aprender de los eventos sísmicos de los últimos cinco meses, al menos para los profesionales de tesorería y finanzas corporativas, es que el acceso instantáneo a los datos en tiempo real no es un lujo sino una necesidad.

En su apogeo, las consecuencias económicas causadas por el brote mundial del coronavirus se desarrollaron casi cada hora. Las empresas tenían que reaccionar en consecuencia, y las que tenían una visibilidad inmediata de sus posiciones de efectivo y liquidez actuales y previstas estaban en mejores condiciones para hacerlo.

Con la alta dirección exigiendo actualizaciones diarias sobre datos de flujo de caja y los KPI, además de sus ya extensos requisitos de presentación de informes de caja, recaían en los equipos de tesorería y finanzas de la oficina central la responsabilidad de comunicar esa información con una rapidez y claridad excepcionales.

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Cuadros de control de flujo de caja

Es en situaciones tan intensas cuando el valor inherente de un panel de flujo de caja queda muy claro.

Los paneles de efectivo y liquidez muestran los datos en tiempo real, generados por los procesos y sistemas de generación de informes y pronósticos de efectivo, que son los más importantes para las empresas y su audiencia. Además, centran toda la atención en una única versión de la verdad que sea fácil de entender y digerir.

En cualquier momento, los paneles también se pueden incorporar a los informes y distribuirlos a las partes interesadas pertinentes, que tienen la opción de ver el encabezado o profundizar hasta el nivel de detalle más detallado.

Sin embargo, un panel de flujo de caja solo vale la pena cuando se cumple un objetivo. En primer lugar, las empresas deben decidir qué KPI reflejan con mayor precisión su desempeño financiero y, por lo tanto, son aptas para el tratamiento del panel de control.

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Métricas y KPI del panel

Los KPI varían de una empresa a otra. Pero según nuestra experiencia aquí en Ripple Treasury, con tecnología de GTreasury, donde ofrecemos previsión de efectivo y soluciones de planificación de liquidez para organizaciones multinacionales de todo el mundo, las siguientes cinco métricas generalmente, aunque no exclusivamente, ocupan un lugar central en los paneles:

• Posiciones de caja reales y previstas consolidadas
• Liquidez total disponible real y prevista
• Deuda neta y pactos
• Análisis de varianza y datos reales frente a los pronosticados
• Tutorial sobre el efectivo

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1. Posiciones de caja reales y previstas consolidadas

Las grandes empresas, especialmente las que tienen una presencia global, suelen tener dificultades para lograr una posición de caja centralizada y actualizada en una sola moneda, que muestre tanto los niveles de caja actuales como los niveles de caja previstos para determinados momentos del futuro.

Esto es perfectamente comprensible, dado el número de filiales y cuentas bancarias implicadas. Sin embargo, dado que los datos bancarios y las previsiones se introducen directamente en los paneles de control, se puede ver en tiempo real las posiciones de caja consolidadas diarias reales y previstas con solo hacer clic con el ratón.

Estas posiciones consolidadas reales y previstas, con los datos que las respaldan relacionados con las unidades de negocio, las cuentas bancarias y muchos otros aspectos de la empresa, son la columna vertebral de todos los demás informes de caja.

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2. Liquidez total disponible real y prevista

Una vez más, la gran cantidad de partes móviles hace que la tarea de calcular la liquidez actual y prevista sea onerosa, pero no imposible.

Informes de liquidez superpone las fuentes externas de liquidez disponible a las reservas de efectivo disponibles internamente.

Durante el punto álgido de la pandemia de la COVID-19, las empresas recurrieron en masa a estas reservas de liquidez mientras se esforzaban por añadir otra capa de seguridad convirtiendo la mayor cantidad posible de ellas en efectivo.

La mayoría de las grandes empresas tendrán múltiples fuentes de liquidez externa distribuidas en sus negocios. En los cuadros de mando es imprescindible agregar estas fuentes de liquidez y, a continuación, combinarlas con las reservas de efectivo para mostrar la liquidez total disponible, real y prevista.

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3. Deuda neta y pactos

Si bien no se trata únicamente de métricas de efectivo y liquidez, las métricas de deuda neta y pactos están estrechamente relacionadas con el efectivo y la liquidez y son demasiado importantes como para ignorarlas. El efectivo y la liquidez extraída son componentes clave del número de deuda neta y, en última instancia, de los cálculos del pacto.

Los movimientos significativos del flujo de caja a lo largo de un período corto, o de forma más gradual a lo largo del tiempo, tienen un profundo impacto en la deuda neta y los niveles del pacto, especialmente si los beneficios subyacentes se mueven en la dirección equivocada. Es probable que esto restrinja la capacidad de una empresa para acceder a la liquidez y utilizar el efectivo generado de la manera prevista originalmente (por ejemplo, gastos de capital).

Debido a su importancia, las cifras de la deuda neta y los pactos deben ponerse a la luz para que las vean todas las partes interesadas pertinentes.

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Lectura adicional

• Por qué las empresas automatizan las previsiones de caja
• Cómo extender el horizonte de proyección del flujo de caja
• Métricas clave de flujo de caja que todas las grandes empresas deben rastrear
• Por qué todos nuestros clientes utilizan previsiones de flujo de caja continuo

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4. Análisis de varianza y datos reales frente a los pronosticados

Puede parecer contradictorio destacar las diferencias y varianzas reales frente a las previstas en un panel de control utilizado por ejecutivos y otras partes interesadas de alto nivel. Sin embargo, si se gestiona correctamente, puede añadir una enorme credibilidad tanto al proceso general de presentación de informes de caja como al propio panel de control.

Además, al destacar y explicar una gran diferencia, el propietario del panel de control, generalmente el equipo de finanzas o tesorería de la oficina central, tiene el control del proceso al evitar las preguntas inevitables antes de formularlas.

Proporcionar un análisis de varianza de pronóstico de alto nivel en el tablero ayuda a todos los consumidores a comprender los principales elementos que afectan a la precisión de los pronósticos y garantiza que la calidad de los datos se supervise continuamente.

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5. Tutorial de Cash

Un tutorial de efectivo permite a las empresas visualizar cada paso dado, desde un saldo de caja de apertura hasta un saldo de caja de cierre. El recorrido se divide en una serie de etapas que muestran lo que ha impactado, positiva y negativamente, en el saldo de caja neto.

Al utilizar un gráfico para visualizar los datos más destacados, las principales categorías de entrada de efectivo, como los recibos de clientes y las entradas de inversiones, están codificadas por colores. También lo son las principales salidas de efectivo, que pueden incluir los pagos a los proveedores o los impuestos.

Una ventaja principal de visualizar los datos de esta manera es que subraya la influencia que cada categoría de flujo de caja ha tenido en el saldo de caja. Por ejemplo, con un gráfico detallado del efectivo, un tesorero o planificador financiero podría señalar rápidamente que los pagos a los proveedores han compensado la contribución combinada de los ingresos de los clientes, las entradas de inversiones y los recibos de dividendos.

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Un camino claro

Esta es solo una pequeña muestra de las métricas y los KPI que se pueden rastrear, en tiempo real, en los paneles de flujo de caja. Hay una gran cantidad de otros KPI que muchos de nuestros clientes también eligen incluir, como las métricas del capital circulante y del ciclo de conversión del efectivo, que añaden una profundidad significativa a sus paneles.

El denominador común, por supuesto, es el tablero de mandos. Porque brindan a las empresas un camino claro para explorar y comprender su pasado, presente y futuro financiero.

Ripple Treasury, impulsado por GTreasury, es un completo software de previsión de flujo de caja solución utilizada por empresas medianas y grandes para sus actividades de previsión de efectivo, presentación de informes y planificación de liquidez.

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