Ersetzte manuelle Systeme durch eine automatisierte Cash-Management-Lösung

Verbesserte Liquiditätstransparenz, Prognose und Berichterstattung für das Treasury-Team

Die flexible und benutzerfreundliche Oberfläche unterstützt eine effiziente Berichterstattung

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Allan Myers ist ein in Pennsylvania, USA, ansässiges Bauunternehmen, dessen Geschäftstätigkeit sich auf die mittelatlantischen Bundesstaaten Pennsylvania, Maryland, Delaware und Virginia konzentriert. Das Unternehmen ist seit mehr als 75 Jahren für den Bau von Straßen, Brücken, Kläranlagen, Wohn- und Gewerbebauten sowie Rohrleitungen verantwortlich, die die Gemeinden der Region mit Versorgungseinrichtungen, sauberem Wasser und untereinander verbinden, und erfüllt damit die Unternehmensgrundsätze „Besser, schneller, sicher“.

Das Treasury-Geschäft des Unternehmens war aufgrund seiner Abhängigkeit von einer ineffizienten Lösung zur Liquiditätspositionierung und Berichterstattung mit operativen Belastungen konfrontiert. Eine neue automatisierte Lösung bietet jetzt effizienten Support, generiert eine verbesserte Berichterstattung, rationalisiert die Verarbeitung und verbessert die Kontrolle und Sicherheit.

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Das Treasury-Umfeld

Die Finanzabteilung besteht aus einem Schatzmeister und zwei Finanzfachleuten, die ihre Zeit zwischen der Finanzabteilung und anderen Finanzfunktionen aufteilen. Die Geschäftstätigkeit des Finanzministeriums konzentriert sich auf das Cash-Management. Das Unternehmen arbeitet mit fünf Cash-Management-Banken zusammen und betreibt 12 Konten mit Salden von bis zu 20 Mio. USD. Das monatliche Transaktionsvolumen beläuft sich auf etwa 3.500 Schecks, 700 automatische Clearinghouse-Überweisungen (ACH), 30 Banküberweisungen, 200 Kreditkarteneinzahlungen und etwa 200 Schließfach- und Scheckeinzahlungen.

Die Liquiditätspositionierung ist für das Treasury-Geschäft der Bauindustrie von zentraler Bedeutung, und der Cash-Management-Prozess weist mehrere Besonderheiten auf, darunter:

• Ständige Aktualisierungen der Debitorenbuchhaltung (AR).

• Spezifische saisonale Abrechnungs- und Inkassozyklen, die durch Wetter- und Klimaschwankungen beeinflusst werden.

• Vertragliche „Zurückbehaltung“, bei der die Kunden einen vereinbarten Teil des Vertragspreises zurückhalten, bis die Arbeiten im Wesentlichen abgeschlossen sind.

• Verwaltung der Bezahlung von Subunternehmern im Rahmen der Erfüllung von Vertragsklauseln, bei denen die Auftragnehmer eine bestimmte Bearbeitungszeit haben, um Subunternehmer zu bezahlen, nachdem sie die Zahlung erhalten haben.

• Aufrechterhaltung eines klaren Überblicks über ausstehende Schecks, um sicherzustellen, dass bei Vorlage von Schecks eine angemessene Liquiditätsposition vorhanden ist.

• Anforderungen für die Aufnahme neuer Arbeitsplätze, für Situationen, in denen das Bauunternehmen Geldabflüsse erleiden muss, bevor es für die Arbeit bezahlt wird.

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Allan Myers Treasury verwendete ein System, das auf intern erstellten Excel-Tabellen und einer Access97-Datenbank basierte; eine Lösung, die durch die Anforderungen einer zunehmenden Arbeitslast zunehmend belastet wurde. Es erforderte stundenlangen Aufwand, eine zuverlässige und aktuelle tägliche Liquiditätslage zu ermitteln, und der gesamte Arbeitsaufwand wurde für das Management inakzeptabel. Dementsprechend wurde beschlossen, ein Projekt zur Auswahl und Implementierung eines automatisierten Systems zu initiieren, das die Access-Datenbank ersetzen, die Notwendigkeit mehrerer Bankportale überflüssig machen und eine zuverlässige und aktuelle tägliche Liquiditätsposition generieren sollte, die den Überblick über die Liquidität verbesserte.

Das Projekt lief ab April 2014 und wurde im darauffolgenden November abgeschlossen. Die Bemühungen des Treasury-Teams wurden durch die IT-, Buchhaltungs-, Finanz- und Rechtsressourcen von Allan Myers unterstützt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten angemessen vertreten waren.

Nach der Evaluierung mehrerer Alternativen entschied sich das Team für die Ripple Treasury-Lösung. Diese wurde ausgewählt, da sich dieses System als sehr benutzerfreundlich, preisgünstig und mit flexiblen Datenmanipulationsmöglichkeiten erwiesen hatte. Das Team war auch der Meinung, dass das System nicht überentwickelt war, was in der Praxis bedeutete, dass der Implementierungsprozess unkompliziert war.

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„Nach der Evaluierung mehrerer Alternativen entschied sich das Team für die Ripple Treasury-Lösung. Diese wurde ausgewählt, da sich dieses System als sehr benutzerfreundlich, preisgünstig und mit flexiblen Datenmanipulationsmöglichkeiten erwiesen hat. Das Team war auch der Meinung, dass das System nicht überentwickelt war, was in der Praxis bedeutete, dass der Implementierungsprozess unkompliziert war.“

Craig Little

Schatzmeister

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Realisierte Vorteile

Das Treasury-Unternehmen von Allan Myers profitiert nun von einer Reihe von Vorteilen seiner Systemlösung und erfüllt damit die ursprünglichen Ziele des Technologieprojekts, die tägliche Liquiditätspositionierung zu beschleunigen und zu verbessern:

Datawarehousing: Die Systemdatenbank dient als zentrales Lager für die historischen Daten des Unternehmens. Das Finanzministerium ist nicht mehr darauf angewiesen, eine Access-Datenbank zu manipulieren und die vielfältigen Suchkriterien des Systems zu verwenden, um Daten für Betriebs-, Management- und Ad-hoc-Berichte zu extrahieren. Das Team kann die Daten nun mit verschiedenen Berichten schnell bearbeiten oder ausgewählte Informationen einfach nach Excel exportieren und zunächst historische Daten aus zwei Jahren importieren, um die Recherche- und Berichtsfunktionen des Finanzministeriums zu erweitern.

Berichterstattung zur Liquiditätspositionierung: Alle erforderlichen Informationen stammen jetzt aus zwei Arbeitsblättern von Ripple Treasury als täglicher Liquiditätsbericht. Dieser wichtige Bericht kann aus der Ferne erstellt werden, sodass Sie nicht auf Bankportale und Sicherheitstoken angewiesen sind, um sich anzumelden, die Daten zu extrahieren und den Bericht auszuführen.

Sichtbarkeit der Barmittel: Das Finanzministerium kann Berichte oder Arbeitsblätter erstellen, um die Daten der Vorwoche, des Vormonats und anderer Zeiträume einzusehen. Außerdem ist das Team in der Lage, die Details jeder ACH-Bewegung oder Überweisung zu analysieren, anstatt die bisherige Methode zu verwenden, bei der nur die Beschreibungen der Bankleitzahlen abgerufen wurden, um diese Recherche manuell durchzuführen.

Alles aus einer Hand: Das Treasury-Team von Allan Myers muss sich nicht mehr bei verschiedenen Bankportalen anmelden, um Dateien von früher herunterzuladen. Das Team kann jetzt die Freigabe von Zahlungen von jeder seiner Banken genehmigen. Banksicherheitstoken werden nicht mehr benötigt, und wir können bei Bedarf unsere Datei für positive Zahlungen hochladen. Die automatisierte Lösung von Ripple Treasury bietet eine sichere und effiziente Plattform zur Kontrolle und Verwaltung unserer finanziellen Cashflows.

Vorteile der Automatisierung: Bankdateien werden bereits jeden Morgen automatisch heruntergeladen, ebenso Informationen aus dem Enterprise Resource Planning (ERP) -System des Unternehmens, wie z. B. neu ausgestellte Schecks und elektronische Geldtransfers (EFTs). Das bedeutet, dass die Basisdaten zur Liquiditätsposition zu Beginn eines jeden Arbeitstages zur Verarbeitung zur Verfügung stehen.

Liquiditätsprognose: Das Finanzministerium verwendet die Daten in Ripple Treasury, um die aktuellen Zahlen des Vortages zu aktualisieren und Prognosen für die verbleibende Woche und den verbleibenden Monat zu erstellen.

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Erfahrung im Service

Das Team ist mit der Servicequalität, die wir von unserem Anbieter erhalten, zufrieden. Die Reaktion auf den Service ist deutlich besser als bei unseren früheren Erfahrungen, bei denen wir die Banken angerufen und jedes Mal mit einem neuen Kundendienstmitarbeiter gesprochen haben.

Ripple Treasury bietet Webinare und ein Community-Forum an, in dem Kunden mehr über die Ausstattung des Systems erfahren können. Dies hilft uns, den Wert unserer Technologieinvestitionen zu maximieren. Darüber hinaus müssen Benutzer kein „Experte“ in Microsoft Excel oder Access sein, um das System effektiv nutzen zu können.

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Realisierte Risikominderungen

Heute wurden manuelle Eingaben minimiert. Das Team muss sich nicht mehr mit im Wesentlichen unproduktiven Prozessen beschäftigen, wie z. B. dem Ändern von Bankbeschreibungen, dem Korrigieren von Excel-Formelfehlern und dem Eingeben von Kontosalden. Dadurch wird das Fehlerrisiko bei mehreren wichtigen Finanzoperationen reduziert.

Das Ripple Treasury-System überprüft beispielsweise den Bankbenutzercode im Vergleich zu den berechneten Salden und verbessert so die Kontrolle über das Cash-Management, da keine manuellen Eingaben erforderlich sind. Das Finanzministerium hat täglich Einblick in die Nebenkonten gewonnen und so sein Verständnis der Liquiditätslage des Unternehmens verbessert. Das System konsolidiert effektiv die Funktionen der Benutzer, da nicht mehr mit mehreren Bankportalen gearbeitet werden muss, wodurch das Fehlerrisiko reduziert wird.

Das System verhängt automatisch Benutzerzugriffsbeschränkungen. Auf diese Weise kann das Treasury die Daten- und Prozesssicherheit durch Aufgabentrennung erhöhen, sodass die Teammitglieder die volle Kontrolle darüber haben, wer Systemzugriff hat und wer für die Ausführung verschiedener Vorgänge autorisiert ist.

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Beratung für diejenigen, die ähnliche Projekte in Betracht ziehen

Denken Sie über Ihre langfristigen Bedürfnisse nach und planen Sie flexibel, um zukünftigen Änderungen Rechnung zu tragen. Verlieren Sie Ihre ursprünglichen Ziele nicht aus den Augen, um sicherzustellen, dass das Projekt eine ganze Reihe nützlicher Ergebnisse liefert, die Ihren geplanten Zielen entsprechen.

Das Team konnte alle Vorteile nutzen, die sich daraus ergeben, dass unsere historischen Daten in einem frühen Stadium hinzugefügt wurden, sodass Sie das System für Recherche-, Analyse- und Berichtszwecke sofort optimal nutzen können.

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Fazit

Allan Myers Treasury verfügt nun über einen effizienten Cash-Management-Prozess, der in der Lage ist, zukünftige Änderungen zu berücksichtigen. Das Team hat das Risiko reduziert und zeitaufwändige, fehleranfällige manuelle Aufgaben eliminiert. Die Lösung erfüllt die spezifischen Cash-Management-Anforderungen der Baubranche.

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