Wichtige Erkenntnisse

Standorte in den USA und Kanada

165 Mio. $ Umsatz

Über 300 Mitarbeiter

Peak Toolworks ist der Hersteller von Sägeblättern und Schneidwerkzeugen für Metall- und Holzbearbeitungswerkzeuge und Holzbearbeitungsprojekte und beliefert Unternehmen in ganz Nordamerika und Kanada. Ben Stilwell, CFO von Peak Toolworks, stützte sich auf einen sehr manuellen Prozess zur Erstellung eines 13-wöchigen Cashflows und eines täglichen Kassenberichts und entschied, dass sein Team von einer Cloud-basierten Plattform profitieren würde. Mit dem Ziel, den Zeitaufwand für Prognosen und Liquiditätsabgleich zu reduzieren, suchte er nach einer neuen Lösung, die den Prozess vereinfachen würde, indem die manuellen Aufgaben im Zusammenhang mit der Liquiditätsprognose automatisiert wurden.

Herausforderungen

Die Verwaltung von Liquiditätsprognosen in Tabellenkalkulationen ist im Wesentlichen ein vollständig manueller Prozess. Die Verwendung einer Excel-Vorlage sowohl für die Erstellung der Prognose auf Unternehmensebene als auch für die Konsolidierung und Berichterstattung auf Treasury-Ebene kann sehr zeitaufwändig sein.

Lisa Ngo, Buchhalterin bei Peak Toolworks, erklärt, dass das Team 5 Stunden pro Woche brauchte, um die Liquiditätslage abzugleichen und eine 13-wöchige Cashflow-Prognose zu erstellen. „Unser alter Prozess war sehr manuell und zeitaufwändig, da er ausschließlich auf Excel basierte.“ Jede Woche wurde der Prozess an einem Montag wieder aufgenommen, und Ben Stilwell, CFO von Peak Toolworks, erhielt die fertige Prognose an einem Donnerstag. Jeder Prognosezyklus verbraucht eine Menge Daten, und ein manuelles Überarbeiten des Modells kann naturgemäß zu einem gewissen Grad an menschlichem Versagen führen.

Ein fester Bestandteil ihres Prozesses bei Peak Toolworks ist die Erstellung eines täglichen Cash-Flash-Berichts. Das manuelle Exportieren von Kontoauszügen und das tägliche Abgleichen von Zahlen stellten für das Team einen zusätzlichen Verwaltungsaufwand dar. „Es hat zu viel Zeit in Anspruch genommen, unser Bargeld auf unseren verschiedenen Bankkonten abzugleichen“, fügt Ben hinzu.

Überblick über die wichtigsten Anforderungen

• Eine Plattform für effiziente und genaue Liquiditätsberichte und Prognosen, die problemlos konzernweit eingeführt werden kann
• Die Fähigkeit, konzerninterne Bewegungen innerhalb der Gruppe effizienter zu verfolgen und zu verwalten
• Automatisierte Konsolidierung mehrerer Währungen und anpassbare Berichtsfunktionen
• Die Fähigkeit, sofortige und detaillierte Varianzanalysen zu erstellen (tatsächlich versus Prognose und Prognose versus Prognose)
• Sie müssen täglich schnell einen Cash-Flash-Bericht erstellen

Lösung

Der Weg zur Automatisierung

Was einst ein sehr intensiver Prozess war, wurde optimiert. Es überrascht nicht, dass die Genauigkeit einer Prognose durch die Automatisierung des Prozesses ebenfalls erheblich erhöht wird.

Jede Woche 4 Stunden Arbeit bei der Erstellung von Prognosen zurückgewinnen

Lisa erzählt uns, dass das Team vor der Verwendung von GTreasury viel Zeit damit verbracht hat, Bankdaten einem Excel-Modell zuzuordnen, das abgeglichen und für die Erstellung von Liquiditätsprognosen verwendet wurde. „Wir hätten wöchentlich bis zu fünf Stunden damit verbracht, die Liquidität zwischen den Unternehmen abzugleichen, aber mit GTreasury dauert dieser Vorgang jetzt höchstens eine Stunde“.

Mit der Zeitersparnis und der gewonnenen Transparenz durch ein zentral gesteuertes Prognosetool wollte das Team in der Lage sein, die Berichterstattung für Private-Equity-Investoren besser zu unterstützen. Das System hat dazu beigetragen, die Genauigkeit zu erhöhen und granulare Analysen bereitzustellen, die in Excel unmöglich gewesen wären.

„Unser Prozess hat sich dramatisch verbessert und wir haben eine Liquiditätsprognose, die bis zum Ende des ersten Geschäftstages der Woche abgeschlossen ist, im Vergleich zum vierten Tag, und wir sind uns zu 100% sicher, dass sie korrekt ist.“

Ben Stilwell

Finanzvorstand, Peak Toolworks

‍

Vollautomatisierter täglicher Cash-Flash-Bericht

Lisa erklärt auch, dass es vor der Verwendung von GTreasury manchmal mühsam war, den täglichen Cash-Flash-Bericht zu erstellen. „Früher haben wir uns bei jedem Bankportal angemeldet und unsere Bankdaten extrahiert, die Zuordnung vorgenommen und das Bargeld abgeglichen.“ Mit GTreasury können Sie den Prozess der täglichen Erfassung, Konsolidierung und Klassifizierung von Bankkontodaten automatisieren. Da die Daten nun direkt von jedem Bankkonto eingehen, verfügt Lisa über eine einzige Quelle für alle aktuellen Barguthaben und Transaktionsinformationen. Dadurch wird der tägliche Cash-Flash automatisiert, ein wichtiger Output für das Managementteam.

Ben erklärt uns auch, wie diese Sichtbarkeit zu einer besseren Entscheidungsfindung beiträgt. „GTreasury bietet uns ein Cash-Management-System in Echtzeit, das jeden Tag genau ist, anstatt dies wöchentlich zu überprüfen.“

Leistungen

Zentralisierte Kassenberichterstattung: Implementierung einer einheitlichen, cloudbasierten Lösung, die die Liquiditätsprognoseprozesse in über 30 Berichtseinheiten harmonisierte und manuelle Excel-basierte Systeme ersetzte.

Automatisierte Datenerfassung: Optimierte die Erfassung von Cashflow-Daten, reduzierte arbeitsintensive Prozesse und minimierte Fehler im Zusammenhang mit der manuellen Dateneingabe.

Verbessertes Liquiditätsmanagement: Bereitstellung von Tools zur genauen Bewertung potenzieller Liquiditätsprobleme, die eine proaktive Verwaltung der Liquiditätsressourcen ermöglichen.

Verbesserte Prognosegenauigkeit: Die Genauigkeit der Liquiditätsprognosen wurde verbessert, was zu mehr Vertrauen in der Geschäftsleitung führte und als Grundlage für wichtige Entscheidungen diente.

Eingehende Varianzanalyse: Ermöglicht umfassende Varianz- und Vergleichsanalysen, z. B. tatsächliche und prognostizierte Analysen sowie Prognosen und Prognosen, wodurch die finanziellen Erkenntnisse verbessert wurden.

‍