Für ein Treasury- oder Finanzteam in der Zentrale kann die Einrichtung eines neuen Cashflow-Prognoseprozesses oder die Aktualisierung eines bestehenden Prozesses viele Vorteile mit sich bringen. Die Fähigkeit, die zukünftige Liquiditätsposition eines Unternehmens genau vorherzusagen, reduziert das Risiko künftiger Liquiditätsprobleme und minimiert die Opportunitätskosten, die entstehen, wenn nicht investierte liquide Mittel aufbewahrt werden. Darüber hinaus ermöglicht der schnelle Zugriff auf zuverlässige Cashflow-Daten dem Treasury- und Finanzteam, kontinuierlich zu den strategischen Entscheidungen beizutragen, die innerhalb des Unternehmens getroffen werden.

Die Gestaltung und Einführung eines neuen Berichtsprozesses in einer großen Organisation kann jedoch eine Herausforderung sein. Vor allem, wenn im Voraus keine angemessene Vorbereitung erfolgt. Der Umgang mit mehreren Personen an mehreren Orten, die mehrere Systeme verwenden, mag wie eine schwierige Aufgabe erscheinen, aber ein strukturierter Ansatz für die Gestaltung und Einführung eines neuen Prozesses sowie eine sorgfältige Verwaltung der Kommunikation mit allen Beteiligten ermöglichen eine reibungslose Einführung und den laufenden Betrieb.

CashAnalytics hat einen ausführlichen Leitfaden erstellt, um Personen zu helfen, die eine einrichten möchten Liquiditätsprognose Prozess in ihrem Unternehmen. Dieser Leitfaden folgt einer Reihe von einfachen Schritten und spiegelt die erfolgreiche Roadmap wider, die wir bei unseren eigenen Kunden anwenden. Diese Roadmap deckt fünf Schlüsselbereiche ab:

1. Festlegung von Geschäftszielen
2. Entwurf eines Prognosemodells
3. Umfang und Planung
4. Einrichtung des Prozesses
5. Kommunikation und Einführung

1. Festlegung von Geschäftszielen

Die Geschäftsziele sind der Grund, warum der neue Liquiditätsprognoseprozess eingeführt wird. Liquiditätsprognosen unterstützen eine Reihe hochwertiger Geschäftsaktivitäten, und das Geschäftsszenario für die Einführung eines Prozesses kann eine Reihe von Dimensionen haben.

Zu den wichtigsten Aktivitäten, die durch Liquiditätsprognosen unterstützt werden, gehören häufig:

Betriebskapitalmanagement: Sicherstellung, dass der kurzfristige Liquiditäts- und Betriebskapitalbedarf des Unternehmens angemessen geplant und vorgesorgt wird.

‍Schulden- und Zinsreduzierung: Verschaffen Sie sich die erforderliche Prognosesichtbarkeit, um überschüssige liquide Mittel vertrauensvoll und sicher zu verwenden, um den Schuldenstand und die Zinskosten zu senken.

‍Sichtbarkeit der Vereinbarung und des Stichtags: Fähigkeit, die erwarteten Liquiditätsbestände an wichtigen Berichtsterminen genau vorherzusagen und so die Auswirkungen auf die Höhe der Vereinbarungen zu verstehen.

‍Management des Liquiditätsrisikos: Liquiditätsprognosen leiten zwar keine direkten Maßnahmen ein, werden aber in vielen Fällen lediglich als Frühwarnsignal für zukünftige Probleme verwendet.

2. Entwurf eines Prognosemodells

Das Design des Prognosemodells selbst ist eine wichtige Aufgabe. Auf einer grundlegenden Ebene beschreibt das Prognosemodell den Umfang der erforderlichen Berichtsdetails und den Prognosezeitraum.

Oft spiegelt der Detailgrad der Berichterstattung in einer Liquiditätsprognose den Detaillierungsgrad in Management-Berichtspaketen wider. Dies ist zumindest ein nützlicher Ausgangspunkt.

Es ist immer eine gute Idee, zuerst mit dem einfachsten Modell zu beginnen. Eines, das die Basisebene der erforderlichen Informationen bereitstellt. Dieses kann dann im Laufe der Zeit auf ein detaillierteres oder komplexeres Modell skaliert werden.

3. Umfang und Planung

Sobald die Geschäftsziele festgelegt und das Prognosemodell entworfen wurden, besteht der nächste Schritt darin, den Umfang des Projekts zu erfassen und einen Plan zu erstellen.

Dieser Planungsprozess unterscheidet sich nicht wesentlich von der Planung für ein anderes Projekt, ist aber nach wie vor ein wichtiger Aspekt. In einem Planungsdokument sollte Folgendes angegeben werden:

• Erforderliche Zeitpläne und andere Ereignisse, die sich auf die Durchführung des Projekts auswirken können (z. B. Jahresabschluss)
• Wichtige Interessengruppen und ihre Verfügbarkeit.
• Andere abhängige Systeme und Datenquellen.
• Festlegung des Projektteams und Zuweisung von Verantwortlichkeiten.

4. Einrichtung des Prozesses

Der Prozessaufbau ist ein praktischer Schritt, der die in der Entwurfs-, Umfang- und Planungsphase skizzierten Anforderungen zum Leben erweckt. Ganz gleich, ob Sie ein manuelles Tool wie Excel oder ein spezielles Tool verwenden Software zur Cashflow-Prognose Diese Lösung wurde entwickelt, um die manuellen Teile des Prozesses zu automatisieren. Die drei unten beschriebenen Schritte müssen behandelt werden.

Schritt 1: Werkzeugkonfiguration

Konfigurieren Sie das gewählte Tool so, dass es die erforderliche Berichtsstruktur widerspiegelt und den richtigen Masterdateidaten (Namen der Geschäftsbereiche usw.) zugeordnet wird.

Schritt 2: Zuordnen zu Datenquellen

Die Zuordnung zu anderen Datenquellen wie ERP-Systemen ist ein wichtiger Automatisierungsschritt, der in Betracht gezogen werden muss, der jedoch häufig erst nach Einrichtung des Basisberichtsprozesses erfolgt.

Schritt 3: Testen

In der Testphase wird sichergestellt, dass die implementierten Strukturen die erforderlichen Berichtsausgaben liefern und dass die Datenschnittstellen ordnungsgemäß funktionieren.

5. Kommunikation und Einführung

Während des gesamten Projekts ist eine klare Kommunikation mit allen Beteiligten erforderlich. Kommunikation ist jedoch besonders wichtig in und um die Zeit, zu der der Prozess bereit ist, in der gesamten Organisation eingeführt zu werden.

Dies ist ein Faktor, der manchmal übersehen wird, aber eine klare und konsistente Kommunikation mit den Interessenträgern, insbesondere mit den Personen, die Prognoseinformationen beisteuern, ist ein entscheidender Erfolgsfaktor sowohl bei der ersten Einführung als auch bei der laufenden Durchführung des Prognoseprozesses.

Während der Einführung des Projekts müssen alle Beteiligten geschult werden. Dies erfolgt in der Regel in Form von Webinaren, die durch Schulungsunterlagen unterstützt werden. Im Mittelpunkt des kontinuierlichen Dialogs und der Kommunikation stehen Feedback, Geschäftsanalysen und die kontinuierliche Verbesserung der Prognosequalität.