Para un equipo de tesorería o finanzas de la oficina central, establecer un nuevo proceso de previsión de flujo de caja o actualizar un proceso existente puede aportar muchos beneficios. La capacidad de pronosticar con precisión la posición de caja futura de una empresa reduce el riesgo de futuros problemas de liquidez y minimiza el coste de oportunidad de mantener el efectivo no invertido. Además, tener un acceso rápido a datos de flujo de caja confiables permite al equipo de tesorería y finanzas contribuir de manera constante a las decisiones estratégicas que se toman dentro de su organización.

Sin embargo, diseñar e implementar cualquier nuevo proceso de presentación de informes en una organización grande puede ser un desafío. Especialmente si la preparación adecuada no se realiza con antelación. Tratar con varias personas en varios lugares utilizando varios sistemas puede parecer una tarea abrumadora, pero adoptar un enfoque estructurado para el diseño y la implementación de un nuevo proceso, así como gestionar cuidadosamente la comunicación con todas las partes interesadas, permitirá un despliegue fluido y un funcionamiento continuo.

CashAnalytics ha creado una guía detallada para ayudar a las personas que desean configurar un previsión de efectivo proceso en su empresa. Esta guía sigue una serie de etapas sencillas y refleja la exitosa hoja de ruta que utilizamos con nuestros propios clientes. Esta hoja de ruta abarca cinco áreas clave:

1. Establecer objetivos empresariales
2. Diseño de un modelo de previsión
3. Alcance y planificación
4. Configuración del proceso
5. Comunicación e implementación

1. Establecimiento de objetivos empresariales

Los objetivos empresariales son la razón por la que se está implementando el nuevo proceso de previsión de efectivo. La previsión de tesorería respalda una serie de actividades empresariales de alto valor, y la justificación empresarial para poner en marcha un proceso puede tener varias dimensiones.

Las principales actividades respaldadas por la previsión de tesorería suelen incluir:

Gestión del capital circulante: Garantizar que las necesidades de efectivo y capital circulante a corto plazo de la empresa se planifiquen y aprovisionen adecuadamente.

‍Reducción de deudas e intereses: Obtener la visibilidad de las previsiones necesaria para utilizar el exceso de efectivo con confianza y seguridad a fin de reducir los niveles de deuda y los costos de los intereses.

‍Visibilidad del pacto y la fecha clave: Ser capaz de proyectar con precisión los niveles de efectivo esperados en las fechas clave de presentación de informes, entendiendo así el impacto en los niveles del pacto.

‍Gestión del riesgo de liquidez: Es posible que la previsión de efectivo no provoque una acción directa, pero, en muchos casos, se utiliza simplemente como una señal de alerta temprana de problemas futuros.

2. Diseño de un modelo de previsión

El diseño del modelo de pronóstico en sí mismo es una tarea crítica. En un nivel básico, el modelo de previsión describe el nivel de detalle de los informes requerido y el horizonte temporal de la previsión.

A menudo, el nivel de detalle de los informes de una previsión de tesorería refleja el nivel de detalle de los paquetes de informes de gestión. Esto, como mínimo, es un punto de partida útil.

Siempre es una buena idea empezar primero con el modelo más simple. Uno que proporcione el nivel básico de información requerida. Luego, esto se puede escalar a un modelo más detallado o complejo con el tiempo.

3. Alcance y planificación

Una vez que se han establecido los objetivos comerciales y se ha diseñado el modelo de previsión, el siguiente paso es definir el alcance del proyecto y establecer un plan.

Este proceso de planificación no será muy diferente a la planificación de cualquier otro proyecto, pero sigue siendo una consideración importante. Un documento de planificación debe identificar:

• Plazos requeridos y otros eventos que pueden afectar la entrega del proyecto (por ejemplo, el cierre de fin de año)
• Las partes interesadas clave y su disponibilidad.
• Otros sistemas y fuentes de datos dependientes.
• Establecer el equipo del proyecto y asignar responsabilidades.

4. Configuración del proceso

La configuración del proceso es un paso práctico que da vida a los requisitos descritos en las etapas de diseño, alcance y planificación. Ya sea que utilice una herramienta manual como Excel o una herramienta dedicada software de previsión de flujo de caja solución diseñada para automatizar las partes manuales del proceso, deberán cubrirse los tres pasos que se describen a continuación.

Paso 1: Configuración de la herramienta

Configure la herramienta elegida para que refleje la estructura de informes requerida y se asigne a los datos correctos del archivo maestro (nombres de unidades de negocio, etc.)

Paso 2: Asignar fuentes de datos

La asignación a otras fuentes de datos, como los sistemas ERP, es un paso clave de automatización que debe tenerse en cuenta, pero a menudo se deja para después de que se haya establecido el proceso de generación de informes base.

Paso 3: Probar

La fase de prueba garantiza que las estructuras implementadas produzcan la salida de informes requerida y que las interfaces de datos funcionen correctamente.

5. Comunicación e implementación

Se requerirá una comunicación clara con todas las partes interesadas durante todo el proyecto. Sin embargo, la comunicación es particularmente importante en el momento en que el proceso esté listo para extenderse a toda la organización.

Es un factor que a veces se pasa por alto, pero una comunicación clara y coherente con las partes interesadas, en particular con las personas que aportan información sobre las previsiones, es un factor clave de éxito tanto en la implementación inicial como en el funcionamiento continuo del proceso de previsión.

Durante la parte de implementación del proyecto, será necesario brindar capacitación a todos los involucrados. Por lo general, esto toma la forma de seminarios web respaldados por documentación de capacitación. De forma continua, el diálogo y la comunicación se centrarán en la retroalimentación, el análisis empresarial y la mejora continua de la calidad de las previsiones.